ミーティング、ミーティング、ミーティング

会議の成果を上げるための5つの方法

職場での不満の上位に「会議の時間」を挙げる人が後を絶ちません。なぜ会議はそんなにつらいものなのでしょうか?一番の理由は、「会議をしなくても、同じかそれ以上の結果が得られることが多い」ということです。

ミーティングには基本的に2つのタイプがあります。

1.後で使うかもしれない情報を共有するためのミーティング

2.個人では出せない成果を出すためのミーティング

会議を効果的に行うためには、目的、範囲、アプローチについて出席者全員が合意する必要があります。会議が失敗する主な理由は、情報の欠如、コンセンサスの欠如、コミットメントの欠如である。

シンプルで体系的な計画を立てることで、会議の成果を向上させることができます。次の会議運営の5つのステップは、会議の憂鬱さを取り除きます。これらのステップは、期待される成果を生み出すのに役立つだけでなく、出席者の時間と貢献能力を尊重します。

1. 会議の範囲の設定

会議のテーマを設定し、それに同意する。明確なテーマを設定することで、グループ内でどの懸念事項が範囲内にあるのか合意することができ、会議が軌道に乗っているのか、それとも焦点がずれているのかを察知することができます。

参加者が範囲外の懸念を提起した場合、あなたは彼らが言っていることは貴重だが、範囲には関係ないと認めることができます。これらの懸念事項を記録し、適切な時期に再検討することを約束すれば、グループ内で議論する必要性がなくなり、関連するトピックに集中することができます。

2. 取り組むべき懸念事項の特定

ミーティングで取り組むべき懸念事項を分けて明確にする。取り組むべき懸念事項を理解し、その理由を 懸念これは、解決のために必要な情報、コンセンサス、またはコミットメントを決定するのに役立ちます。

人は、懸念事項を大雑把に表現したり、具体的でピンポイントな表現ではなくラベルを使ったりすることがあります。モラルの問題」や「コミュニケーションの難しさ」など、具体的で明確な懸念事項に分解することで、解決の糸口が見えてきます。

3. 取り組むべき懸念事項の優先順位付け

各懸念事項について、現時点までの実際の影響に関する情報を共有する。その懸念が解決されない場合に予想される影響と、解決までの期限を説明します。何もしないでいることの代償が、他に取り組むべき問題に比べて大きいことを認識していれば、人々はより積極的に参加するでしょう。

人々が偏見や根拠のない結論、感情などを利用して優先順位を決めている場合は、その情報を検証してください。なぜそう思うのか」「その情報のソースは何か」「どんな証拠があるのか」などの質問をすることで、思い込みを明らかにすることができます。

4. アプローチの計画

各懸念事項の解決を妨げている情報、コンセンサス、コミットメントのギャップを解消するために、会議でどのような質問にどのような順番で答える必要があるのかを合意する。会議の範囲と同様に、アプローチについて合意を得ることは、会議がギャップを解消するための軌道に乗っているか、それとも焦点が定まっていないかをチームが評価するのに役立ちます。

問題の原因、意思決定のための最良の代替案、リスクに対処するための行動などについて、人々が結論を急ぐ場合は、駐車場で彼らの考えを捕らえ、合意したアプローチを見直します。チームが答えなければならないすべての質問と、それらに答える順序がなぜ重要なのかを思い出させてください。

5. 誰が会議に参加すべきかの検討

合意された質問に対する回答を提供するために誰が出席する必要があるのか、また、提供された回答を評価するために誰が出席する必要があるのかを決定する。懸念事項を解決するために必要な知識とコミットメントを持つ人のみを招待することで、会議を効率化し、追加の会議の必要性を最小限に抑えることができます。

招待された人が出席できない場合や、招待されていない人が出席したい場合は、解決すべき情報、コンセンサス、コミットメントのギャップを確認し、なぜ招待されたのかを考えます。招待された人たちは、実際に共有する必要のある専門的な内容や知識を持っているか、承認やコミットメントのために参加する必要があるからだと説明します。

システマティックなアプローチで成果を上げる

職場で改善したいことを尋ねると、多くの人が「会議」と答えます。会議は貴重な時間と資源を消費し、多くの場合、成果を上げることができません。しかし、上記のような体系的なアプローチをとることで、会議参加者が目的、範囲、アプローチを理解することができ、会議の成果を高めることができます。

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