Everyday KT: 次のミーティングを実行する前に取るべき3つのアクション

議論や決定がなされたにもかかわらず、実際には何の成果も得られなかったという会議がどれほどあったでしょうか。さらに不便さやストレスを感じるのは、グローバル経済の影響で会議が時差を超えて行われたり、マトリクス型の組織では部門を超えた多様な参加が求められたりするからです。

対面であれ、電話であれ、オンラインであれ、すべての会議は他の仕事から時間を奪うことになるため、費やした時間を最大限に活用することが重要です。

多くの組織では、会議の意義を高めるために、ケプナー・トリゴー状況評価(SA)の概念を整理ツールとして使用しています。この古典的なKTプロセスは、状況を行動可能で優先順位のある構成要素に分解するために使用される。 SAを会議の計画に適用すると、情報を共有したり、行動を起こしたり、割り当てたりするための活動に集中することができる。

お客様はSAを使って会議を計画し、時間を短縮しながら会議の効果を飛躍的に高めています。

次のミーティングを予約する前に、これらのシンプルで試行錯誤されたSAプロセスのステップを使用してください。

1. 懸念事項の確認

この活動では、議題の肉付けを行い、わざわざ集まる理由を考えます。 懸念事項を明らかにし、議題を形成するために、次のような質問をします。

  • どのような意思決定が必要なのか?
  • どのような計画を実行すべきか?
  • どのような変化が予想されますか?
  • どんなチャンスがあるのか?
  • どのような乖離が生じているのか?
  • 気になる点は...?

2.懸念事項の分離・明確化

それぞれの問題を全員が理解できるように、アジェンダを具体的に絞り込んでいきましょう。あなたが挙げた懸念事項を見て、尋ねてみてください。

  • どういうことかというと......。
  • 一体何が...?
  • 他に気になることは...?
  • どんな証拠があるんだ?

これらの質問は、懸念事項が理解され、行動に移せるように焦点を当てます。この時点で、懸念事項が意思決定、問題解決、リスクの検討などを必要としているかどうかがわかります。分離して明確にすることで、会議の活動や今後の作業に焦点が当てられます。

懸念事項を特定、分離、明確化したら、会議の必要性と誰が会議に参加するかを再考します。 別の方法で問題を解決できないか?誰が出席する必要があり、誰が出席する必要がないのか?

3.優先順位の設定

懸念事項を特定して明確にしたら、次はそれに優先順位をつけましょう。誰もが限界に達し、一度に多くのことをこなしている中で、何が最も重要な議題なのかを明確にすることが重要です。これは、絶対に外せない重要なことです。このような質問を参考にして、優先順位を決めてください。

  • 未解決のままだと、いつ、どのようにして深刻さが変わるのか。
  • どんな証拠があるの?
  • どちらの懸念が早く悪化しているか?
  • 締め切りは...いつから始めるの?
  • 解決が困難になったり、高価になったり、不可能になったり、単に意味がなくなったりするのはいつですか?
  • 後になって、どの悩みを解決するのが一番難しいか。

会議を効率的に進めるためには、優先順位の高い問題に集中することです。 優先度の低いものは、会議以外の場で処理できるかどうかを検討します。 優先度の低いものの中には、今すぐに対処する必要のないものもあるでしょう。 重要な問題だけに集中することで、チームが軌道に乗り、気が散って時間を無駄にすることを避けることができます。

このように懸念事項を明確にし、優先順位をつけておけば、重要な問題に焦点を当てたアジェンダを作成することができ、会議に参加すべき人をより明確にすることができます。最優先事項は、ミーティングの主な目的となります。各項目に費やす必要のある時間を見積もってアジェンダを精緻化し、優先順位の低い項目から順に進める理由がないか検討します。 また、この時点で、事前の作業や資料、会議前の指示を求めるべきかどうかを判断します。

この3つのSituation Appraisalのステップを踏むことで懸念事項の特定、懸念事項の分離と明確化、優先順位の設定-は、小さな時間と考察の先行投資で、大きな成果を得ることができるのです。 お客様からは、会議での成果が上がるだけでなく、目的を持って計画された会議には人々が積極的に参加し、懸念事項の解決に責任を持ってくれるようになったとの報告を受けています。

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