プロジェクトミーティング。時間を無駄にしないために

何年も前から、人々は職場での不満のトップに「会議に費やす時間」を挙げています。会議には明確な目的がなく、不適切な人が参加し、会議をしなくても同じ結果が得られたということがよくあります。あなたは今までに何度、会議に出席したことがありますか?問題が飛び交い、永遠に続くかのようで、次のステップが不明瞭なまま、終わるどころか解散してしまうような会議に。

優れたプロジェクトミーティングは、対面であれ、電話であれ、オンラインであれ、参加者の時間を尊重し、適切で、よく計画され、慎重に実行される必要があります。会議のコストは、対面であれバーチャルであれ、参加のために失われた時間や機会の価値よりも大きいかもしれません。計画、実施、フォローアップに費やされる時間を考慮してもいません。

プロジェクトミーティングを開催する前に、以下の4つの質問をしてみてください。

1.ミーティングを行う上で、どのような懸念がありますか? その答えは、アジェンダを作成し、誰が会議に出席して運営すべきかを特定するのに役立ちます。懸念事項を前もって確認することで、会議の成功を脅かす問題を解決することができます。

2.ミーティングではどのような懸念事項を解決する必要がありますか? 回答は、会議で解決または評価すべき問題を明らかにします。解決策を追跡するために懸念事項を記録する。例えば、会議は特定のワークパッケージについて開催したり、プロジェクト全体を脅かす懸念事項を取り上げたりする。

3.あなたの懸念を踏まえた上で、このミーティングで何を達成したいと思いますか? 回答は、会議の主な目的である 特定会議で達成したい主な目標と副次的な目標を設定します。これにより、会議の焦点が絞られ、どのように実施するのがベストかが決まります。

4.あなたが達成したいことを考えると、誰が参加すべきでしょうか? 参加者のプロジェクトへのコミットメントを得るためには、参加が不可欠ですが、プロジェクト参加者の中には、参加しなくても参加させる方法があります。会議の議事録に参加者の名前を記載する、会議の一部に参加してもらう、会議終了後に個人的に報告してもらう、などです。

これらの質問に答えることで、参加者が事前に準備をし、会議中に軌道修正できるような会議のアジェンダを作成することができます。私たちのお客様は、プロジェクトの仕事が改善されたのは、プロジェクトミーティングが改善されたからだとおっしゃいます。参加者は、会議が生産的で適切なものになり、延々と続くことはないと理解すると、会議に参加することを楽しみにし、参加することで利益を得ることができます。

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