プロジェクト・スポンサーシップ、忘れられたスキル

プロジェクトは、日々の業務よりもやや複雑な「もの」を成し遂げるための重要な手段の一つであることは誰もが知っています。プレゼンテーションを行うような小さなプロジェクトから、新しいソフトウェアの導入やビジネスプロセスの再設計などの複雑なプロジェクトまで様々です。後者のプロジェクトは、より戦略的な性質のものが多く、ビジネススポンサーやプロジェクトスポンサーが付いていることが多いです。もしそうでなければ、これらのプロジェクトはどこから来て、誰が許可したのかを自問してみてはいかがでしょうか。

プロジェクト・スポンサーシップは、多くの場合、エグゼクティブ・レベルの誰かが「想定」している役割ですが、多くの組織では十分に理解されておらず、形式化もされていません。プロジェクト・スポンサーは、プロジェクト・マネージャーが単独では達成できない重要な仕事を担っている。基本的にスポンサーは、ビジネス戦略とプロジェクト・スコープの間のリンクを提供しなければならない。 彼らは、プロジェクトが期待されるビジネス価値を提供するように設計され、定義された目標を達成するためのリソースを持っていることに責任を負うべきである。

その他の責任としては、事業の応援団長となり、戦略的イニシアティブがエグゼクティブレベルで必要な可視性を持ち、ビジネスから必要なサポートを得られるようにすることが挙げられます。そのためには、優れたコミュニケーション能力と政治的スキルが必要です。これらのスキルは、全体的なプロジェクトマネジメント開発プログラムの一環として開発することができ、またそうすべきである。

グローバルマーケティング・製品グループの責任者である私は、さまざまなイニシアチブを開始したり、スポンサーになったりする機会があります(注:開始することとスポンサーになることは必ずしも同じではありません)。グローバルに展開する「マトリックス型」ビジネスでは、戦略とオペレーション、グローバルとリージョナルなど、さまざまなビジネス目標が競合する傾向があります。

最近の例では、もともと今年のロードマップにあった製品のアップグレードが挙げられます。この製品にはビジネスケースがあり、社内には強力な支持者がいました。ハイレベルな計画を立て、プロジェクトマネージャーを指名しました。しかし、アップグレードされた製品を採用して市場に投入するための自社のコンサルタントの利用可能性など、業務上のビジネス目標と制約条件を検討した結果、今年はこのプロジェクトに時間と資金を使うのは得策ではないと判断しました。業務上の目標が戦略上の目標を上回ったため、Kepner-Tregoe法を用いて 意思決定プロセス の方が比重が高かったのです。私たちはこのプロジェクトを "パーク "し、代わりにサービスをさらにモジュール化した別のプロジェクトを進めることにしました。そうすれば、お客様の選択肢が増えるだけでなく、社内での開発も少なくて済みます。

ビジネス・スポンサーの重要な仕事は、「すべて」の目標を調整し、関連するプロジェクトを整合させること、あるいは必要に応じて特定のイニシアチブを中止または一時停止することです。プロジェクトの中止や一時停止は、意思決定者にとって最も困難な仕事の一つでしょう。なぜなら、それは自分や誰かが素晴らしいアイデアだと信じているものにノーと言うことだからです。

しかし、一日の終わりには、誰もが限られたリソースを持っています。プロジェクト・スポンサーの重要な仕事の一つは、そのリソースを守り、ビジネスや顧客に最大の価値をもたらすように活用することです。

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