nld

Project Sponsoring, De Vergeten Vaardigheid

We weten allemaal dat projecten een van de belangrijkste middelen zijn om "dingen" gedaan te krijgen - dingen die iets complexer zijn dan onze dagelijkse operationele taken, variërend van kleine projecten zoals het geven van een presentatie, tot complexe projecten zoals de invoering van een nieuw stuk software of het herontwerpen van een bedrijfsproces. Deze laatste categorie projecten is meer strategisch van aard en vaak is er een bedrijfs- of projectsponsor aan verbonden. Als dat niet het geval is, kunt u zich afvragen waar deze projecten vandaan komen en wie ze heeft goedgekeurd.

Project sponsoring is vaak een "veronderstelde" rol door iemand op uitvoerend niveau, maar in veel organisaties wordt het niet volledig begrepen of geformaliseerd. De projectsponsor heeft een cruciale taak te vervullen die projectmanagers meestal niet alleen kunnen vervullen. In essentie moet een sponsor de link leggen tussen de bedrijfsstrategie en het projectbereik. Hij moet er verantwoordelijk voor zijn dat het project is ontworpen om de verwachte bedrijfswaarde te leveren en over de middelen beschikt om de gedefinieerde doelstellingen te bereiken.

Andere verantwoordelijkheden zijn onder meer de rol van "corporate cheer leader" voor de onderneming, ervoor zorgen dat het strategisch initiatief de nodige zichtbaarheid krijgt op directieniveau en de nodige steun krijgt van de business. Dit vereist goede communicatieve en politieke vaardigheden. Deze vaardigheden kunnen en moeten worden ontwikkeld als onderdeel van een holistisch Project Management ontwikkelingsprogramma.

In mijn rol als hoofd van onze wereldwijde marketing- en productgroep heb ik de mogelijkheid om veel verschillende initiatieven te initiëren en te sponsoren (let op: initiëren en sponsoren zijn niet noodzakelijkerwijs hetzelfde). In een wereldwijd, "matrixed" bedrijf hebben we natuurlijk de neiging om verschillende sets van concurrerende zakelijke doelstellingen te hebben - strategisch versus operationeel, wereldwijd versus regionaal, enz.

Een voorbeeld dat me te binnen schiet is een recente productupgrade die oorspronkelijk op onze product roadmap stond voor dit jaar. Er was een business case voor en een aantal sterke interne voorstanders. We hadden een plan op hoog niveau en een projectmanager aangesteld. Toen ik echter de operationele bedrijfsdoelstellingen en beperkingen bekeek, waaronder de beschikbaarheid van onze eigen consultants om een geüpgraded product aan te nemen en op de markt te brengen, besloot ik dat dit project voor dit jaar niet de beste besteding van onze tijd en geld was. De operationele doelstellingen overtroffen de strategische, wat betekent dat, met gebruikmaking van de Kepner-Tregoe proces van besluitvorming werden ze zwaarder gewogen. We hebben het project "geparkeerd" en zijn in plaats daarvan verder gegaan met een ander project dat onze diensten verder heeft gemodulariseerd. Dit zou onze klanten meer opties geven, maar zou minder interne ontwikkeling vereisen.

Een belangrijke taak van een business sponsor is om "alle" doelstellingen met elkaar in overeenstemming te brengen en de bijbehorende projecten op elkaar af te stemmen of, indien nodig, bepaalde initiatieven te stoppen of te pauzeren. Het afbreken of onderbreken van een project is waarschijnlijk een van de moeilijkste taken voor een beslissingsnemer, omdat het betekent dat u nee moet zeggen tegen iets waarvan u of iemand anders denkt dat het een geweldig idee is.

Maar uiteindelijk hebben we allemaal beperkte middelen. Een van de belangrijkste taken van de projectsponsor is deze middelen te beschermen en ervoor te zorgen dat ze worden ingezet voor de grootste potentiële bedrijfs- en klantenwaarde.

Gerelateerd

Blog afbeelding 1
Project vergaderingen: Goed besteedde tijd?
Blog afbeelding 1
Het kiezen van een Project Manager
Blog afbeelding 1
Een project crashen zonder schade
Blog afbeelding 1
Voor organisatorische projecten, is een goed idee hebben niet genoeg

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!