貴重な時間を無駄にしないために、意思決定会議を効率化する

人は、業務上と戦略上の両方の目標を推進するために、変化が必要なときに決断を下します。マイケル・マンキンズの記事で 貴重な時間を無駄にしないために2004年にHBRに掲載されたHBR LinkedInのディスカッション「Most executive teams are terrible at managing their time」の一部として発表された「Most executive teams are terrible at managing their time」では、上級管理職の意思決定会議を改善するための7つのガイドラインを提案している。重要事項ではなく価値の低い事項に費やされる会議、意思決定ではなく迂回した議論に専念する会議、限られた情報と十分ではない代替案に基づく意思決定など。あなたが上級管理職であろうとなかろうと、同じガイドラインはあなたとあなたのチームをより効果的にするために役立ちます。

1. 共通の意思決定プロセスや基準を採用する。

Mankins氏: 「...優れた意思決定能力を持つ企業は、意思決定のための共通の言語、方法論、一連の基準を使用しています。これによって、多くの問題を一度に、しかも多くの場合、チームミーティングの外で解決することができるのです。この方法では、個々の意思決定のスピードは上がらないかもしれないが、チームは毎年、より多くの意思決定に到達することができる。"

2. オペレーションを戦略から切り離して考える。
効果的な会議は、目的とスコープを合意することから始まります。必要なのは テーマを特定する を作成し、議論の境界を設定します。これにより、会議の主催者は、誰を招待するか、どれだけの時間を割り当てるか、問題解決を進めるための最善の方法を選択することができます。明確なテーマを設定せずに会議を開くと、気が散ってスコープクリープを招くことになる。

3.アジェンダのすべての項目の真価を測る。
会議の議題には、効果的に対処できるよりも多くの項目があることがあまりに多いのです。私たちは、エビデンスとロジックを用いて、以下のことを行う必要があります。 設定優先度 を作成し、解決のための順序を確立します。優先順位を設定する際に考慮すべき要素は3つあります。 カレントインパクト (今日の問題はどの程度の大きさなのか)。 将来影響 (このままでは問題がどれだけ大きくなるのか)、そして タイムフレーム (解決が困難、高価、不可能、無意味になるのはいつなのか)。これらの要素をバランスよく考慮することで、価値の低い問題に費やす時間を制限し、別の機会に対処するか、委譲することができます。

4.項目をできるだけ早く議題から外す。
特に必要な情報がない場合、一度の話し合いですべての問題が効果的に解決されるとは限りません。情報がない状態での審議が効果的であることはほとんどない。結論を出すのに十分な情報がないときは 次の手を打つ-解決策を進めるために必要な作業と プランインボルブメント-責任の分担と仕事のスケジュールを決める追加情報の必要性を認識することで、会議の時間を有効に使い、より効果的に問題を解決することができます。

5.議論ではなく、意思決定に重点を置く。
焦点化された議論は効果的な意思決定をサポートします。共通の言語とアプローチを使用することで、議論を焦点化することができます。必要な情報が議論の焦点となるように、効果的な意思決定者は以下のことを行います。 目的を明確にする-基準について同意する。 選択肢を検討する-基準に対する代替品の性能を比較する。 リスクを評価する-最良の選択肢の潜在的なリスクを検討する。上述したように、知らないことを議論する時間を制限し、会議の間に知識のギャップを埋める。

6.本当の選択肢をテーブルに並べる。
マンキンズは、「経営者は、現実の選択肢がなければ選択することができない。比較する前に せんたくし なくてはならない 選択肢を生み出す-可能な選択肢を特定する、または作成する。なぜなら、これは創造的なエクササイズになり得るからです。 選択肢を生み出す の分析的な運動とは切り離す必要があります。 比較検討新しいアイデアを自由に取り入れられるようにするためです。

7.意思決定を定着させる。
私たちの意思決定が戦略目標や事業目標の推進に効果的であるためには、組織文化が効果的な意思決定をサポートする必要があります。人々は、意思決定とその実行のために十分な時間と資源を必要とします。組織は、意思決定の有効性を監視し、その意思決定が業務目標や戦略目標を確実に前進させるものであれば、それに報いる必要があります。

効果的な意思決定を支援するために、共通の言語とプロセスを使用することは、新しいアイデアではありません。しかし、人々が複雑な問題に直面したとき、どのように始めるかを決定するのはしばしば困難なことです。幸いなことに、KT Clear Thinking のプロセスを熟知している人は、カードに答えが書いてあり、効率的な会議と優れた意思決定をサポートする、試行錯誤を経た体系的なプロセスに従うことができるのです。

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