Rationalisieren Sie Ihre Entscheidungsfindungssitzungen, um keine wertvolle Zeit mehr zu verschwenden

Menschen treffen Entscheidungen, wenn sie eine Veränderung brauchen, um ihre operativen und strategischen Ziele zu erreichen. Michael Mankins in seinem Artikel, Vergeuden Sie keine wertvolle Zeit mehrveröffentlicht im HBR im Jahr 2004Das Buch "Most executive teams are terrible at managing their time", das im Rahmen der HBR-Linux-Diskussion neu aufgelegt wurde, schlägt sieben Leitlinien zur Verbesserung von Meetings zur Entscheidungsfindung im oberen Management vor: Meetings, die sich eher mit geringwertigen als mit kritischen Themen befassen; Meetings, die sich eher mit zirkulären Diskussionen als mit Entscheidungsfindung befassen; Entscheidungen, die auf begrenzten Informationen und nicht genügend Alternativen basieren. Unabhängig davon, ob Sie ein leitender Angestellter sind oder nicht, können dieselben Leitlinien Ihnen und Ihren Teams helfen, effektiver zu arbeiten.

1. Annahme gemeinsamer Entscheidungsprozesse und Standards.

Per Mankins: "...Unternehmen mit überlegenen Entscheidungsfähigkeiten verwenden eine gemeinsame Sprache, Methodik und eine Reihe von Standards für die Entscheidungsfindung. Auf diese Weise können sie viele Probleme auf einmal angehen - oft außerhalb der Teamsitzungen. Einzelne Entscheidungen werden auf diese Weise vielleicht nicht schneller getroffen, aber das Team wird in der Lage sein, jedes Jahr viel mehr Entscheidungen zu treffen."

2. Behandeln Sie das operative Geschäft getrennt von der Strategie.
Wirksame Sitzungen beginnen mit einem vereinbarten Zweck und einem Umfang. Wir müssen das Thema identifizieren des Treffens, um die Grenzen für die Diskussion festzulegen. So kann der Sponsor der Besprechung entscheiden, wen er einlädt, wie viel Zeit er sich nimmt und wie er am besten vorgeht, um die Problemlösung voranzutreiben. Eine Besprechung ohne ein klares Thema ist eine Einladung zu Ablenkungen und schleichender Ausweitung.

3. Messen Sie den tatsächlichen Wert eines jeden Tagesordnungspunktes.
Zu oft stehen mehr Punkte auf der Tagesordnung einer Sitzung, als effektiv behandelt werden können. Wir müssen Beweise und Logik nutzen, um Priorität setzen und legen die Reihenfolge für die Lösung fest. Bei der Festlegung der Prioritäten sind drei Elemente zu berücksichtigen: aktuelle Auswirkung (wie groß ist das Problem heute?); zukünftige Auswirkungen (wie groß wird das Problem sein, wenn es nicht angegangen wird?); und Zeitrahmen (wann wird eine Lösung zu schwierig, teuer, unmöglich oder sinnlos?). Durch eine ausgewogene Berücksichtigung dieser Elemente wird der Zeitaufwand für Fragen von geringem Wert begrenzt, die entweder zu einem anderen Zeitpunkt behandelt oder delegiert werden können.

4. Punkte so schnell wie möglich von der Tagesordnung absetzen.
Nicht alle Fragen können in einer einzigen Diskussion effektiv gelöst werden, insbesondere wenn die benötigten Informationen nicht vorhanden sind. Beratungen in Ermangelung von Informationen sind selten effektiv. Wenn wir nicht genügend Informationen haben, um Schlussfolgerungen zu ziehen, müssen wir nächste Schritte planen-die Arbeit, die erforderlich ist, um die Lösung voranzutreiben und um Planbeteiligung-Verantwortung zuweisen und die Arbeit planen. Wenn Sie erkennen, wann zusätzliche Informationen benötigt werden, können Sie die Besprechungszeit besser nutzen und Probleme effektiver lösen.

5. Konzentrieren Sie sich auf Entscheidungen, nicht auf Diskussionen.
Fokussierte Diskussionen unterstützen effektive Entscheidungen; die Verwendung einer gemeinsamen Sprache und eines gemeinsamen Ansatzes ermöglicht es uns, Diskussionen zu fokussieren. Um sicherzustellen, dass die notwendigen Informationen im Mittelpunkt der Diskussion stehen, sollten die Entscheidungsträger Zweck klären-Kriterien zu vereinbaren; Alternativen abwägen-Vergleich der Leistung von Alternativen anhand der Kriterien; und das Risiko bewerten-Abwägung der potenziellen Risiken der besten Alternative. Wie bereits erwähnt, sollten Sie die Zeit, die Sie mit der Diskussion von Unbekanntem verbringen, begrenzen und Wissenslücken zwischen den Sitzungen schließen.

6. Legen Sie echte Wahlmöglichkeiten auf den Tisch.
Laut Mankins kann das Management keine Entscheidungen treffen, wenn es keine echten Alternativen hat"; er empfiehlt, mindestens drei zu haben. Bevor wir vergleichen können Alternativen müssen wir Alternativen entwickeln-Entdecken oder kreieren Sie mögliche Optionen. Denn dies kann eine kreative Übung sein, Erzeugungsalternativen sollte von der analytischen Ausübung der Alternativen vergleichen, um den freien Fluss neuer Ideen zu ermöglichen.

7. Entscheidungen durchsetzen.
Damit unsere Entscheidungen wirksam zur Erreichung strategischer und operativer Ziele beitragen können, muss die Organisationskultur eine effektive Entscheidungsfindung unterstützen. Die Mitarbeiter brauchen ausreichend Zeit und Ressourcen, um Entscheidungen zu treffen und umzusetzen. Organisationen müssen die Wirksamkeit von Entscheidungen überwachen und diejenigen belohnen, deren Entscheidungen die operativen und strategischen Ziele messbar voranbringen.

Die Idee, eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verfahren zur Unterstützung einer effektiven Entscheidungsfindung zu verwenden, ist nicht neu. Aber wenn Menschen mit komplexen Fragen konfrontiert werden, ist es oft eine Herausforderung, herauszufinden, wie man anfangen soll. Glücklicherweise haben diejenigen, die mit den KT Clear Thinking-Prozessen vertraut sind, die Antworten auf ihren Karten und können einem bewährten, strukturierten Prozess folgen, der effiziente Meetings und bessere Entscheidungen unterstützt.

Ähnliche Artikel

Blog Bild 1
"Jeder hat einen Plan: bis er ins Gesicht geschlagen wird" - Mike Tyson
Blog Bild 1
10 alltägliche Anwendungen für Problemlösungsfähigkeiten
Blog Bild 1
3 Problemlösungsstrategien für den Betrieb
Blog Bild 1
5 häufige Missverständnisse über die Ursachenanalyse

Wir sind Experten in:

Kontaktieren Sie uns

für Anfragen, Details oder ein Angebot!