「誰もが計画を持っている:顔を殴られるまでは」-マイク・タイソン

史上最高のボクサーの一人であるマイク・タイソンは、多くのことで知られていますが、素晴らしい名言はその一つではありませんでした。この場合、彼の言葉は的を射ており、率直に言って、余暇にプロジェクトマネジメントを勉強していたのかもしれません。(よし、ありえないな)

そんな時、プロジェクトマネージャーはどうすればいいのでしょうか?

ここでは、それを説明するためのストーリーをご紹介します。

私がKTで管理した最近の製品開発プロジェクトでは、優れたプロジェクトマネージャーがするようなことから始めました。プロジェクト・ステートメントを作成し、目的を定め、作業分解構造を作成し、リソースを割り当て、スケジュールを設定しました。このプロジェクトは、私が管理していた多くのプロジェクトのひとつであり、3ヶ月の間に適度な時間を必要としただけで、高度なものではありませんでした。ここまでは良かったでしょう?

この時点では、誰もが「わかった」と頷き、実行に移すことができました。しかし、導入して間もない頃、私は状況があまり良くないと感じていました。チームメイトの何人かは、プロジェクトの目的に疑問を持ち、締め切りにストレスを感じ、いくつかの成果物が達成できるかどうか確信が持てないようでした。アイアン・マイクが言っていたように、ここに一つのパンチがあった。

私は何が起こっているのかを把握するために会議を招集した。最初の10分は混乱していました。たくさんの問題が提起され、3つか4つのトピックを行き来しながら、ちょっとした熱気に包まれていたのだ。ああ、そうか。

このような状況に対応するために、プロジェクトマネージャー用のツールが用意されています。Kepner-Tregoeでは、SA(Situation Appraisal)を使用しています。SAは、人が何に困っているのかを特定するためのツールで、特に人が表現するのが難しく、感情的になってしまっている場合に使用します。

私はまず、皆のペースを落とすために簡単な質問をし、皆が表明した懸念事項を1つずつ挙げていきました。そして、それぞれの懸念事項について話し合い、何が問題なのか、実際には1つの問題について話しているだけで、多くの問題について話しているわけではないということを、全員にはっきりと伝えました。信じられますか?プロジェクトが始まってわずか数日の間に、42個の懸念事項がリストアップされたのです。もし、私が適切な質問を始めていなかったら、どうなっていたでしょうか?

懸念事項が明確であることを確認した後、それらを一つずつ解決するためのプランを作成し、プロジェクトの目的を達成するために最も大きな影響を与えるものに基づいて、優先順位をつけました。懸念事項の中には、簡単に対応できるものもあり、誰が対応するかを決めるだけでした。また、より複雑な問題については、個人や小さなチームで対応することにしました。

驚くべきことに、わずか90分ほどで、チームは自分たちが置かれている状況について、より良い気分で歩き出すことができました。何が自分たちの行く手を阻んでいるのかを全員が把握し、コーナーに逃げ込むのではなく、カウンターパンチ(すみません、ボクシングに例えてみました)を繰り出す計画を立てたのです。

プロジェクトマネージャーは、多くの時間をかけてプロジェクトマネジメントの基本的なスキルを身につけていきますが、時にはそれ以上のことが必要になります。 アドバンストプロジェクトマネジメント 困難な状況を乗り越えるためのツールです。シチュエーション・アプレイザルがあってよかった。私は再び幸せなチームを手に入れ、プロジェクトは最終的に時間通りに完了しました。

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