Everyday KT: Drei Maßnahmen, die Sie vor Ihrer nächsten Sitzung ergreifen sollten

Wie oft haben Sie schon an einer Besprechung teilgenommen, bei der Diskussionen geführt und Entscheidungen erwogen wurden, aber nichts wirklich erreicht wurde? In unserer globalen Wirtschaft können sich Besprechungen über mehrere Zeitzonen erstrecken, und in Unternehmen mit einer Vielzahl von Funktionen ist eine vielfältige Beteiligung erforderlich.

Alle Besprechungen, ob persönlich, telefonisch oder online, rauben Zeit für andere Aufgaben, so dass es wichtig ist, die Zeit optimal zu nutzen.

Viele Organisationen nutzen die Konzepte der Kepner-Tregoe-Situationsbewertung (SA) als Organisationsinstrument, um Meetings zu optimieren. Dieses klassische KT-Verfahren wird verwendet, um Situationen in umsetzbare und nach Prioritäten geordnete Komponenten zu zerlegen. Bei der Anwendung auf Planungsbesprechungen konzentriert SA die Aktivitäten so, dass Informationen ausgetauscht und Maßnahmen ergriffen oder zugewiesen werden können.

Unsere Kunden nutzen SA zur Planung von Besprechungen, um die Effektivität von Besprechungen drastisch zu verbessern und gleichzeitig den Zeitaufwand zu verringern.

Nutzen Sie diese einfachen und bewährten Schritte des SA-Prozesses, bevor Sie Ihr nächstes Treffen planen.

1. Bedenken identifizieren

Diese Aktivität liefert den Stoff für Ihre Tagesordnung und die Gründe, warum Sie sich die Mühe machen, sich zu treffen. Um Anliegen zu ermitteln und Ihre Tagesordnung zu gestalten, stellen Sie Fragen wie:

  • Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
  • Welche Pläne sollten umgesetzt werden?
  • Welche Änderungen sind zu erwarten?
  • Welche Möglichkeiten gibt es?
  • Welche Abweichungen sind zu verzeichnen?
  • Was stört uns an...?

2. Bedenken abgrenzen und klären

Es ist an der Zeit, konkret zu werden und Ihre Agenda so zu fokussieren, dass jeder die einzelnen Punkte versteht. Schauen Sie sich die von Ihnen aufgelisteten Anliegen an und fragen Sie:

  • Was verstehen wir unter...?
  • Was genau ist...?
  • Was geht uns sonst noch an...?
  • Welche Beweise haben wir, dass...?

Diese Fragen konzentrieren sich auf das Anliegen, damit es verstanden wird und umgesetzt werden kann. An diesem Punkt können Sie erkennen, ob das Anliegen eine Entscheidung, die Lösung eines Problems, die Berücksichtigung eines Risikos usw. erfordert. Durch die Trennung und Klärung werden die Besprechungsaktivitäten und die weitere Arbeit fokussiert.

Sobald Sie Ihre Anliegen ermittelt, getrennt und geklärt haben, sollten Sie die Notwendigkeit eines Treffens und die Teilnehmer des Treffens überdenken. Können Sie Ihre Anliegen auf andere Weise ansprechen? Wer muss teilnehmen und wer muss nicht teilnehmen?

3. die Priorität festlegen

Sobald Sie Ihre Anliegen ermittelt und geklärt haben, ist es an der Zeit, Prioritäten zu setzen. Da alle bis an die Grenzen belastet sind und zu viel auf einmal jonglieren, ist es wichtig, zu ermitteln, was auf Ihrer Agenda am wichtigsten ist. Das sind die entscheidenden Dinge, die nicht vernachlässigt werden dürfen. Lassen Sie sich von Fragen wie diesen leiten, wenn Sie Prioritäten setzen:

  • Wie und wann wird sich der Schweregrad ändern, wenn keine Lösung gefunden wird?
  • Welche Beweise haben Sie?
  • Welche Sorge wird schneller schlimmer?
  • Wann ist die Frist... wann fangen wir an?
  • Wann würde eine Lösung schwierig, teuer, unmöglich oder einfach sinnlos werden?
  • Welches Problem wird später am schwierigsten zu lösen sein?

Um Besprechungen effizienter zu gestalten, sollten Sie sich auf die Anliegen konzentrieren, die höchste Priorität haben. Überlegen Sie, ob Anliegen mit geringerer Priorität nicht auch außerhalb der Sitzung behandelt werden können. Einige Anliegen können so geringfügig sein, dass sie nicht sofort oder überhaupt nicht behandelt werden müssen. Wenn Sie sich nur auf die kritischen Themen konzentrieren, bleibt das Team auf dem richtigen Weg und vermeidet Ablenkungen, die Zeit kosten.

Mit diesen geklärten und nach Prioritäten geordneten Anliegen haben Sie eine Tagesordnung, die sich auf wichtige Themen konzentriert, und Sie können besser bestimmen, wer an Ihrem Treffen teilnehmen sollte. Das Anliegen mit der höchsten Priorität wird Ihr primäres Besprechungsziel sein. Verfeinern Sie Ihre Tagesordnung, indem Sie die Zeit abschätzen, die Sie für die einzelnen Punkte benötigen, und überlegen Sie, ob es einen Grund gibt, die Themen in einer anderen Reihenfolge abzuarbeiten. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch festlegen, ob Vorarbeiten, Materialien oder Anweisungen vor der Sitzung angefordert werden sollen.

Diese drei Schritte der Situationsbeurteilung -Bedenken erkennen, Bedenken trennen und klären, Prioritäten setzen-ist eine kleine Vorabinvestition von Zeit und Überlegung, die große Ergebnisse bringen kann. Kunden berichten, dass sie in Sitzungen nicht nur mehr erreichen, sondern auch feststellen, dass die Mitarbeiter eher bereit sind, an einer gut geplanten, zielgerichteten Sitzung teilzunehmen und die Verantwortung für die Lösung von Problemen zu teilen.

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