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Fünf Wege zur Verbesserung der Besprechungsresultate

Die Zeit, die in Sitzungen verbracht wird, gehört nach wie vor zu den häufigsten Beschwerden am Arbeitsplatz. Warum sind Besprechungen so quälend? Als Hauptgrund wird angeführt, dass allzu oft das gleiche oder ein besseres Ergebnis ohne eine Sitzung hätte erzielt werden können.

Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Sitzungen:

1. Treffen zum Austausch von Informationen, die später verwendet werden könnten

2. Zusammenkünfte, um Ergebnisse zu erzielen, die Einzelpersonen allein nicht erreichen können

Damit Besprechungen effektiv sind, müssen sich alle Teilnehmer über den Zweck, den Umfang und die Vorgehensweise einig sein. Die Hauptgründe für das Scheitern von Besprechungen sind ein Mangel an Informationen, Konsens oder Engagement.

Mit einer einfachen, systematischen Planung können Sie die Ergebnisse von Besprechungen verbessern. Die folgenden fünf Schritte für das Management von Besprechungen nehmen den Besprechungen ihren Schrecken. Diese Schritte tragen nicht nur dazu bei, dass die erwarteten Ergebnisse erzielt werden, sondern sie respektieren auch die Zeit und die Fähigkeit der Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten.

1. Legen Sie den Umfang des Treffens fest

Legen Sie das Thema der Sitzung fest und vereinbaren Sie es. Ein klares Thema ermöglicht es der Gruppe, sich darüber zu verständigen, welche Anliegen in den Geltungsbereich fallen, und zu erkennen, ob die Sitzung auf dem richtigen Weg bleibt oder unkonzentriert wird.

Wenn Teilnehmer Bedenken äußern, die über den Rahmen hinausgehen, können Sie anerkennen, dass das, was sie sagen, zwar wertvoll, aber für den Rahmen nicht relevant ist. Indem Sie diese Bedenken aufzeichnen und versprechen, sie zu gegebener Zeit wieder aufzugreifen, nehmen Sie der Gruppe das Bedürfnis, sie zu diskutieren, und ermöglichen es Ihnen, sich auf die relevanten Themen zu konzentrieren.

2. Identifizieren Sie die zu behandelnden Anliegen

Trennen und klären Sie die Anliegen, die während des Treffens behandelt werden sollen. Verstehen, welche Anliegen angesprochen werden sollen und warum sie betrifftEr hilft uns festzustellen, welche Informationen, welcher Konsens oder welche Verpflichtung für eine Lösung erforderlich sind.

Manchmal verwenden die Menschen Beschreibungen von Anliegen, die zu weit gefasst sind, oder sie verwenden Etiketten statt spezifischer, zielgerichteter Beschreibungen. Wenn wir Beschreibungen wie "Moralproblem" oder "Kommunikationsschwierigkeiten" in spezifische, klare Anliegen aufschlüsseln, können wir besser eine Lösung finden.

3. Setzen Sie Prioritäten bei den zu behandelnden Problemen

Teilen Sie Informationen über die tatsächlichen Auswirkungen der einzelnen Anliegen bis zu diesem Zeitpunkt mit. Beschreiben Sie die zu erwartenden Auswirkungen, wenn das Anliegen nicht gelöst wird, und die Frist für die Lösung. Es ist wahrscheinlicher, dass die Menschen teilnehmen und sich aktiv beteiligen, wenn sie erkennen, dass die Kosten der Untätigkeit im Vergleich zu anderen Anliegen, die sie ansprechen könnten, erheblich sind.

Wenn Menschen Vorurteile, unbegründete Schlussfolgerungen oder Emotionen nutzen, um Prioritäten zu setzen, sollten Sie die Informationen überprüfen. Fragen wie "Woher wissen Sie das?", "Aus welcher Quelle stammt diese Information?" oder "Welche Beweise haben Sie?" helfen dabei, Annahmen aufzudecken.

4. Planen Sie die Vorgehensweise

Einigen Sie sich darauf, welche Fragen in der Sitzung beantwortet werden müssen und in welcher Reihenfolge, um die Informations-, Konsens- oder Verpflichtungslücken zu schließen, die die Lösung der einzelnen Anliegen verhindern. Wie bei der Festlegung des Umfangs der Besprechung hilft eine Einigung über die Vorgehensweise dem Team bei der Beurteilung, ob die Besprechung auf dem richtigen Weg ist, um die Lücken zu schließen, oder ob sie unkonzentriert wird.

Wenn die Teilnehmer voreilige Schlüsse über die Ursache eines Problems, die beste Alternative für eine Entscheidung oder Maßnahmen zur Bewältigung von Risiken ziehen, sollten sie ihre Ideen auf einem Parkplatz festhalten und die vereinbarte Vorgehensweise überprüfen. Erinnern Sie sie an alle Fragen, die das Team beantworten muss, und warum die Reihenfolge ihrer Beantwortung wichtig ist.

5. Überlegen Sie, wer an der Sitzung teilnehmen sollte

Legen Sie fest, wer anwesend sein muss, um Antworten auf die vereinbarten Fragen zu geben, und wer anwesend sein muss, um die gegebenen Antworten zu bewerten. Wenn Sie nur Personen einladen, deren Wissen und Engagement für die Lösung des Problems erforderlich sind, können Sie die Sitzung straffen und den Bedarf an weiteren Sitzungen minimieren.

Wenn eingeladene Personen nicht teilnehmen können oder nicht eingeladene Personen teilnehmen möchten, überprüfen Sie die Informations-, Konsens- oder Verpflichtungslücken, die zu schließen sind, und überlegen Sie, warum die Personen eingeladen wurden. Erklären Sie, dass die Personen eingeladen wurden, weil sie entweder über inhaltliches Fachwissen oder Kenntnisse verfügen, die persönlich weitergegeben werden müssen, oder weil sie für die Zustimmung und das Engagement einbezogen werden müssen.

Ein systematischer Ansatz verbessert die Ergebnisse

Fragt man Menschen nach dem, was sie an ihrem Arbeitsplatz gerne verbessern würden, so antworten sie oft: "Sitzungen". Besprechungen verschlingen wertvolle Zeit und Ressourcen und führen oft nicht zu Ergebnissen. Die Anwendung des oben beschriebenen systematischen Ansatzes hilft den Sitzungsteilnehmern jedoch, den Zweck, den Umfang und die zu verfolgende Vorgehensweise zu verstehen, und wird die Ergebnisse Ihrer Sitzungen verbessern.

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