会议、会议、会议

改善会议成果的五种方法

人们继续将 "花在会议上的时间 "列为他们对工作场所的最大抱怨。为什么会议如此令人难受?主要原因是,很多时候,不开会也能取得同样或更好的结果。

基本上有两种类型的会议。

1.举行会议,分享以后可能使用的信息

2.举行会议以产生个人无法产生的结果

为了使会议有效,每个参加会议的人都必须对会议的目的、范围和方法达成一致。会议失败的主要原因是缺乏信息、共识或承诺。

你可以通过一些简单的、系统的规划来改善会议结果。以下是会议管理的五个步骤,将会议的恐惧感消除。这些步骤不仅有助于产生你的预期结果,还能尊重与会人员的时间和贡献能力。

1. 确定会议的范围

确定并同意会议的主题。一个明确的主题可以让小组就哪些关注点在范围内达成一致,并检测出会议是保持在轨道上还是变得没有重点。

如果与会者提出了超出范围的问题,你可以承认他们所说的是有价值的,但与范围无关。把这些问题记录下来,并承诺在适当的时候再讨论这些问题,这样可以减轻小组讨论这些问题的需要,使你能够继续关注相关的话题。

2. 确定要解决的问题

分开并澄清会议期间要解决的问题。了解要解决的问题,以及这些问题的原因 关注这有助于我们确定解决问题需要哪些信息、共识或承诺。

人们有时对关切的描述过于宽泛,或者使用标签而不是具体的、有针对性的描述。将 "士气问题 "或 "沟通困难 "这样的描述分解成具体明确的关切,可以提高我们达成解决方案的能力。

3. 对要解决的问题进行优先排序

分享有关每项关切的实际影响的信息,直到此刻。描述如果这个问题得不到解决的预期影响,以及解决的最后期限。如果人们认识到,相对于他们可以解决的其他问题而言,不采取行动的代价是巨大的,那么他们就更有可能参加,并积极参与。

如果人们使用偏见、无根据的结论或情绪来确定优先次序,请检验这些信息。诸如 "你怎么知道的?"或 "这个信息的来源是什么?"或 "你有什么证据?"等问题将有助于揭示假设。

4. 计划方法

就会议中需要回答的问题和顺序达成一致,以消除阻碍解决每个问题的信息、共识或承诺方面的差距。与会议的范围一样,在方法上取得一致,将有助于团队评估会议是否保持在缩小差距的轨道上,或变得没有重点。

如果人们对问题的原因,或决定的最佳选择,或应对风险的行动妄下结论,就在停车场捕捉他们的想法,并审查商定的方法。提醒他们团队需要回答的所有问题,以及为什么回答问题的顺序是重要的。

5. 考虑谁应该参加会议

确定谁需要到场为商定的问题提供答案,以及谁需要到场评估所提供的答案。只邀请那些对解决所关注的问题有必要的知识和承诺的人,将精简会议,并尽量减少对额外会议的需求。

如果被邀请的人不能参加,或者没有被邀请的人想参加,回顾一下要解决的信息、共识或承诺差距,看看为什么要邀请人们参加。解释一下,人们被邀请是因为他们有需要当面分享的内容专长或知识,或者他们需要参与批准和承诺。

系统化的方法可以改善结果

如果你问人们他们希望在工作场所改善的一件事,很多时候他们会回答 "会议"。会议消耗了宝贵的时间和资源,而且往往不能取得成果。然而,使用上述的系统性方法可以帮助会议参与者理解目的、范围和要遵循的方法,并将改善你的会议结果。

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