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Réunions, réunions, réunions

Cinq façons d'améliorer les résultats des réunions

Les gens continuent de classer le "temps passé en réunion" parmi leurs principales plaintes au travail. Pourquoi les réunions sont-elles si atroces ? La principale raison invoquée est que, trop souvent, un résultat identique ou meilleur aurait pu être obtenu sans réunion.

Il existe essentiellement deux types de réunions :

1. Réunions pour partager des informations qui pourraient être utilisées ultérieurement

2. Des réunions pour produire des résultats que les individus seuls ne peuvent pas produire

Pour que les réunions soient efficaces, tous les participants doivent être d'accord sur l'objectif, la portée et l'approche à suivre. Les principales raisons de l'échec des réunions sont le manque d'information, de consensus ou d'engagement.

Vous pouvez améliorer les résultats de vos réunions grâce à une planification simple et systématique. Les cinq étapes suivantes de la gestion des réunions vous permettront d'éviter l'appréhension des réunions. Ces étapes permettent non seulement de produire les résultats escomptés, mais aussi de respecter le temps et la capacité de contribution des personnes qui y participent.

1. Définissez le champ d'application de la réunion

Établissez et convenez du thème de la réunion. Un thème clair permet au groupe de se mettre d'accord sur les préoccupations qui entrent dans le champ d'application de la réunion et de détecter si la réunion reste sur la bonne voie ou si elle s'éloigne du sujet.

Si les participants soulèvent des préoccupations qui sont hors du champ d'application, vous pouvez reconnaître que ce qu'ils disent est valable, mais pas pertinent pour le champ d'application. En prenant note de ces préoccupations et en promettant d'y revenir au moment opportun, le groupe n'aura plus besoin d'en discuter, ce qui vous permettra de rester concentré sur les sujets pertinents.

2. Identifier les préoccupations à traiter

Séparer et clarifier les préoccupations à aborder au cours de la réunion. Comprendre les préoccupations à aborder et pourquoi elles sont préoccupationsL'analyse de la situation nous aide à déterminer quelles informations, quel consensus ou quel engagement sont nécessaires à la résolution du problème.

Les gens utilisent parfois des descriptions trop générales de leurs préoccupations, ou utilisent des étiquettes plutôt que des descriptions spécifiques et précises. Le fait de décomposer des descriptions telles que "problème de moral" ou "difficultés de communication" en préoccupations spécifiques et claires améliore notre capacité à trouver une solution.

3. Classer par ordre de priorité les problèmes à traiter

Partagez des informations sur l'impact réel, jusqu'à ce moment, de chaque préoccupation. Décrivez l'impact prévu si cette préoccupation n'est pas résolue, ainsi que la date limite de résolution. Les gens sont plus susceptibles d'assister et de participer activement s'ils reconnaissent que le coût de l'inaction est important par rapport aux autres préoccupations qu'ils pourraient aborder.

Si les gens utilisent des préjugés, des conclusions non fondées ou des émotions pour établir des priorités, testez l'information. Des questions telles que "Comment savez-vous cela ?" ou "Quelle est la source de cette information ?" ou "Quelle preuve avez-vous ?" aideront à révéler les hypothèses.

4. Planifier l'approche

Convenez des questions auxquelles il faut répondre au cours de la réunion, et dans quel ordre, pour combler les lacunes en matière d'information, de consensus ou d'engagement qui empêchent la résolution de chaque préoccupation. Comme pour la portée de la réunion, l'obtention d'un accord sur l'approche permettra à l'équipe d'évaluer si la réunion reste sur la bonne voie pour combler les lacunes ou si elle perd de son intérêt.

Si les gens tirent des conclusions hâtives sur la cause d'un problème, sur la meilleure alternative pour une décision ou sur les mesures à prendre pour faire face aux risques, saisissez leurs idées dans un parking et revoyez l'approche convenue. Rappelez-leur toutes les questions auxquelles l'équipe doit répondre et pourquoi l'ordre des réponses est important.

5. Déterminez qui doit participer à la réunion

Déterminez qui doit être présent pour fournir des réponses aux questions convenues, et qui doit être présent pour évaluer les réponses données. Le fait de n'inviter que les personnes dont les connaissances et l'engagement sont nécessaires pour résoudre les problèmes permettra de rationaliser la réunion et de minimiser le besoin de réunions supplémentaires.

Si les personnes invitées ne peuvent pas être présentes, ou si des personnes non invitées veulent être présentes, passez en revue les lacunes à combler en matière d'information, de consensus ou d'engagement et examinez pourquoi les personnes ont été invitées. Expliquez que ces personnes ont été invitées soit parce qu'elles possèdent une expertise ou des connaissances sur le contenu qui doivent être partagées en personne, soit parce qu'elles doivent être impliquées pour obtenir l'approbation et l'engagement.

Une approche systématique améliore les résultats

Si vous demandez aux gens quelle est la chose qu'ils aimeraient améliorer sur leur lieu de travail, ils répondront souvent "les réunions". Les réunions consomment un temps et des ressources précieux, et souvent, elles ne donnent pas de résultats. Cependant, l'utilisation de l'approche systématique décrite ci-dessus aide les participants à la réunion à comprendre l'objectif, la portée et l'approche à suivre et améliorera les résultats de vos réunions.

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