nld

Vergaderingen, vergaderingen, vergaderingen

Vijf manieren om de resultaten van vergaderingen te verbeteren

Mensen blijven "tijd die wordt besteed aan vergaderingen" als een van hun grootste klachten op de werkplek noemen. Waarom zijn vergaderingen zo ondraaglijk? De belangrijkste reden die wordt genoemd is dat te vaak hetzelfde of een beter resultaat had kunnen worden bereikt zonder een vergadering.

Er zijn in wezen twee soorten vergaderingen:

1. Bijeenkomsten om informatie uit te wisselen die later kan worden gebruikt

2. Vergaderingen om resultaten te bereiken die individuen alleen niet kunnen bereiken

Vergaderingen kunnen alleen effectief zijn als alle deelnemers het eens zijn over het doel, de reikwijdte en de te volgen aanpak. De voornaamste redenen waarom vergaderingen mislukken zijn een gebrek aan informatie, consensus of betrokkenheid.

U kunt de resultaten van vergaderingen verbeteren met wat eenvoudige, systematische planning. De volgende vijf stappen voor vergaderingsmanagement, halen de angst uit vergaderingen. Deze stappen helpen niet alleen om de verwachte resultaten te behalen, ze respecteren ook de tijd en het vermogen om bij te dragen van de mensen die aanwezig zijn.

1. Bepaal de reikwijdte van de vergadering

Stel het thema voor de vergadering vast en kom het overeen. Een duidelijk thema stelt de groep in staat het eens te worden over welke punten van zorg binnen het toepassingsgebied vallen en te detecteren of de vergadering op koers blijft of ongericht wordt.

Als deelnemers punten van zorg naar voren brengen die buiten de scope vallen, kunt u erkennen dat wat ze zeggen waardevol is, maar niet relevant voor de scope. Door deze punten op te schrijven en te beloven er op een geschikt moment op terug te komen, wordt de groep ontlast van de behoefte om ze te bespreken, zodat u zich kunt concentreren op relevante onderwerpen.

2. Identificeer de problemen die moeten worden aangepakt

De punten van zorg die tijdens de vergadering aan de orde moeten komen, scheiden en verduidelijken. Inzicht in de problemen die moeten worden aangepakt en waarom zij betreft, helpt ons te bepalen welke informatie, consensus of verbintenis nodig is om tot een oplossing te komen.

Mensen gebruiken soms te brede beschrijvingen van zorgen, of gebruiken etiketten in plaats van specifieke, nauwkeurig omschreven beschrijvingen. Door beschrijvingen als "moreel probleem" of "communicatieproblemen" uit te splitsen in specifieke, duidelijke zorgen, kunnen we beter tot een oplossing komen.

3. Geef prioriteit aan de problemen die moeten worden aangepakt

Geef informatie over de feitelijke gevolgen, tot op dit moment, van elk punt van zorg. Beschrijf de verwachte gevolgen als dit probleem niet wordt opgelost, en de termijn waarbinnen dat moet gebeuren. Mensen zullen eerder aanwezig zijn en actief deelnemen, als ze inzien dat de kosten van niets doen aanzienlijk zijn, in verhouding tot andere problemen die ze zouden kunnen aanpakken.

Als mensen vooroordelen, ongegronde conclusies of emoties gebruiken om prioriteiten te stellen, test dan de informatie. Vragen als "Hoe weet je dat?" of "Wat is de bron van deze informatie?" of "Welk bewijs heb je?" zullen helpen om veronderstellingen aan het licht te brengen.

4. Plan de aanpak

Spreek af welke vragen tijdens de vergadering moeten worden beantwoord, en in welke volgorde, om de hiaten in de informatie, de consensus of de toezeggingen te dichten die een oplossing van elk probleem in de weg staan. Net als bij de reikwijdte van de vergadering, zal het bereiken van overeenstemming over de aanpak het team helpen te beoordelen of de vergadering op koers blijft om de hiaten te dichten, of ongericht wordt.

Als mensen te snel conclusies trekken over de oorzaak van een probleem, of het beste alternatief voor een beslissing, of acties om risico's aan te pakken, vang hun ideeën dan op op een parkeerplaats en herzie de overeengekomen aanpak. Herinner hen aan alle vragen die het team moet beantwoorden en waarom de volgorde van beantwoording belangrijk is.

5. Overweeg wie bij de vergadering aanwezig moet zijn

Bepaal wie aanwezig moet zijn om antwoorden te geven op de overeengekomen vragen, en wie aanwezig moet zijn om de gegeven antwoorden te evalueren. Door alleen mensen uit te nodigen wier kennis en inzet nodig zijn om de problemen op te lossen, wordt de vergadering gestroomlijnd en is er zo weinig mogelijk behoefte aan extra vergaderingen.

Als uitgenodigde personen niet aanwezig kunnen zijn, of als niet uitgenodigde personen aanwezig willen zijn, bekijk dan de lacunes in de informatie, de consensus of de inzet die moeten worden aangepakt, en ga na waarom mensen zijn uitgenodigd. Leg uit dat mensen zijn uitgenodigd omdat zij ofwel inhoudelijke expertise of kennis hebben die persoonlijk moet worden gedeeld, ofwel betrokken moeten worden voor goedkeuring en betrokkenheid.

Een systematische aanpak verbetert de resultaten

Als je mensen vraagt wat ze graag zouden willen verbeteren op hun werkplek, zullen ze vaak antwoorden: "vergaderingen". Vergaderingen kosten kostbare tijd en middelen, en leiden vaak niet tot resultaten. Als u echter de hierboven geschetste systematische aanpak gebruikt, begrijpen de deelnemers aan de vergadering het doel, de reikwijdte en de te volgen aanpak en zullen de resultaten van uw vergaderingen verbeteren.

Blog afbeelding 1
Presentaties tijdens zakelijke bijeenkomsten elimineren?
Blog afbeelding 1
Alledaagse KT: Drie acties om te ondernemen voor u uw volgende vergadering leidt
Blog afbeelding 1
Project vergaderingen: Goed besteedde tijd?
Blog afbeelding 1
Structureren van uw vergaderingen voor Analyse van de Onderliggende Oorzaak voor succes

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!