お客様から見たプロジェクトマネジメント

パート1:顧客のプロジェクトマネージャーとして変化の感情サイクルをナビゲートする

Kepner-Tregoeは、お客様からパフォーマンスの向上を目的としたイニシアチブの推進を依頼された場合、さまざまなツールやテクニックを使用します。一般的には、Kepner-Tregoeが率いるチームのプロジェクトマネージャーの能力開発と知識の移転を行います。これらの担当者は、大規模な組織全体のプロジェクトにおけるプロジェクトマネジメントの経験が浅かったり、継続的な改善の経験がなかったりすることが多いのですが、それでもプロジェクトを成功に導く責任があります。

私たちは、さまざまな業界のお客様とパートナーシップを組み、大きなパフォーマンス改善プロジェクトに取り組んできた経験から、お客様のプロジェクトマネージャーが経験する5つのステージがあることに気づきました。私は、2013年のKepner-Tregoe Global Process Achievement Awardを受賞したチームの中で、特に優れた成果を上げたプロジェクトマネージャーにインタビューする機会がありました。これらのステージは、プロジェクトマネージャーが仕事の中でどのように「学び、実行する」ことができるかについての洞察を与えてくれる。また、プロジェクトマネージャーの視点から、プロジェクトマネジメントやパフォーマンス改善の専門知識を身につけるための効果的かつ効率的な方法や、プロジェクトのオーナーシップを主張するために必要なこと、どのような改善を達成することができるのかを示しています。

ここでは、彼らの視点から見てみましょう。

ステージ1:無根拠な楽観主義

そのプログラムを担当するVPに呼ばれてミーティングを行い、ワークストリームの1つをリードする機会を与えられたとき、私はとても興奮しました。私は、挑戦する気持ちで彼女のオフィスを後にしたことを覚えています。現在の職務における私の努力が認められ、リーダーたちが私を信じてくれていると感じたのです。110%を出して、このプロジェクトを絶対に成功させようと自分に言い聞かせました。達成感を味わうことができました。目標が見えていたので、とにかくプロジェクトを進めて成功させたいと思っていました。新しいコンセプトを学び、それをプロジェクトに応用する準備もできていました。このニュースを聞いてから、私も緊張し始めましたが、この機会にやる気が出てきました。

ステージ2:インフォームド・ペシミズム

プロジェクトが進むにつれ、課題も出てきました。自虐的な考えが出てこなかったと言えば嘘になります。自分にはこんなことができるのだろうか、自分は人から過小評価されているのではないか、と。少しの間、自信を失ったこともありました。課題に圧倒されたある段階では、少しやる気がなくなってしまいました。

ステージ3:希望に満ちたリアリズム

その時、私は「失敗は仕方がない」と自分に言い聞かせました。私はメンターを探しました。私の自信を高め、方向性を示すために、KTコンサルタントに100万回の質問を投げかけたことを覚えています。KTは、私のモチベーションを高めるために、たくさんの知識や課題を共有してくれました。私は再び元気を取り戻しました。また、プロジェクト中のハードルを乗り越えるために上司を頼りましたが、彼女はいつも私の自信を高めてくれました。

ステージ4:インフォームド・オプティミズム

思っていたよりも悪くないと感じるようになりました。サポートネットワークと適切なツールがあったからです。貴重なトレーニングとツールを提供してくれたKTのおかげで、私は手元にあるすべての関連ツールを利用して目標を設定しました。アクションプランを作成し、毎日、進捗状況を確認し、リスクを浮き彫りにしました。また、プロジェクトを軌道に乗せるために、適切な人と定期的に連絡を取るようにしました。

プロジェクト終了間近になると、成功が待っているのが見えてきました。最後のいくつかのハードルを越えるだけで、そこにたどり着くことができると思っていました。毎日、何度も自分に言い聞かせ、ここから先は負けられないと。チームにも定期的に声をかけ、モチベーションを高めました。応援してくれた人たちには、毎日感謝の気持ちを伝えました。

Stage 5:完成

プロジェクト終了のプレゼンテーションの日、私はまだパンチリストを完成させていなかったので、少し緊張していました。プレゼンはうまくいき、会社のリーダーからは仕事に対する感謝の言葉があり、モチベーションが上がりましたが、私は「仕事はまだ終わっていない」と自分に言い聞かせました。しかし、私は自分に言い聞かせていました。翌日、私はパンチリストのすべての項目を完了させるために仕事に戻りました。挑戦はまだ終わっていませんでしたが、プロジェクトは成功し、夢は実現しました。私は今でも、直面した課題の記憶を楽しんでいます。それは、私が成長し、さらに学び、成功するためのプラットフォームを与えてくれたからです。

このプロジェクトが完了してから、Kepner-Tregoe社の担当者として私は別の仕事に移っていました。今回は、プロジェクトマネージャーが会社の役員会で成果を発表する場に出席するために戻ってきました。私は自分のサポートを表明したかった。私が小さな会議室に入ったのは、ちょうど彼らが練習をしているときでした。彼らは目に見えて緊張しており、声にも表れていた。これまでほとんどプレゼンテーションをしたことのない彼らが、副社長や常務を前にしてプレゼンテーションをしようとしているのだ。私は彼らに、私がプロジェクトマネージャーによく言うことを伝えた。「あなたたちは何ヶ月もこの仕事をしてきた。私は自信を持ってそう言ったのですが、私の中にはいつもほんの少しの不安があります。しかし、彼らは不安を感じる必要がないことを証明してくれたと自負しています。目標をすべて達成したこのプロジェクトは大成功だったのです。プレゼンの評価も高かったのは想像に難くない。また、彼ら自身にとっても、プロジェクトマネジメントのスキルが向上し、将来的にプロジェクトを成功させることができるという自信につながった。すべての人にとって大成功だったと言えるでしょう。

現在、私は彼らが取り組んでいるプロジェクトにアサインされていませんが、定期的に会って課題や解決策について話し合っています。私の予想では、数年後には彼らはテーブルの反対側に座ることになるでしょう。ただ、今回はプレゼンテーションを行うのではなく、プレゼンテーションを評価するという違いがあります。

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