Teil 1: Den emotionalen Kreislauf des Wandels als Kundenprojektmanager durchschreiten
Wenn Kunden Kepner-Tregoe bitten, Initiativen voranzutreiben, die auf Leistungsverbesserungen abzielen, setzen wir eine Vielzahl von Instrumenten und Techniken ein. Dazu gehören in der Regel die Entwicklung von Fähigkeiten und der Wissenstransfer an die Projektmanager der von uns geleiteten Teams. Oft haben diese Personen nur begrenzte Projektmanagement-Erfahrung mit großen, unternehmensweiten Projekten oder verfügen nicht über Erfahrung mit kontinuierlichen Verbesserungen, sind aber dennoch dafür verantwortlich, das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
Wir haben festgestellt, dass es fünf Phasen gibt, die unsere Kundenprojektmanager durchlaufen, basierend auf unserer Arbeit mit Kunden aus vielen Branchen, die große Projekte zur Leistungsverbesserung in Angriff nehmen. Ich hatte die Gelegenheit, Projektmanager zu interviewen, die Teil eines mit dem Kepner-Tregoe Global Process Achievement Award 2013 ausgezeichneten Teams waren, einer Gruppe, die besonders herausragende Leistungen gezeigt hat. Diese Phasen geben Aufschluss darüber, wie Projektmanager bei der Arbeit "lernen und tun" können. Sie bieten einen Überblick - aus der Sicht eines Projektmanagers - über einen effektiven und effizienten Weg zum Aufbau von Projektmanagement- und Leistungsverbesserungs-Know-how sowie darüber, was erforderlich ist, um die Verantwortung für das Projekt zu übernehmen und welche Verbesserungen erreicht werden können.
Hier ist es, aus ihrer Sicht:
Stufe 1: Uninformierter Optimismus
Ich war sehr aufgeregt, als die für das Programm zuständige Vizepräsidentin mich zu einem Treffen einlud und mir anbot, einen der Arbeitsbereiche zu leiten. Ich erinnere mich, dass ich ihr Büro mit dem Gefühl verließ, eine Herausforderung in der Hand zu haben. Ich hatte das Gefühl, dass all meine harte Arbeit in meiner jetzigen Funktion anerkannt wurde und dass meine Vorgesetzten an mich glaubten. Ich sagte mir, dass ich 110% geben würde und dafür sorgen würde, dass dieses Projekt ein Erfolg wird. Ich konnte das Erfolgserlebnis bereits spüren. Ich hatte meine Ziele vor Augen und wollte einfach nur mit dem Projekt weitermachen und es zu einem Erfolg machen. Ich war bereit, neue Konzepte zu lernen und sie während des Projekts anzuwenden. Als ich die Nachricht verstand, wurde ich zwar auch nervös, aber die Chance motivierte mich.
Stufe 2: Informierter Pessimismus
Mit dem Fortschreiten des Projekts begannen auch die Herausforderungen zuzunehmen. Ich würde lügen, wenn ich sagen würde, dass ich keine selbstsabotierenden Gedanken hatte. Ich fragte mich, ob ich gut genug sei, um dies zu tun, ob ich von einigen Leuten unterschätzt würde. Für eine kurze Zeit verlor ich mein Selbstvertrauen. In bestimmten Phasen fühlte ich mich ein wenig unmotiviert, wenn ich von den Herausforderungen überwältigt war.
Stufe 3: Hoffnungsvoller Realismus
Damals habe ich mir gesagt, dass Scheitern keine Wahl ist. Ich suchte mir einen Mentor. Ich erinnere mich, dass ich dem KT-Berater eine Million Fragen gestellt habe, um mein Selbstvertrauen zu stärken und mir eine Richtung zu weisen. KT teilte viel Wissen und Herausforderungen, um mich zu motivieren. Ich war wieder voller Tatendrang. Außerdem suchte ich Unterstützung bei meiner Managerin, die mir half, die Hürden während des Projekts zu überwinden, und sie war immer da, um mein Selbstvertrauen zu stärken.
Stufe 4: Informierter Optimismus
Ich begann zu spüren, dass es nicht so schlimm war, wie ich dachte. Es gab ein Unterstützungsnetz und die richtigen Werkzeuge. Dank KT für die unschätzbaren Schulungen und Hilfsmittel nutzte ich alle relevanten Hilfsmittel, um mir Ziele zu setzen. Ich hatte einen Aktionsplan, den ich täglich überprüfte, um die Fortschritte zu kontrollieren und Risiken aufzuzeigen. Ich habe dafür gesorgt, dass ich regelmäßig mit den richtigen Leuten kommuniziere, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Als ich mich dem Ende des Projekts näherte, konnte ich den Erfolg sehen, der auf mich wartete. Ich wusste, dass ich es schaffen würde, nachdem ich die letzten Hürden genommen hatte. Ich habe mir jeden Tag mehrmals gesagt, dass wir von hier aus nicht verlieren können. Ich habe regelmäßig mit dem Team gesprochen, um sicherzustellen, dass auch sie motiviert waren. Ich habe ihnen täglich für ihre Unterstützung gedankt.
Stufe 5: Fertigstellung
Am Tag der Projektabschlusspräsentation war ich etwas nervös, da ich noch eine Punchlist abarbeiten musste. Die Präsentation verlief gut, und die Führungskräfte meines Unternehmens motivierten mich mit ihrer Anerkennung für die geleistete Arbeit, aber ich sagte mir, dass die Arbeit noch nicht erledigt war. Am nächsten Tag machte ich mich wieder an die Arbeit und stellte sicher, dass alle Punkte auf der Pannenliste erledigt waren. Die Herausforderungen waren noch nicht vorbei, aber der Traum wurde wahr: Das Projekt war erfolgreich. Ich erinnere mich immer noch gerne an die Herausforderungen, die ich bewältigen musste, denn sie gaben mir die Möglichkeit zu wachsen, mehr zu lernen und erfolgreich zu sein.
Seit dem Abschluss dieses Projekts hatte ich als Vertreter von Kepner-Tregoe andere Arbeitsaufgaben übernommen. Ich kam zurück, um der Präsentation der Projektmanager vor dem Betriebsrat des Unternehmens beizuwohnen und die Ergebnisse zu erläutern. Ich wollte meine Unterstützung zeigen. Ich betrat einen kleinen Konferenzraum, als sie gerade ihren Probelauf durchführten. Sie waren sichtlich nervös, und man konnte es an ihren Stimmen hören. Sie hatten nur selten Präsentationen gehalten, und nun sollten sie vor einem Raum voller Vizepräsidenten und dem Geschäftsführer sprechen. Ich sagte ihnen, was ich meinen Projektmanagern oft sage, nämlich: "Ihr lebt und atmet das schon seit Monaten, niemand kennt sich besser aus, ihr seid die Experten". Ich habe das mit Zuversicht gesagt, und es gibt immer einen Teil von mir, der ein wenig Angst verspürt. Ich kann jedoch mit Stolz sagen, dass diese Jungs bewiesen haben, dass es absolut keinen Grund gibt, ängstlich zu sein. Da sie alle ihre Ziele erreicht haben, war das Projekt ein großer Erfolg! Sie können sich vorstellen, dass auch die Präsentation sehr gut angekommen ist. Und für sie persönlich haben sie ihre Projektmanagementfähigkeiten verbessert und das Vertrauen aufgebaut, dass sie in Zukunft Projekte erfolgreich durchführen können. Es war ein großer Gewinn für alle.
Zurzeit bin ich nicht mit den Projekten betraut, an denen diese Personen arbeiten, aber wir treffen uns regelmäßig, um Herausforderungen und Lösungen zu besprechen. Ich gehe davon aus, dass sie in ein paar Jahren auf der anderen Seite des Tisches sitzen werden. Nur mit einem Unterschied: Diesmal werden sie die Präsentation bewerten und nicht abliefern.
