nld

Projectmanagement vanuit het perspectief van onze klanten

Deel 1: navigeren door de emotionele cyclus van verandering als client project manager

Wanneer klanten Kepner-Tregoe vragen om initiatieven te nemen die gericht zijn op prestatieverbetering, maken we gebruik van een verscheidenheid aan instrumenten en technieken. Doorgaans omvatten deze capaciteitsontwikkeling en kennisoverdracht aan de projectmanagers van de klant in de teams die wij leiden. Vaak hebben deze mensen beperkte ervaring met projectmanagement van grote, organisatiebrede projecten of hebben ze geen ervaring met continue verbetering, maar zijn ze toch verantwoordelijk voor het succesvol afronden van het project.

We hebben gemerkt dat er vijf fasen zijn die onze projectmanagers doorlopen, gebaseerd op ons werk als partner van klanten in veel sectoren om grote prestatieverbeteringsprojecten aan te pakken. Ik had de gelegenheid om projectmanagers te interviewen die deel uitmaakten van een 2013 Kepner-Tregoe Global Process Achievement Award-winnend team, een groep die bijzonder uitmuntende prestaties liet zien. Deze fasen geven inzicht in hoe projectmanagers kunnen "leren en doen" op het werk. Ze geven een beeld - vanuit het perspectief van een projectmanager - van een effectieve en efficiënte manier om expertise op het gebied van projectmanagement en prestatieverbetering op te bouwen, evenals van wat er nodig is om eigenaarschap van het project op te eisen en welke verbeteringen kunnen worden bereikt.

Hier is het, vanuit hun perspectief:

Fase 1: Onwetend optimisme

Ik was erg opgewonden toen de VP die verantwoordelijk was voor het programma me belde voor een vergadering en me de kans bood om een van de werkstromen te leiden. Ik herinner me dat ik opgepept haar kantoor verliet, met een uitdaging in handen. Ik had het gevoel dat al mijn harde werk in mijn huidige functie was erkend en dat mijn leiders in mij geloofden. Ik zei tegen mezelf dat ik 110% zou geven en ervoor zou zorgen dat dit project een succes zou worden. Ik kon het gevoel van prestatie al proeven. Ik kon mijn doelstellingen zien en wilde gewoon doorgaan met het project en het tot een succes maken. Ik was klaar om nieuwe concepten te leren en ze tijdens het project toe te passen. Toen het nieuws eenmaal was doorgedrongen, begon ik ook nerveus te worden, maar ik was gemotiveerd door de kans.

Fase 2: Geïnformeerd pessimisme

Naarmate het project vorderde, begonnen de uitdagingen zich ook voor te doen. Ik zou liegen als ik zei dat ik geen zelf-saboterende gedachten kreeg. Ik vroeg me af of ik wel goed genoeg was om dit te doen, of ik niet werd onderschat door sommige mensen. Ik verloor mijn zelfvertrouwen voor een korte tijd. Ik voelde me een beetje ongemotiveerd in bepaalde fases toen ik overweldigd werd door de uitdagingen.

Fase 3: Hoopvol Realisme

Dat is wanneer ik mezelf vertelde dat falen geen keuze was. Ik ging op zoek naar een mentor. Ik herinner me dat ik een miljoen vragen naar de KT Consultant gooide om mijn vertrouwen op te krikken, om me richting te wijzen. KT deelde veel kennis en uitdagingen om me te motiveren. Ik was weer opgeladen. Ik keek ook op naar mijn manager voor steun om me te helpen de hindernissen tijdens het project te overwinnen en zij was er altijd om mijn vertrouwen op te krikken.

Fase 4: Geïnformeerd optimisme

Ik begon te voelen dat het niet zo erg was als ik dacht. Er was een ondersteunend netwerk en de juiste hulpmiddelen waren voorhanden. Dankzij KT voor de onschatbare training en hulpmiddelen, maakte ik gebruik van alle relevante hulpmiddelen die voorhanden waren om mijn doelen te stellen. Ik had een actieplan dat ik dagelijks bekeek om de voortgang te evalueren en risico's te markeren. Ik zorgde ervoor dat ik regelmatig met de juiste mensen communiceerde om het project weer op de rails te krijgen.

Toen het project ten einde liep, kon ik het succes zien aankomen. Ik wist dat ik er zou geraken na het nemen van de laatste hindernissen. Ik zei elke dag meerdere keren tegen mezelf dat we vanaf hier niet konden verliezen. Ik sprak regelmatig met het team om ervoor te zorgen dat ook zij gemotiveerd waren. Ik bedankte hen dagelijks voor hun steun.

Fase 5: Voltooiing

Op de dag van de presentatie van de afsluiting van het project, was ik een beetje nerveus omdat ik nog een punchlist moest afwerken. De presentatie ging goed en de leiders van mijn bedrijf motiveerden mij door hun waardering voor het gedane werk, maar ik zei tegen mezelf dat het werk nog niet klaar was. Ik ging er de volgende dag op terug en zorgde ervoor dat alle punten op de punchlist werden afgewerkt. De uitdagingen waren nog niet voorbij, maar de droom kwam wel uit: het project was geslaagd. Ik geniet nog steeds van de herinneringen aan de uitdagingen die ik aanging, omdat ze me het platform gaven om te groeien, om meer te leren en om te slagen.

Sinds de voltooiing van dit project had ik als vertegenwoordiger van Kepner-Tregoe andere opdrachten. Ik kwam terug om de presentatie van de projectmanagers aan de raad van bestuur van het bedrijf bij te wonen, waarin zij hun resultaten uiteenzetten. Ik wilde mijn steun betuigen. Ik liep een kleine vergaderzaal binnen net toen ze aan het oefenen waren. Ze waren zichtbaar nerveus, je kon het in hun stem horen. Deze jongens hadden zelden presentaties gegeven en nu stonden ze op het punt te presenteren aan een zaal vol Vice Presidents en de Managing Director. Ik vertelde hen wat ik vaak tegen mijn projectmanagers zeg, namelijk: "Jullie leven en ademen dit al maanden, niemand kent deze materie beter, jullie zijn de experts". Ik zei dat met vertrouwen en er is altijd een deel van mij dat een beetje angst voelt. Ik ben er echter trots op te kunnen zeggen dat deze jongens bewezen dat er absoluut geen reden was om bezorgd te zijn. Aangezien zij al hun doelstellingen hebben bereikt, was het project een groot succes! Je kunt je ook voorstellen dat de presentatie zeer goed werd ontvangen. En voor hen persoonlijk geldt dat ze hun vaardigheden op het gebied van projectmanagement hebben verbeterd en er vertrouwen in hebben gekregen dat ze in de toekomst projecten met succes kunnen opleveren. Het was een grote overwinning voor iedereen.

Op dit moment ben ik niet toegewezen aan de projecten waar deze mensen aan werken, maar we praten regelmatig bij om uitdagingen en oplossingen te bespreken. Mijn verwachting is dat ze over een paar jaar aan de andere kant van de tafel zullen zitten. Alleen met één verschil: deze keer zullen zij de presentatie beoordelen en niet afleveren.

Blog afbeelding 1
Project Management vanuit het Perspectief van onze Cliënten. Deel 2
Blog afbeelding 1
Project vergaderingen: Goed besteedde tijd?
Blog afbeelding 1
Project Sponsoring, De Vergeten Vaardigheid
Blog afbeelding 1
Een project crashen zonder schade

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!