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La gestion de projet du point de vue de nos clients

Partie 1 : Naviguer dans le cycle émotionnel du changement en tant que chef de projet client

Lorsque les clients demandent à Kepner-Tregoe de mener des initiatives visant à améliorer les performances, nous utilisons une variété d'outils et de techniques. Celles-ci comprennent généralement le développement des capacités et le transfert de connaissances aux gestionnaires de projet du client dans les équipes que nous dirigeons. Souvent, ces personnes ont une expérience limitée de la gestion de projets de grande envergure à l'échelle de l'organisation ou n'ont pas d'expérience en matière d'amélioration continue, mais elles sont néanmoins responsables de la conduite du projet jusqu'à son achèvement.

Nous avons remarqué qu'il y a cinq étapes par lesquelles passent les chefs de projet de nos clients, sur la base de notre travail de partenariat avec des clients de nombreux secteurs d'activité pour s'attaquer à de grands projets d'amélioration des performances. J'ai eu l'occasion d'interviewer des chefs de projet qui faisaient partie d'une équipe lauréate du Kepner-Tregoe Global Process Achievement Award 2013, un groupe qui a fait preuve de réalisations particulièrement remarquables. Ces étapes donnent un aperçu de la façon dont les chefs de projet peuvent "apprendre et faire" sur le tas. Elles offrent une vision - du point de vue des chefs de projet - d'une manière efficace et efficiente d'acquérir une expertise en matière de gestion de projet et d'amélioration des performances, ainsi que de ce qu'il faut faire pour revendiquer la propriété du projet et les améliorations qui peuvent être apportées.

Le voici, de leur point de vue :

Étape 1 : Optimisme non éclairé

J'ai été très enthousiaste lorsque le vice-président en charge du programme m'a convoqué à une réunion et m'a proposé de diriger l'un des axes de travail. Je me souviens avoir quitté son bureau gonflé à bloc, avec un défi en main. J'avais l'impression que tous mes efforts dans mon rôle actuel avaient été reconnus et que mes dirigeants croyaient en moi. Je me suis dit que je donnerais 110% et que je ferais en sorte que ce projet soit un succès. Je pouvais déjà ressentir le sentiment de réussite. Je voyais mes objectifs et je voulais simplement me lancer dans le projet et en faire un succès. J'étais prêt à apprendre de nouveaux concepts et à les appliquer pendant le projet. Une fois la nouvelle connue, j'ai commencé à être nerveux, mais j'étais motivé par cette opportunité.

Étape 2 : Pessimisme éclairé

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les défis ont également commencé à se présenter. Je mentirais si je disais que je n'ai pas eu de pensées auto-sabotantes. Je me suis demandé si j'étais assez bon pour faire cela, si je n'étais pas sous-estimé par certaines personnes. J'ai effectivement perdu confiance pendant un court moment. Je me suis sentie un peu démotivée à certains moments, lorsque j'étais dépassée par les défis.

Étape 3 : Réalisme optimiste

C'est alors que je me suis dit que l'échec n'était pas un choix. J'ai cherché un mentor. Je me souviens avoir lancé un million de questions au consultant KT pour renforcer ma confiance, pour me montrer la voie à suivre. KT a partagé beaucoup de connaissances et de défis pour me motiver. J'étais de nouveau pleine d'énergie. J'ai également cherché le soutien de ma responsable pour m'aider à surmonter les obstacles au cours du projet et elle était toujours là pour me donner confiance.

Étape 4 : Optimisme éclairé

J'ai commencé à penser que ce n'était pas aussi grave que je le pensais. Il y avait un réseau de soutien et les bons outils disponibles. Grâce à KT pour sa formation et ses outils précieux, j'ai utilisé tous les outils pertinents à ma disposition pour fixer mes objectifs. J'avais un plan d'action que j'examinais quotidiennement pour faire le point sur les progrès accomplis et mettre en évidence les risques. Je me suis assuré que je communiquais régulièrement avec les bonnes personnes pour remettre le projet sur les rails.

À l'approche de la clôture du projet, je pouvais voir le succès qui m'attendait. Je savais que je serais capable d'y arriver juste après avoir franchi les derniers obstacles. Je me suis dit plusieurs fois par jour que nous ne pouvions pas perdre à partir de maintenant. Je parlais régulièrement à l'équipe pour m'assurer qu'elle était également motivée. Je les remerciais quotidiennement pour leur soutien.

Étape 5 : Achèvement

Le jour de la présentation de clôture du projet, j'étais un peu nerveux car j'avais encore une liste de choses à faire. La présentation s'est bien déroulée et les dirigeants de mon entreprise m'ont beaucoup motivé en me remerciant pour le travail accompli, mais je me suis dit que le travail n'était pas encore terminé. J'y suis retourné le lendemain pour m'assurer que tous les éléments de la liste de vérification étaient terminés. Les défis n'étaient pas encore terminés, mais le rêve s'est réalisé : le projet a réussi. J'apprécie toujours les souvenirs des défis que j'ai relevés, car ils m'ont donné l'occasion de grandir, d'apprendre davantage et de réussir.

Depuis l'achèvement de ce projet, en tant que représentant de Kepner-Tregoe, j'ai eu d'autres engagements professionnels. Je suis revenu pour assister à la présentation des résultats par les responsables du projet au conseil d'administration de l'entreprise. Je voulais montrer mon soutien. Je suis entré dans une petite salle de conférence au moment où ils s'entraînaient. Ils étaient visiblement nerveux, on pouvait l'entendre dans leur voix. Ils avaient rarement fait des présentations et ils étaient sur le point de le faire devant une salle remplie de vice-présidents et du directeur général. Je leur ai dit ce que je dis souvent à mes chefs de projet, à savoir : "Vous vivez et respirez ce projet depuis des mois, personne ne le connaît mieux, vous êtes les experts". J'ai dit cela avec confiance, mais il y a toujours une partie de moi qui ressent un peu d'anxiété. Cependant, je suis fier de dire que ces gars ont prouvé qu'il n'y avait absolument aucune raison d'être anxieux. Comme ils ont atteint tous leurs objectifs, le projet a été un grand succès ! Vous pouvez également imaginer que la présentation a été très bien accueillie. Et pour eux personnellement, ils ont amélioré leurs compétences en gestion de projet et ont acquis la confiance nécessaire pour mener à bien des projets à l'avenir. C'était une grande victoire pour tous.

Actuellement, je ne suis pas affecté aux projets sur lesquels ces personnes travaillent, mais nous nous retrouvons régulièrement pour discuter des défis et des solutions. Je m'attends à ce que, dans quelques années, ils soient assis de l'autre côté de la table. À une différence près : cette fois, ils évalueront la présentation et ne la feront pas.

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