在宅勤務:モチベーションと集中力を維持する方法

コンピュータ、連絡先リスト、そしてさまざまなコミュニケーションアプリがあります。どのプロジェクトに取り組むべきか、職場の誰と連絡を取るべきか、大体の見当はついています。しかし、気がつくと、そのランプをずっと見ていたり、昼間に予定していたランニングのことを考えていたりします。これらは、あなたが集中すべきことなのでしょうか? 私たちは、集中力を取り戻し、優先順位を明確にするためのいくつかの提案をします。

状況判断(Situation Appraisal:SA)は、それを把握するためのKTアプローチです。

  • どこから始めるか. (締め切りが迫っているけど...食料品のリストを作った方がいいかもしれないし、仕事のチームの誰かに確認しないといけないし...)。
  • 行動を必要とする状況をどのように認識するか (承認を得るまでは作業ができない・・・まだトイレットペーパーを買わないといけない・・・)。
  • 重なり合って混乱している問題をどうやって分解するか。 (そのプロジェクトは3ヶ月間保留になっていて、新しいクライアントの誰とも連絡が取れない...)。
  • 優先順位の決め方 (締め切りがどんどん迫ってくるので、何か他にやるべきことがあるのでは......」。)
  • いくつもの同時進行する活動を効率的に管理する方法。 (直属の部下は皆、自宅で仕事をしている。...このタイミングで電話してもいいのだろうか? ヨーロッパ...おっと、時差のことを忘れていました...)

このような論理的なステップで、あなたの在宅ワークの状況を評価してみましょう。

  • リストを作る。 これには、脅威と機会、行動を必要とする現在または将来の懸念事項が含まれます。 何とかしなければならないと思っている厄介な問題とは?
  • 懸念事項の分離・明確化: 自分の責任や課題について具体的に考えてみましょう。 やるべきことがたくさんある」という状態から、具体的な活動の詳細なリストを作成します。
  • 深刻度、緊急度、成長度を考慮する。懸念事項の相対的な優先順位を設定する。  簡単な言葉で言えば今、どのくらい重要なのか? いつまでにこれを終わらせないと、まったく別の問題になってしまうのか? もし何もしなければ、悪化するのか、どれくらい悪化するのか?
  • 必要なアクションを決定する。 先に進むために分析する必要のある決断、問題、リスクを考える。 すべての状況で同じタイプのアクションが必要なわけではありません。
  • 必要なヘルプを決定します。 他の人からの情報や約束が必要ですか?

ザ・リスト 在宅勤務でもできる具体的な仕事をリストアップしてください。このリストが比較的簡単なものであれば、家庭学習、食材の調達、料理、運動、家族や友人の確認など、家庭での責任も含めることができます。仕事の場合は、月末に提出する定例レポートや、締め切りに間に合わない、延期やキャンセルになりそうなプロジェクトなどが挙げられます。これは、やらなければならないことのリストです。また、自分の責任が軽い行動を必要とする他の状況を検討する時間でもあります。今すぐすべてのことに対処する必要はありませんが、リストに加えておくことで、将来のサプライズを回避することができます。ワークフローが経済的な現実に適応していけば、このリストも変わっていくでしょう。プロジェクトがなくなるだけでなく、チャンスが生まれることもあるでしょう。仕事に役立つ、あるいはより市場性の高い新しいスキルを追加する方法を検討してください。このリストには時間をかけて取り組み、必要に応じて読み返してみてください。

多すぎる?すべてを調査するのではなく、最初のリストを重要なクライアントや一つのプロジェクトに限定することを考えてみてください。

懸念事項を分離し、明確にする。リストにある項目のほとんどは、最初に見たときよりも複雑です。しかし、たとえ単純な懸念事項であっても、それを細分化すべきかどうかを検討することは有益です。このことは、下降傾向にある現在のビジネス環境では特に当てはまります。リストを明確にするために、次のような質問をしてみてください。

  • これは1つのアイテムなのか、それともいくつかのアクション、承認、改良が必要なのか?
  • これは何を意味しているのでしょうか?(予算は変わりましたか?今までのやり方はまだ意味があるのか?)
  • 実際に何が起こっているのか?
  • この他に、どのようなアクションが考えられますか?
  • この処理方法を改善することはできますか?

これらの質問は、タスクを構成要素に分けるのに役立ちます。これらの質問は、状況の表面的な説明に留まらず、ハードデータを引き出すためのものです。事実を確認するために他の人に連絡したり、仮定を検証したりすることで、意見から検証可能な情報へと重点を移すことができます。同じ状況でも、他の人は異なる情報を持っていたり、異なる視点を持っていたりするものです。それを明らかにしないと、これからの仕事に対する評価がバラバラになってしまう可能性があります。リストの中の項目について、関係者全員が同じ考えを持っているかどうかを検討する時間を設けてください。

Seriousness, Urgency, and Growthを考慮する。 リストに優先順位をつけるための実用的で体系的なプロセスは、3つの次元の観点から各項目を検討することです。これらの次元は、どのような状況でも、どのような内容に対しても、そして共通の目標を追求するあなたやチームだけでも使用することができます。

リストに優先順位をつけるために、それぞれの項目について尋ねてみましょう。

  • 人、安全、コスト、生産性、顧客、評判などへの現在の影響はどの程度深刻か。 他に優先順位付けの指針となる要素があれば、それを使用します。 重要なのは、主要なステークホルダーの間で何が重要であるかについて合意を得ることです。
  • この問題を現状のまま解決することが、どのくらいの期間で困難、高価、または不可能になるのか?あなたの行動の期限は何ですか?
  • 深刻さがインパクトの点で成長するという根拠は何か。 その影響力はどのくらいのスピードで、どのくらい大きくなるのでしょうか?

これらの次元の1つまたはすべてに基づいて、ある関心事が他のものよりも相対的に重要であり、したがって最初に検討すべきであると判断することができます。あるいは、ある項目の重要性が相対的に低く、後回しにすべきだと判断することもできます。

必要なアクションを決定する。 リストを作成し、懸念事項を分離して明確にし、優先順位を設定しながら、関連する決定、問題、機会を検討します。いくつかの項目は単純ですが、リストを見て検討する時間を取ることは価値があります。

  • この中で、前に進むために決断が必要な項目はありますか?
  • その課題は、解決すべき問題を提示していますか?
  • 今の状況で、自分が取るべき最善の行動がわかっているのか?
  • 最善の行動をとるためのジレンマはありませんか?
  • このアイテムに関して、将来起こりうるトラブルを回避するための対策はありますか?
  • ある決定や将来の活動を保護するために計画を立てる必要があるか?

答えがイエスであれば、特定の問題を前進させるために何をすべきかに基づいて、活動の最良の結果を確保するために、関連するタスクを計画に追加することができます。上記の質問に対する自分の位置を理解することは、最初に取り組むべき行動を決定するのに役立ちます。

決断が下されるまで、すべきでない仕事に無駄な時間を費やす必要はありません。また、あなたが行う仕事の意義を維持するために、今すぐ行動を起こすことができるかもしれません。例えば、重要な新入社員の職務記述書を作成していたとしたら、このポジションを進めるかどうかを決定する必要があるでしょうか。メインの仕事が急になくなった場合、新しいスキルを身につけることに集中する時間はありますか?すぐに決断しなければならない場合は、いくつかの重要な目的と、明らかなリスクを特定することが有効です。

Think About Help Needed: あなたは一人で仕事をしているかもしれませんが、一人ではありません。特に緊急性の高い問題を解決するには、他の人の助けが必要です。グループには、リソースの使用を承認する人、これらのアクションの周辺で作業を行う人、これらのアクションからの出力を使用する人が含まれます。彼らは重要なステークホルダーであり、議論に参加する必要があります。 各項目に誰が関わっているのかを明確にし、緊急性や優先度を議論するようにしましょう。コミュニケーションアプリをうまく活用して、これからの仕事を明確にする時間をとってください。

行動が必要なものを特定し、必要に応じて構成要素に分解し、優先順位を決め、それを達成するために必要な行動と人を特定したら、責任と期限のある明確な行動の優先順位付けされたリストができあがります。

このように、状況評価のテクニックを非公式に使用することで、1日、1週間のうちで重要なことに集中することができ、無駄な時間やエネルギーを大幅に削減することができます。これらのテクニックを使うことで、優先順位をより合理的に設定して伝えることができ、より効果的に仕事ができるようになります。新たな責任や課題が発生した場合、SAのステップは、あなたの仕事と生活の状況が進化し続ける中で、それらを明確にし、優先順位をつけるのに役立ちます。

自発性があれば物事は面白くなりますが、生産性を維持するのは常に難しいことです。特に、通常の一日の流れがなくなってしまったときには。現実には、常に新しい情報が入ってきますし、リストも変わります。しかし、SAを使用することで、Covid-19パンデミックの間、家庭生活と仕事を調整する際に、集中力を高め、先を見通すことができます。

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