自宅での作業。バーチャルミーティングでの生産性向上

ハーバード・ビジネス・レビューに掲載された会議参加に関する記事。 "How to Get People to Actually Participation in Virtual Meetings"(仮想会議に実際に参加してもらう方法) の理由は、"会議を開催する理由は、大きく分けて「他者に影響を与えるため」「意思決定を行うため」「問題を解決するため」「関係を強化するため」の4つがある "というものです。これらの会議の理由は、自宅で参加しているバーチャル・ミーティングについての考えを整理するための良い指針となります。次のバーチャル・ミーティングを担当していなくても、これらのミーティングの次元を振り返ることで、時間を最大限に活用することができるでしょう。

1.人に影響を与える

電子メールとは異なり、仮想的に対面することで、電子メールのメッセージでは伝わらないことが見えてくることがあります。実際に言われたことは、箇条書きの文字列とは全く違うかもしれません。

例えば、現在の危機に対応するためには、プランAとプランBがあります。しかし、face-to-virtual-faceでは、プランBが本当にまともな選択肢ではないことが明らかになり、会議の主催者はプランAへの賛同に影響を与えたいと思うかもしれません。現在の危機におけるこの視覚的価値は、ニューヨーク州のクオモ知事が州の人工呼吸器の必要性を繰り返し述べ、同じく注文中のハンドポンプ式のプランBのデモを行ったときに明らかになりました。プランBがある一方で、人工呼吸器を全面的に導入する時期が来ていることが視覚的に明らかになりました。

あなたが責任者なら、会議のプラットフォームに理解してもらいたいこと、会議中にしてもらいたいこと、そして会議後に一人で作業するときにしてもらいたいことは何ですか?あなたのメッセージは明確ですか?参加者としては、会議のリーダーが本当に求めているものは何か、それは自分にとって合理的で行動可能なものかどうかを考えてみましょう。

2.意思決定

このバーチャル会議で何らかの意思決定が必要な場合、何のために意思決定をするのかを全員が理解することが重要です。意思決定に向けて動くためには、関係者が目的(達成したいことの明確な尺度)を表明する機会が必要である。Kepner-Tregoe Decision Analysisでは、これらの目的はMustsまたは必須の目的として表現されます。例えば、新しいベンダーを選択する場合、Mustは次のようになります。24時間365日のサービスを提供する。目的はWantsとしても表現され、満たされれば代替案の比較に役立つ目的である。この例では、「現在のペーパーワークを削減する」という目的があります。

意思決定のプロセスでは、「何のために?どのように?目的を明確にすることで、候補となる選択肢を比較する根拠となります。ある選択肢を他の選択肢と比較して選択する理由を提供し、最終的な選択を正当化します。

3.問題を解決する

よりインフォーマルな環境での迅速な問題解決のためには、より構造化されたプロセスの批判的思考の基礎が適用されます。あなたが問題解決を主導する場合でも、積極的に参加する場合でも、最初のステップでは、問題が存在するかどうか、原因が不明であるかどうかを判断する必要があります。

危機的な状況下では、決断しなければならないことの多くが、問題を装っています。現在のスタッフではプロジェクトの締め切りに間に合わない」という問題が提示された場合、その理由はすでにわかっています。この "問題 "は、実は、プロジェクトの目的や成果物、スタッフの配置などについて決定すべきことを示しています。問題を解決するためには、つまり原因を見つけるためには、原因がわからなければなりません。

膨大なコストや時間的制約のある問題に直面しても、問題を回避できる程度に緩和することができます。今すぐ解決する必要はないかもしれませんし(それはリスクを伴うかもしれませんが)、問題を回避して先に進むこともできます。しかし、問題があり、その原因を知らなければならない場合は、具体的な問題が何であるかについて合意を得て、それを過度に一般化しないようにすることが有効です。例えば、「昨日の夜、サービスが停止していた」、より具体的には「午前3時から4時の間、サービスが停止していた」、さらに具体的には「午前3時から4時の間、メールサービスが停止していた」というような問題が考えられます。より具体的になればなるほど、原因に近づくことができます。

4.人間関係の強化

いつも家で仕事をしている人でも、「家にいる」ということに抵抗を感じています。突然、街角のコーヒーショップのテーブルや、ドッグパークの仲間意識が切実に失われてしまうのです。バーチャル会議では、パワーポイントのスライドが氾濫していると、社会的交流の空白を埋めることはできません。ビデオをオンにして、グループの音声通話だけに頼らないようにしましょう。大人数での会議で、技術的に小分けのグループに対応できる場合は、より魅力的な機会を提供しましょう。

人間関係を強化し、より自然な勢いを維持するための最良の方法の一つは、本当に耳を傾ける時間をとることです。バーチャル・ミーティングでは、自分以外の人の意見を聞く機会があります。あなたの話し手と聞き手の比率はどのくらいですか?相手の話に耳を傾けるのではなく、返答を作っていませんか?他の人の意見に耳を傾けるだけでは不十分で、自分の発言の順番を待つだけでなく、注意を払う必要があります。

現状が一時的なものであることはわかっていますが、それが永遠のように感じられることがあります。ミーティングが存在する理由を明確にしたり、読み取ったりして、それに応じて行動することで、ズームの時間を有効に使うことができます。意思決定、問題解決、他者への影響力、人間関係の構築など、グループで効果的に仕事をするためには、バーチャルミーティングが新しい常識です。

ケプナー・トリゴーについて

Kepner-Tregoe社は60年以上にわたり、何千もの企業が何百万もの問題を解決する力を与えてきました。私たちは、オペレーション、製造、ITサービスマネジメント、テクニカルサポート、学習・開発などの分野で、データに基づいた一貫性のあるスケーラブルなアプローチをお客様に提供しています。私たちは、お客様が問題を解決する力を与えます。Kepner-Tregoeは、問題の根本原因を明らかにし、組織の課題を永続的に解決するために特別にデザインされた、スキル開発とコンサルティングサービスのユニークな組み合わせを提供します。私たちの問題解決へのアプローチは、全体的なコストを削減しながら、品質と効果を向上させたいと考えているあらゆる企業に、測定可能な結果をもたらします。

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