Arbeiten zu Hause: In virtuellen Meetings produktiv sein

Ein kürzlich erschienener Artikel der Harvard Business Review über die Teilnahme an Meetings, "Wie man Menschen dazu bringt, tatsächlich an virtuellen Meetings teilzunehmen," dass es "vier allgemeine Gründe für eine Besprechung gibt: um andere zu beeinflussen, um Entscheidungen zu treffen, um Probleme zu lösen oder um Beziehungen zu stärken". Diese Gründe für Meetings sind ein guter Leitfaden, um Ihre Gedanken über die virtuellen Meetings, an denen Sie von zu Hause aus teilnehmen, zu ordnen. Auch wenn Sie das nächste virtuelle Meeting nicht leiten, lohnt es sich, über diese Meeting-Dimensionen nachzudenken, um das Beste aus der verbrachten Zeit zu machen.

1. Einfluss auf andere nehmen

Im Gegensatz zu einer E-Mail kann ein virtuelles Gespräch von Angesicht zu Angesicht einige Einblicke in das Geschehen geben, die in einer E-Mail-Nachricht nicht zum Ausdruck kommen. Was tatsächlich gesagt wird, kann ganz anders sein als eine Aneinanderreihung von Aufzählungspunkten.

Zum Beispiel gibt es einen Plan A und einen Plan B für die Anpassung an die aktuelle Krise. In einem persönlichen Gespräch kann jedoch klar werden, dass Plan B keine gute Option ist, und der Organisator des Treffens möchte die Zustimmung zu Plan A beeinflussen. Dieser visuelle Wert wurde in der aktuellen Krise deutlich, als der Gouverneur von New York, Cuomo, den Bedarf des Staates an Beatmungsgeräten bekräftigte und die Handpumpenversion von Plan B vorführte, die ebenfalls bestellt wurde. Es war visuell klar, dass Plan B zwar vorhanden war, es aber an der Zeit war, sich voll und ganz auf die Beatmungsgeräte zu konzentrieren.

Wenn Sie das Sagen haben, was wollen Sie, dass die Besprechungsplattformen während der Besprechung und danach, wenn sie alleine arbeiten, verstehen und tun? Ist Ihre Botschaft klar? Überlegen Sie als Teilnehmer, was der Leiter der Besprechung wirklich will und ob es für Sie sinnvoll und umsetzbar ist.

2. Entscheidungen treffen

Wenn dieses virtuelle Treffen eine Entscheidungsfindung erfordert, ist es wichtig, dass jeder versteht, welche Entscheidung getroffen wird und warum. Um eine Entscheidung herbeizuführen, müssen die Beteiligten die Möglichkeit haben, Ziele zu formulieren, d. h. klare Maßstäbe für das, was Sie erreichen möchten. In der Kepner-Tregoe-Entscheidungsanalyse werden diese Ziele als "Muss"- oder "Muss"-Ziele ausgedrückt. Bei der Auswahl eines neuen Anbieters könnte ein Muss zum Beispiel lauten: 24/7-Service anbieten. Ziele werden auch als Wünsche ausgedrückt, d. h. als Ziele, die, wenn sie erfüllt werden, zum Vergleich von Alternativen beitragen. In demselben Beispiel könnte ein Wunsch lauten: "Reduziert den derzeitigen Papierkram".

Im Entscheidungsprozess muss geklärt werden: Wozu? Was? und Wie? Klar formulierte Ziele bilden die Grundlage für den Vergleich zwischen den möglichen Optionen. Sie liefern die Gründe für die Wahl einer Alternative gegenüber einer anderen und rechtfertigen die endgültige Wahl.

3. Probleme lösen

Für eine schnelle Problemlösung in einem eher informellen Rahmen gilt nach wie vor die Grundlage des kritischen Denkens eines stärker strukturierten Prozesses. Unabhängig davon, ob Sie die Problemlösung leiten oder ein aktiver Teilnehmer sind, sollten Sie in den ersten Schritten feststellen, ob ein Problem besteht und ob die Ursache unbekannt ist.

In Krisenzeiten werden viele Entscheidungen, die getroffen werden müssen, als Probleme getarnt. Wenn das Problem lautet: "Mit dem jetzigen Personal können wir den Projekttermin auf keinen Fall einhalten", wissen wir bereits, warum das so ist: Niemand verlässt sein Haus. Dieses "Problem" ist eigentlich ein Hinweis auf Entscheidungen, die in Bezug auf die Projektziele, die zu erbringenden Leistungen und die Personalausstattung getroffen werden müssen. Um ein Problem zu lösen, d. h. die Ursache zu finden, muss die Ursache unbekannt sein.

Angesichts steigender Kosten und zeitkritischer Fragen können Sie ein Problem so weit abmildern, dass Sie es umgehen können; vielleicht müssen Sie es nicht sofort lösen (obwohl das riskant sein kann), sondern können das Problem einfach umgehen und weitermachen. Wenn es jedoch ein Problem gibt und Sie die Ursache kennen müssen, ist es sinnvoll, sich auf ein bestimmtes Problem zu einigen und es nicht zu verallgemeinern. Ein Problem könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: "Der Dienst war letzte Nacht ausgefallen" oder genauer "Der Dienst war zwischen 3 und 4 Uhr morgens ausgefallen" oder noch genauer "Der E-Mail-Dienst war zwischen 3 und 4 Uhr morgens ausgefallen". Je spezifischer Sie werden können, desto näher kommen Sie der Ursache.

4. Beziehungen stärken

Selbst Menschen, die immer zu Hause arbeiten, spüren die Belastung des "Zuhausebleibens". Plötzlich vermisst man den Tisch im Café an der Ecke oder die Geselligkeit im Hundepark schmerzlich. Virtuelle Meetings können die Leere der sozialen Interaktion nicht füllen, wenn sie mit PowerPoint-Folien überladen sind. Schalten Sie das Video ein und verlassen Sie sich nicht nur auf Audioanrufe in der Gruppe. Wenn Ihre Großgruppensitzung und die Technologie kleinere Untergruppen zulassen, sollten Sie diese Möglichkeiten anbieten.

Eine der besten Möglichkeiten, Beziehungen zu stärken und eine natürlichere Dynamik aufrechtzuerhalten, besteht darin, sich die Zeit zu nehmen, wirklich zuzuhören. Ihre virtuellen Meetings bieten Ihnen die Möglichkeit, einen Beitrag von außerhalb Ihrer Blase zu erhalten. Wie ist Ihr Verhältnis zwischen Reden und Zuhören? Haben Sie sich eine Antwort zurechtgelegt, anstatt der Person, die spricht, wirklich zuzuhören? Es reicht nicht aus, anderen zu erlauben, einen Beitrag zu leisten, Sie müssen auch aufmerksam zuhören und nicht nur warten, bis Sie wieder an der Reihe sind.

Wir wissen, dass die aktuelle Situation nur vorübergehend ist, aber manchmal kommt sie uns wie eine Ewigkeit vor. Sie können das Beste aus Ihrer Zoom-Zeit machen, indem Sie den Grund für eine Besprechung klären oder herausfinden, warum sie stattfindet, und entsprechend handeln. Ganz gleich, ob Sie Entscheidungen treffen, Probleme lösen, andere beeinflussen oder Beziehungen aufbauen - virtuelle Meetings sind das neue Normal für effektives Arbeiten in Gruppen.

Über Kepner-Tregoe

Seit über 60 Jahren hat Kepner-Tregoe Tausende von Unternehmen bei der Lösung von Millionen von Problemen unterstützt. Wir bieten einen datengesteuerten, konsistenten, skalierbaren Ansatz für Kunden in den Bereichen Betrieb, Fertigung, IT-Service-Management, technischer Support sowie Lernen und Entwicklung. Wir befähigen Sie, Probleme zu lösen. Kepner-Tregoe bietet eine einzigartige Kombination aus Kompetenzentwicklung und Beratungsleistungen, die speziell darauf ausgerichtet ist, die Ursache von Problemen aufzudecken und Ihre organisatorischen Herausforderungen dauerhaft zu lösen. Unser Problemlösungsansatz liefert messbare Ergebnisse für jedes Unternehmen, das Qualität und Effektivität verbessern und gleichzeitig die Gesamtkosten senken möchte.

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