在家工作。在虚拟会议中保持高效率

最近一篇关于会议参与的《哈佛商业评论》文章。 "如何让人们真正参与到虚拟会议中"。 的理由是:"举行会议有四大原因:影响他人、作出决定、解决问题或加强关系"。这些召开会议的原因为组织你对在家参加的虚拟会议的思考提供了一个很好的指导原则。即使你不负责下一次的虚拟会议,也值得对这些会议维度进行反思,以获得最大的时间效益。

1.影响他人

与电子邮件不同,面对面的虚拟体验可以提供一些在电子邮件中无法体现的见解。实际说的内容可能与一连串的要点非常不同。

例如,有一个A计划和一个B计划来适应当前的危机。但在面对面的情况下,可能很清楚B计划真的不是一个像样的选择,而会议组织者希望影响对A计划的认同。在当前的危机中,当纽约州长Cuomo重申该州对呼吸机的需求,并演示了也在订购中的B计划手泵版本时,这种视觉价值就很明显。视觉上很清楚,虽然B计划已经到位,但现在是全力以赴购买呼吸机的时候了。

如果你是负责人,你希望会议平台在会议期间以及会后自己工作时理解并做什么?你的信息清楚吗?作为参与者,请考虑会议负责人真正寻求的是什么,以及它对你来说是否合理和可操作。

2.做出决定

如果这个虚拟会议需要做出一些决定,那么重要的是,每个人都要明白正在做出什么决定以及为什么。为了推动决策,相关人员需要有机会表达目标--你想实现的明确措施。在Kepner-Tregoe决策分析中,这些目标被表述为Musts或强制性目标。例如,在选择一个新的供应商时,"必须 "可以是。提供24/7的服务。目标也被表达为需求,那些目标,如果得到满足,有助于比较替代方案。在同一个例子中,一个愿望可以是 "减少当前的文书工作"。

决策过程必须明确:为了什么目的?哪些?以及如何?明确的目标为潜在的选择提供了比较的基础。它们提供了选择一种替代方案的理由,并证明最终的选择是正确的。

3.解决问题

对于在一个更非正式的环境中快速解决问题,更结构化的过程中的批判性思维基础仍然适用。无论你是主导问题的解决还是积极的参与者,第一步应该确定问题是否存在,原因是否不明。

在危机时期,许多需要作出的决定被伪装成问题。如果提出的问题是:"以目前的人员,我们不可能在项目的最后期限前完成任务",我们已经知道为什么会这样:没有人离开他们的家。这个 "问题 "实际上表明需要围绕项目目标、可交付成果和人员配置做出决定。要解决一个问题,也就是要找到原因,原因必须是未知的。

面对日益增加的成本和时间敏感的问题,你可以缓解一个问题,足以绕过它;你可能不需要现在就解决它(尽管这可能是有风险的),你可以只是绕过问题,继续前进。但是,如果有一个问题,而且你必须知道原因,那么就具体问题是什么找到一致意见,并避免过度泛化是很有用的。例如,一个问题可能被视为:"昨晚服务中断",或者更具体地说,"凌晨3点到4点之间服务中断",甚至更具体地说,"电子邮件服务在凌晨3点到4点之间中断"。你越是具体,你就越接近原因。

4.加强关系

即使是那些总是在家里工作的人也感觉到了 "呆在家里 "的压力。突然间,街角咖啡店的桌子或狗公园的友情都被痛失。当虚拟会议被PowerPoint幻灯片所淹没时,虚拟会议将无法填补社交互动的空白。打开视频,不要仅仅依赖小组音频通话。如果你的大型团体会议和技术可以容纳较小的分组,请提供这些更有吸引力的机会。

加强关系和保持更自然的势头的最好方法之一是花时间真正倾听。你的虚拟会议提供了一个机会,可以从你的泡沫之外获得一些意见。你的谈话与倾听的比例是多少?你是否在塑造一个回应,而不是真正地倾听对方的发言?仅仅允许别人提供一些意见是不够的,你需要注意,而不是仅仅等待轮到你再次发言。

我们知道目前的情况是暂时的,但有时感觉像是永远。你可以通过澄清或解读会议存在的原因并采取相应的行动来充分利用你的变焦时间。无论你是参与决策、解决问题、影响他人还是建立关系,虚拟会议都是在群体中有效工作的新常态。

关于Kepner-Tregoe

60多年来,Kepner-Tregoe已经使成千上万的公司有能力解决数百万个问题。我们为运营、制造、IT服务管理、技术支持和学习与发展领域的客户提供了一种数据驱动的、一致的、可扩展的方法。我们赋予你解决问题的能力。Kepner-Tregoe提供独特的技能发展和咨询服务的组合,专门用于揭示问题的根源,并永久地解决您的组织挑战。我们解决问题的方法将为任何希望提高质量和效率同时降低总体成本的公司提供可衡量的结果。

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