Arbeiten von zu Hause aus: Wie man motiviert und konzentriert bleibt

Sie haben Ihren Computer, Ihre Kontaktlisten und eine Reihe von Kommunikations-Apps. Sie haben eine ziemlich gute Vorstellung davon, an welchen Projekten Sie arbeiten müssen und mit wem Sie auf der Arbeit in Kontakt bleiben müssen. Aber Sie stellen fest, dass Sie schon lange auf die Lampe starren oder an den Lauf denken, den Sie für heute Mittag geplant haben. Sind das die Dinge, auf die Sie sich konzentrieren sollten? Wir haben einige Vorschläge, wie Sie sich neu orientieren und Ihre Prioritäten klar definieren können.

Die Situationsbeurteilung (SA) ist der KT-Ansatz, um herauszufinden:

  • Wo soll man anfangen?. (Es droht ein Abgabetermin, aber... vielleicht sollte ich eine Einkaufsliste machen und ich muss mich bei jemandem aus meinem Arbeitsteam melden...)
  • Wie man Situationen erkennt, die ein Handeln erfordern. (Daran kann ich erst arbeiten, wenn ich die Genehmigung habe... Ich muss noch Toilettenpapier besorgen...)
  • Wie man Themen, die sich überschneiden und verwirrend sind, auseinanderhalten kann. (Das Projekt liegt seit drei Monaten auf Eis und ich kann niemanden beim neuen Kunden erreichen...)
  • Wie man Prioritäten setzt. (Die Fristen werden immer kürzer; gibt es noch etwas anderes, das ich tun sollte...)
  • Wie man eine Reihe von gleichzeitigen Aktivitäten effizient verwaltet. (Alle meine direkten Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus, ...ist das ein guter Zeitpunkt für einen Anruf? Europa... ups, ich habe die Zeitverschiebung vergessen...)

Nehmen Sie sich die Zeit, eine Situationsanalyse Ihrer Heimarbeitssituation anhand dieser logischen Schritte vorzunehmen:

  • Erstellen Sie eine Liste: Dazu gehören Bedrohungen und Chancen sowie aktuelle oder künftige Anliegen, die Maßnahmen erfordern. Was sind die lästigen Probleme, von denen Sie wissen, dass etwas getan werden sollte?
  • Trennen und Klären von Belangen: Werden Sie konkret, was Ihre Aufgaben und Herausforderungen angeht. Gehen Sie von "Ich habe eine Menge zu tun" zu einer detaillierteren Liste spezifischer Aktivitäten über.
  • Berücksichtigen Sie Ernsthaftigkeit, Dringlichkeit und Wachstum: Legen Sie eine relative Priorität zwischen den Anliegen fest.  In einfachen Worten. Wie wichtig ist dies im Moment? Wann ist die Frist für die Erledigung, oder wird es zu einem ganz anderen Thema? Wenn ich nichts unternehme, wird es dann schlimmer werden und um wie viel?
  • Erforderliche Maßnahmen festlegen: Überlegen Sie, welche Entscheidungen, Probleme und Risiken analysiert werden müssen, um voranzukommen. Nicht jede Situation erfordert die gleiche Art von Maßnahmen.
  • Bestimmen Sie die benötigte Hilfe: Brauchen Sie Informationen und Engagement von anderen?

Die Liste: Erstellen Sie eine Liste mit den spezifischen Aufgaben, die Sie bei der Arbeit zu Hause noch erledigen können. Wenn diese Liste relativ überschaubar ist, können Sie auch häusliche Pflichten wie Hausunterricht, Beschaffung von Lebensmitteln, Kochen, Sport und Besuche bei Familie und Freunden aufnehmen. Bei der Arbeit kann es sich um den routinemäßigen Bericht handeln, der am Ende des Monats fällig ist, oder um ein Projekt, das seinen Termin verpasst, verschoben oder abgebrochen wird. Dies ist eine Liste von Dingen, die erledigt werden müssen. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie sich mit anderen Situationen befassen sollten, die möglicherweise Maßnahmen erfordern, für die Sie in geringerem Maße verantwortlich sind. Sie müssen nicht sofort handeln, aber wenn Sie diese Dinge auf die Liste setzen, können Sie künftige Überraschungen vermeiden. Wenn sich Ihr Arbeitsablauf an die wirtschaftlichen Realitäten anpasst, wird sich diese Liste ändern. Es werden nicht nur Projekte wegfallen, sondern es werden sich auch neue Möglichkeiten ergeben. Überlegen Sie, wie Sie neue Fähigkeiten hinzufügen können, die Ihnen bei Ihrer Arbeit helfen oder Sie besser vermarktbar machen. Nehmen Sie sich etwas Zeit für diese Liste und kommen Sie bei Bedarf darauf zurück.

Zu viel? Anstatt alles zu überblicken, sollten Sie Ihre erste Liste auf einen wichtigen Kunden oder ein einzelnes Projekt beschränken.

Trennen und klären Sie die Anliegen: Die meisten Punkte auf der Liste sind komplexer als sie auf den ersten Blick erscheinen. Aber selbst wenn ein Anliegen einfach ist, ist es dennoch sinnvoll zu prüfen, ob es aufgeschlüsselt werden sollte. Dies gilt insbesondere für das derzeitige, abwärts gerichtete Geschäftsumfeld. Um Ihre Liste zu klären, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • Handelt es sich um einen einzigen Punkt oder sind mehrere Maßnahmen, Genehmigungen oder Verbesserungen erforderlich?
  • Was meine ich damit? (Hat sich der Haushalt geändert? Ist die Art und Weise, wie ich das immer gemacht habe, noch sinnvoll?)
  • Was geschieht tatsächlich?
  • Welche weiteren Maßnahmen werden dadurch angeregt?
  • Kann ich die Art und Weise, wie dies gehandhabt wird, verbessern?

Diese Fragen helfen Ihnen, Aufgaben in ihre Bestandteile zu zerlegen. Zusammengenommen gehen diese Fragen unter die oberflächliche Beschreibung einer Situation, um harte Daten herauszufinden. Sie können den Schwerpunkt von der Meinung auf überprüfbare Informationen verlagern, indem Sie sich an andere wenden, um Fakten zu überprüfen oder Annahmen zu verifizieren. Andere Personen haben möglicherweise andere Informationen und damit auch andere Ansichten über dieselbe Situation. Ohne Klärung ist es möglich, dass die Beteiligten die anstehende Arbeit unterschiedlich einschätzen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu prüfen, ob alle, die an einem Punkt auf Ihrer Liste beteiligt sind, auf der gleichen Seite stehen.

Berücksichtigen Sie Ernsthaftigkeit, Dringlichkeit und Wachstum: Ein praktisches und systematisches Verfahren zur Priorisierung der Liste besteht darin, jeden Punkt anhand von drei Dimensionen zu betrachten. Diese Dimensionen können in jeder Situation, für jeden Inhalt und nur für Sie oder ein Team bei der Verfolgung eines gemeinsamen Ziels verwendet werden.

Um Ihre Liste nach Prioritäten zu ordnen, fragen Sie bei jedem Punkt nach:

  • Wie schwerwiegend sind die aktuellen Auswirkungen auf Mitarbeiter, Sicherheit, Kosten, Produktivität, Kunden, Ruf usw.? Wenn Sie andere Faktoren für die Prioritätensetzung haben, sollten Sie diese nutzen. Das Wichtigste ist, dass sich die wichtigsten Interessengruppen darüber einig sind, was wichtig ist.
  • Wie schnell wird es schwierig, teuer oder unmöglich werden, dieses Problem in seiner jetzigen Form zu lösen? Innerhalb welcher Frist müssen Sie handeln?
  • Welche Anhaltspunkte gibt es dafür, dass die Schwere der Auswirkungen zunehmen wird? Wie schnell nimmt diese Wirkung zu und um wie viel?

Auf der Grundlage einer oder aller dieser Dimensionen können Sie beurteilen, dass ein Anliegen relativ wichtiger ist als ein anderes und daher zuerst berücksichtigt werden sollte. Sie können aber auch zu dem Schluss kommen, dass ein Punkt relativ unwichtig ist und später berücksichtigt werden sollte.

Erforderliche Maßnahmen festlegen: Bei der Erstellung Ihrer Liste, der Trennung und Klärung von Anliegen und der Festlegung von Prioritäten sollten Sie relevante Entscheidungen, Probleme und Möglichkeiten berücksichtigen. Auch wenn einige Punkte einfach sind, lohnt es sich, einen Moment auf die Liste zu schauen und zu überlegen:

  • Erfordert einer dieser Punkte eine Entscheidung, um voranzukommen?
  • Stellt die Frage ein Problem dar, das gelöst werden muss?
  • Wissen Sie angesichts der aktuellen Situation, was Sie am besten tun sollten?
  • Gibt es ein Dilemma bei der Frage, welche Maßnahme am besten geeignet ist?
  • Gibt es Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um mögliche künftige Probleme im Zusammenhang mit diesem Punkt zu vermeiden?
  • Muss ein Plan erstellt werden, um eine Entscheidung oder eine zukünftige Aktivität abzusichern?

Wenn die Antwort "Ja" lautet, können Sie Ihren Plänen entsprechende Aufgaben hinzufügen, um die besten Ergebnisse für Ihre Tätigkeit zu erzielen, je nachdem, was getan werden muss, um bei bestimmten Themen voranzukommen. Wenn Sie wissen, wo Sie sich in Bezug auf die obigen Fragen befinden, können Sie entscheiden, welche Maßnahmen zuerst in Angriff genommen werden müssen.

Es gibt keinen Grund, Zeit mit Arbeiten zu vergeuden, die nicht erledigt werden sollten, bis Entscheidungen getroffen werden, und es kann sein, dass Sie jetzt Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass Ihre Arbeit relevant bleibt. Wenn Sie z. B. an einer Stellenbeschreibung für eine wichtige Neueinstellung gearbeitet haben, muss dann eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob diese Stelle weitergeführt werden soll? Wenn Ihr wichtigstes Arbeitsprojekt plötzlich wegfällt, haben Sie dann Zeit, sich auf den Aufbau neuer Fähigkeiten zu konzentrieren? Bei Entscheidungen, die schnell getroffen werden müssen, ist es von Vorteil, wenn Sie einige wichtige Ziele und einige der offensichtlichen Risiken ermitteln.

Denken Sie über die benötigte Hilfe nach: Sie arbeiten vielleicht allein, aber Sie sind nicht allein. Die meisten Anliegen erfordern die Hilfe anderer, um erfolgreich gelöst zu werden, vor allem solche, die sehr dringend sind. Zu den Gruppen gehören diejenigen, die die Verwendung von Ressourcen genehmigen, diejenigen, die die Arbeit im Zusammenhang mit diesen Maßnahmen durchführen, und diejenigen, die die Ergebnisse dieser Maßnahmen nutzen. Sie sind Ihre wichtigsten Interessenvertreter und sollten in die Diskussionen einbezogen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie klären, wer an jedem Punkt beteiligt ist, und besprechen Sie mit ihnen die Dringlichkeit und Priorität. Nutzen Sie diese Kommunikations-Apps und nehmen Sie sich die Zeit, um die anstehenden Aufgaben zu klären.

Sobald Sie die Dinge identifiziert haben, bei denen Handlungsbedarf besteht, diese nach Bedarf in einzelne Komponenten unterteilt haben, Prioritäten festgelegt und die Maßnahmen und Personen bestimmt haben, die für die Umsetzung erforderlich sind, verfügen Sie über eine nach Prioritäten geordnete Liste klarer Maßnahmen mit Zuständigkeiten und Fälligkeitsdaten, anhand derer Sie arbeiten können.

Diese informelle Anwendung von Techniken zur Situationsbewertung kann Ihnen dabei helfen, Ihren Tag - und Ihre Woche - auf das Wesentliche zu konzentrieren, und kann die Zeit- und Energieverschwendung erheblich reduzieren. Durch die Anwendung dieser Techniken können Sie Prioritäten rationaler setzen und kommunizieren und effektiver arbeiten. Wenn neue Aufgaben oder Herausforderungen auftauchen, können die SA-Schritte helfen, diese zu klären und zu priorisieren, während sich Ihre Arbeits- und Lebenssituation weiter entwickelt.

Während Spontaneität die Dinge interessant hält, ist es immer eine Herausforderung, die Produktivität aufrechtzuerhalten, vor allem, wenn der normale Tagesablauf verschwunden ist. In der Realität kommen ständig neue Informationen ans Licht, und Ihre Liste wird sich ändern. Aber die SA kann Ihnen helfen, sich zu konzentrieren und nach vorne zu schauen, während Sie Ihr Privat- und Arbeitsleben während der Covid-19-Pandemie anpassen.

Über Kepner-Tregoe

Seit über 60 Jahren hat Kepner-Tregoe Tausende von Unternehmen bei der Lösung von Millionen von Problemen unterstützt. Wir bieten einen datengesteuerten, konsistenten, skalierbaren Ansatz für Kunden in den Bereichen Betrieb, Fertigung, IT-Service-Management, technischer Support sowie Lernen und Entwicklung. Wir befähigen Sie, Probleme zu lösen. Kepner-Tregoe bietet eine einzigartige Kombination aus Kompetenzentwicklung und Beratungsleistungen, die speziell darauf ausgerichtet ist, die Ursache von Problemen aufzudecken und Ihre organisatorischen Herausforderungen dauerhaft zu lösen. Unser Problemlösungsansatz liefert messbare Ergebnisse für jedes Unternehmen, das Qualität und Effektivität verbessern und gleichzeitig die Gesamtkosten senken möchte.

Die folgenden Organisationen bieten aktuelle Informationen über den Status des COVID-19-Virus: Europäisches Zentrum für Seuchenkontrolle und -prävention, US-amerikanische Zentren für Seuchenkontrolle und -prävention und die Weltgesundheitsorganisation.

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