在家工作:如何保持积极性和专注性

你有你的电脑,你的联系人名单和一系列的通信应用程序。你对自己需要做哪些项目,以及在工作中要与谁保持联系有一个相当好的想法。但你意识到你已经盯着那盏灯看了很久,或者在想你计划在中午的时候跑步。这些都是你应该关注的事情吗? 我们有一些建议,关于如何重新集中精力,让这些优先事项得到明确界定。

情况评估(SA)是用于弄清情况的KT方法。

  • 从哪里开始. (有一个最后期限迫在眉睫,但是......也许我应该做一个杂货清单,我需要和我的工作团队中的某个人确认一下......)
  • 如何识别需要采取行动的情况。 (在得到批准之前,我不能进行这项工作......我还需要买一些卫生纸......)
  • 如何分解那些重叠和混乱的问题。 (那个项目被搁置了三个月,我无法联系到新客户的任何人...)
  • 如何确定优先事项。 (最后期限越来越多,也越来越少;是否有其他事情我应该做......)
  • 如何有效地管理一些同时进行的活动。 (我所有的直接报告都在家里工作,......现在是打电话的好时机吗? 欧洲......哎呀,我忘了时差的问题......)

利用这些逻辑步骤,抽出时间对你的在家工作情况进行一次情况评估。

  • 制定一个清单。 这包括威胁和机会,以及需要采取行动的当前或未来的关切。 哪些是你知道应该做些什么的令人烦恼的问题?
  • 分开并澄清关注的问题: 具体了解你的责任和挑战。 从 "我有很多事情要做 "转变为更详细的具体活动清单。
  • 考虑严肃性、紧迫性和成长性。确定各关注点的相对优先次序。  用简单的话来说。这事现在有多重要? 什么时候是完成这项工作的最后期限,否则就完全成了另一个问题? 如果我什么都不做,情况会不会变得更糟,会差多少?
  • 确定需要采取的行动。 考虑需要分析的决定、问题和风险,以便向前推进。 不是每一种情况都需要相同类型的行动。
  • 确定需要的帮助。 你是否需要别人的信息和承诺?

列表。 列一个清单,包括你在家里工作仍然可以执行的具体任务。如果这份清单相对简单,你也可以包括家庭责任,如家庭教育、食品采购、烹饪、锻炼和检查家人和朋友。对于工作来说,这可能包括月底要提交的例行报告,以及一个要错过最后期限、被推迟或取消的项目。这是一份需要做的事情的清单。这也是考虑其他可能需要采取行动的情况的时候,你的责任较轻。你不需要现在就对所有这些事情采取行动,但把它们加入清单可以帮助你避免未来的意外。随着你的工作流程适应经济现实,这份清单将发生变化。不仅是项目会消失,而且机会也会出现。考虑如何增加一些新的技能,以帮助你的工作或使你更有市场。花点时间看看这份清单,并在需要时回来看看。

太多了吗?与其调查所有的东西,不如考虑将你的初始清单限制在一个重要的客户或一个单一的项目上。

分开并澄清关注的问题。清单上的大多数项目比它们最初看起来要复杂得多。但是,即使一个问题很简单,检查一下它是否应该被分解也是有用的。这在当前的、呈下降趋势的商业环境中尤其如此。为了澄清你的清单,考虑问这些问题。

  • 这是一个单一的项目,还是需要一些行动、批准或完善的项目?
  • 我这样说是什么意思?(预算有变化吗?我一直以来的做法是否仍有意义?)
  • 实际上发生了什么?
  • 这说明了什么其他行动?
  • 我可以改进这种处理方式吗?

这些问题帮助你将任务分解成不同的组成部分。这些问题结合起来,可以深入到对情况的表面描述之下,引出真实的数据。你可以通过与他人联系以核实事实或验证假设,将重点从意见转移到可核实的信息。其他人可能有不同的信息,因此,对同一情况有不同的观点。如果不加以澄清,人们有可能对未来的工作有不同的评估。花点时间考虑一下,与你清单上的某个项目有关的每个人是否都在同一起跑线上。

考虑严肃性、紧迫性和增长。 对清单进行优先排序的一个实用而系统的过程是,从三个维度来考虑每个项目。这些维度可以在任何情况下,针对任何内容,仅由你或一个团队在追求共同目标时使用。

为了确定你的清单的优先次序,对每个项目都要问。

  • 目前对人员、安全、成本、生产力、客户、声誉等的影响有多严重? 如果你有其他指导性的优先考虑因素,请使用它们。 关键是在关键利益相关者之间就什么是重要的达成一致。
  • 要解决目前存在的这个问题,多长时间内会变得困难、昂贵或不可能?你采取行动的最后期限是什么?
  • 有什么证据表明,在影响方面的严重性会增长。 这种影响增长的速度有多快,有多大?

根据这些维度中的一个或全部,你可以判断一个关注点相对比另一个更重要,因此应该首先考虑。或者你可以判断一个项目相对不那么重要,应该稍后考虑。

确定需要采取的行动。 在建立你的清单,分离和澄清关注点,并确定优先事项的同时,考虑相关的决定、问题和机会。虽然有些项目很简单,但还是值得花点时间看一看清单,考虑一下。

  • 在这些项目中,是否有任何项目需要作出决定才能向前推进?
  • 该问题是否提出了一个需要解决的问题?
  • 鉴于目前的情况,你知道该采取的最佳行动吗?
  • 围绕着采取的最佳行动,是否存在两难的问题?
  • 是否要采取一些措施来避免未来可能出现的关于这个项目的麻烦?
  • 是否需要制定一个计划来保障某些决定或未来的活动?

如果答案是肯定的,你可以在你的计划中增加相关的任务,以便根据在具体问题上需要做的事情来保障你的活动取得最佳结果。了解你在上述问题上所处的位置将有助于你决定哪些行动需要首先解决。

没有理由把时间浪费在不应该做的工作上,直到做出决定,另外,你现在采取的行动可能会确保你所做的工作仍然具有相关性。例如,如果你正在为一个重要的新员工编写工作描述,是否需要就推进这个职位的工作做出决定?如果你的主要工作项目突然消失了,你是否有时间专注于培养一些新的技能?必须迅速做出的决定将从确定几个关键目标和一些明显的风险中受益。

思考需要的帮助。 你可能在独自工作,但你并不孤单。大多数关注的问题需要其他人的帮助才能成功解决,特别是那些高度紧急的问题。小组将包括那些批准使用资源的人,那些围绕这些行动开展工作的人,以及那些使用这些行动产出的人。他们是你的关键利益相关者,应该参与到讨论中。 确保澄清每个项目的参与人,并与他们讨论紧迫性和优先级。好好利用这些通信应用程序,花时间澄清摆在面前的工作。

一旦你确定了需要采取行动的事情,并在必要时将其分解为若干部分,确定了优先次序,并确定了完成这些事情所需的行动和人员,你现在就有了一份有明确责任和到期日期的优先行动清单,可以据此工作。

这种非正式地使用情况评估技术可以帮助你把一天和一周的重点放在重要的事情上,并可以大大减少时间和精力的浪费。通过使用这些技术,你可以更合理地设定和沟通优先事项,更有效地工作。当新的责任或挑战出现时,随着你的工作/生活状况的不断发展,SA步骤可以帮助你澄清并确定其优先次序。

虽然自发性使事情变得有趣,但保持生产力始终是一个挑战 ,特别是当一天的正常流程消失后。在现实中,新的信息不断涌现,你的清单会发生变化。但是使用SA可以帮助你在Covid-19大流行期间调整你的家庭生活和工作生活时获得一些焦点并展望未来。

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