エントロピーと闘いながらプロジェクトマネジメントの山を登る

150年以上前にクラウジウスがこの言葉を考案して以来、物理学者はエントロピーの概念と格闘してきました。簡単に言えば、エントロピーとは、自然の力が時間とともに物事を破壊し、より持続可能な状態に進化させることを意味します。例えば、フォードのピックアップトラックを30年間、家の前に置いておくとどうなるでしょうか。塗装がはげ、サビが発生し、エンジンが動かなくなり、本来の目的を果たすことができなくなってしまいます。その車が、積載量が増え、燃費が良くなった最新型のF150に魔法のように進化するとは誰も思わないでしょう。

残念ながら、エントロピーの法則は、プロジェクトのスコープ、計画、管理方法を含め、人生のほぼすべての面で当てはまります。サイクルタイムが長くなると、外部からの影響を受けて、せっかくの計画が崩壊したり、頓挫したりすることが増えます。これは、今までにないことをやろうとする研究開発の世界では特に顕著です。本来、研究開発プロジェクトは、完成までの道のりが曖昧で、失敗する可能性があるものですが、その可能性が高いのです。革新と新市場の開拓というプレッシャーに直面すると、エントロピーの存在を無視し、進歩ではなく結果に注目しがちです。これでは、リーダーシップとの難しい議論や、主要なステークホルダーの離反を招き、大きな介入をしなければプロジェクトが終わらないことになりかねません。

では、どうすればエントロピーに対抗し、山の向こうが見えないような長期プロジェクトを含め、すべてのプロジェクトを成功させることができるのでしょうか。ここでは、結果をよりよくコントロールし、プロジェクトマネジメントの山を登るための長い道のりをより効率的に登っていくためのヒントをご紹介します。

1.自分の出発点を理解する私は子供の頃、メジャーリーグの選手になることを夢見ていました。初めてウィッフルボールのバットを手にしたときから、自宅の裏庭はスリーリバーズ・スタジアムに変わり、私はフェンスに向かってスイングする若きバリー・ボンズになっていました。今日、私は空港のラウンジでプロジェクトマネジメントの課題について書いていますが、これは私の夢とは大きく異なるものです。事実、私はバリー・ボンズではなく、自宅の庭もスリーリバーズ・スタジアムではなく、バットもプラスチック製でした。私が夢を実現するためには、多くの進化が必要だったのです。ワールドシリーズで優勝する前に、バットを正しく持つことに集中すべきだったのかもしれない。プロジェクトでも同じことが言えます。スタート地点と次の現実的なマイルストーンを理解することは、長期的な成功を導くために重要です。

2.エントロピーには、「時間」と「外部からの影響」という2つの大きな要因があります。特に研究開発の世界では、プロジェクトの期間が3年を超えることもあります。この3年間で、私は5人の異なる人の下で働き、4つの国を旅し、3人の新しい姪を得て、2つの家に住みました。(企業にとってこの3年間は、12四半期分の決算発表とアナリストの期待にビジネスが対応しなければならない時期です。時間は、私たちに迫り、私たちの世界に複雑さを加える外部からの力の嵐をもたらします。目標や最終局面に目を向けることは重要ですが、プロジェクトを小さなサブプロジェクトに分割することで、新たな高みに到達することができ、3つの主な利点が得られます。まず、目の前にある仕事を体系的に計画し、実行することができます。次に、期間の短い小さなサブプロジェクトでは、作業に作用する外部からの影響の数を制限することができます。最後に、このアプローチは、今やるべきことの優先順位を高めるのに役立ちます。今週、あるお客様から「3年後に終了する開発プロジェクトの作業をどのように優先させればいいですか?いくつか質問をしてみたところ、答えは簡単でした。3年後のスケジュールに間に合わせるために、今達成しなければならないマイルストーンや成果物に優先順位をつけること、つまりプロジェクトマネジメントの用語でいうと クリティカルパス上のアイテムに優先順位をつけます。

3.クライアントと仕事をしていると、いかに多くの「知っていること」が偶然に任されているかに驚かされることがあります。最近、あるチームが新しい化学ポリマーを開発するためのプロジェクト計画を立てるのを手伝っていました。プロジェクトのタイムラインを作成していたとき、チームはテストサイクルに90日かかると仮定していました。私は彼らの想定に疑問を投げかけた。"テスト部門には、今後90日間、設備と専任のリソースをプロジェクトに充てる能力があるのですか?チームは電話で確認したところ、ラボにはすでに3つのプロジェクトがあり、完成までのタイムラインは当初の見積もりの2倍、最低でも6カ月後になることがわかったのです。

サイロを越えて質問をし、データに裏付けられていない可能性のある仮定に挑戦することで、障害を可視化し、プロジェクトの成果を高めることができます。もしこれらの障害をコントロールできなくても、少なくとも脱線箇所を特定し、その影響を管理することができます。また、確固たる情報を持つことで、期待値を変更する必要があるときに、リーダーやステークホルダーとの会話がスムーズになります。

このような潜在的な障害があるからこそ、私たちはプロジェクト実施前に「何が問題になるのか?このシンプルな質問により、潜在的な課題を提起し、データや情報を使って脅威を評価し、リスクを最小限に抑えることができます。私は、大失敗に終わったERP導入の事後レビューを担当したチームの一員でした。この変更により、導入後数週間は会社の出荷機能が停止し、何ヶ月にもわたって問題が発生しました。私は ERP の世界に入ったばかりだったので、参考にするために 「ERP 導入の失敗例」 を Google で検索してみることにしました。私の記憶が正しければ、私たちが検討した導入は、リストの上位10項目のすべてをチェックしていました。既知のリスクを考慮して計画を立てれば、このERP導入はもっと良い結果になったはずです。

必要性が発明の母であるとすれば、曖昧さはその嫌なおじさんです。プロジェクトに曖昧さが存在する場合、私たちは時間、コスト、パフォーマンス、リソース、期待値、目的などの仮定でその空白を埋める。フェルディナンド・レセップスがパナマ運河の建設を始める前にルートを調査したとき、彼はこの地域の天候が安定していると仮定しました。彼は、危険な雨季になると水位が35フィートも上昇することを知らなかったのです。悲劇的な仮定である。フランスの運河建設は失敗に終わり、22,000人が亡くなり、投資家は1兆2,871億円の損失を被りました。しかし、雨が降り始めた頃には、危険が迫っていることをいち早く察知することができたかもしれません。早期に仮定を明らかにすることで、プロジェクトマネージャー、リーダー、ステークホルダーは、従来の時間、コスト、パフォーマンスの指標にとらわれず、プロジェクトの期待値や進捗について共通の認識を持つことができます。あなたがプロジェクトマネジメントの山を進んでいるとき、多くの仮定はあなたが現在いる場所に基づいています。プロジェクトが進むにつれ、無効であることが判明した仮定を修正し、学んだことに基づいて新しい仮定を追加することは、効果的なプロジェクトコミュニケーションとリスク管理の鍵となります。

4.メンテナンスが必要プロジェクトの定義や計画に最善を尽くしたとしても、実施時には計画通りにいかないことが多いものです。なぜかというと、「動き」はエントロピーが支配する機会を作り出す外力の1つだからです。車道に置いてあるフォードのピックアップトラックを思い出してみてください。今回は放置するのではなく、駐車場から家に持ち帰ったその日に運転を始めました。モデルを研究し、設備を選び、お金を投資しました。もし、定期的なメンテナンス、洗車やワックスがけ、タイヤの空気圧チェックなどをしなかったらどうなるでしょう?車道に置いてあった車と同じような問題が発生します。プロジェクトには、計画通りに進んでいるか、タイミングやリソースの調整が必要な今後のタスクはないかなど、実行に移す際に発生するさまざまな問題を定期的にチェックする必要があります。毎日のスタンドアップミーティング、正式なレビュー、プロジェクトのパフォーマンスについての定期的な質問などは、実装のエントロピーに対抗するために必要なことです。

また、お客様の期待や範囲の変更、予算に影響を与える経済状況の変化、その他のリスク要因が頭をもたげるなど、実装の「ポットホール」にぶつかった場合には、特別なメンテナンスが必要になります。このような問題が発生した場合には、現在の状況を再確認し、新たな期待と目標に向けてコースを修正する必要があります。

プロジェクトが長期化し、複雑になればなるほど、特に遠くの地形を見たことがない場合は、エントロピーのリスクが高まります。自分が何を始めようとしているのかを理解し、より小さな目標を設定し、既知のことを計画し、前提条件を整理し、プロジェクトのメンテナンスを行うことで、時間の経過とともに現れる外部からの影響を排除することができます。エントロピーに管理されるのではなく、計画の中でエントロピーの影響を管理することができるのです。

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