Kampf gegen die Entropie beim Erklimmen des Projektmanagement-Berges

Seit Clausius den Begriff vor über 150 Jahren erfand, haben Physiker mit dem Konzept der Entropie gerungen. Einfach ausgedrückt bedeutet Entropie, dass natürliche Kräfte Dinge im Laufe der Zeit zerstören, anstatt ihnen zu helfen, sich zu einem nachhaltigeren Zustand zu entwickeln. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, was mit einem Ford Pickup passieren würde, der 30 Jahre lang in Ihrer Einfahrt steht. Der Lack würde abblättern, Rost würde sich bilden, der Motor würde festsitzen und der Lkw wäre nicht mehr in der Lage, seinen ursprünglichen Zweck zu erfüllen. Niemand von uns würde erwarten, dass sich dieses Fahrzeug auf magische Weise in das neueste Modell des F150 mit höherer Nutzlast und besserem Benzinverbrauch verwandelt.

Leider gilt das Gesetz der Entropie für praktisch jeden Aspekt des Lebens, auch für die Art und Weise, wie wir Projekte einteilen, planen und verwalten. Bei langen Durchlaufzeiten gibt es immer mehr äußere Einflüsse, die zur Dekonstruktion und Entgleisung unserer am besten ausgearbeiteten Pläne beitragen. Dies gilt insbesondere für die Welt der Forschung und Entwicklung, wo wir versuchen, Dinge zu tun, die noch nie zuvor getan wurden. Es liegt in der Natur der Sache, dass bei F&E-Projekten der Weg bis zur Fertigstellung ungewiss ist und dass ein Scheitern nicht nur möglich, sondern wahrscheinlich ist. Angesichts des Drucks, innovativ zu sein und neue Märkte zu erschließen, neigen wir dazu, die Existenz der Entropie zu ignorieren und uns auf die Ergebnisse statt auf den Fortschritt zu konzentrieren. Dies kann zu schwierigen Diskussionen mit den Führungskräften, zur Entmündigung wichtiger Interessengruppen und zu einem Projekt führen, das ohne erhebliche Eingriffe nie zu Ende gebracht werden kann.

Wie können wir also die Entropie bekämpfen und den Erfolg all unserer Projekte sicherstellen, auch bei langfristigen Projekten, bei denen wir die andere Seite des Berges nicht sehen können? Im Folgenden finden Sie Tipps, die Ihnen helfen können, die Ergebnisse besser zu kontrollieren und den langen und komplizierten Weg auf den Berg des Projektmanagements effizienter zu bewältigen.

1. Verstehen Sie Ihre Ausgangssituation. Als Kind träumte ich davon, in der Major League Baseball zu spielen. Als ich das erste Mal einen Whiffle-Ball-Schläger in die Hand nahm, verwandelte sich mein Hinterhof in das Three Rivers Stadium und ich wurde zu einem jungen Barry Bonds, der um die Zäune schwang. Heute sitze ich in einer Flughafenlounge und schreibe über die Herausforderungen des Projektmanagements - eine große Abweichung von meinem Traum. Tatsache ist, dass ich nicht Barry Bonds bin, dass mein Garten nicht das Three Rivers Stadium war und dass mein Schläger aus Plastik war. Es musste eine Menge passieren, um meinen Traum zu verwirklichen. Vielleicht hätte ich mich darauf konzentrieren sollen, den Schläger richtig zu halten, bevor ich die World Series gewann. Das Gleiche gilt für Projekte. Die Kenntnis des Ausgangspunkts und des nächsten realistischen Meilensteins ist entscheidend für den längerfristigen Erfolg.

2. Entropie hat zwei Hauptursachen: Zeit und äußere Einflüsse. Projekte, vor allem in der Welt der Forschung und Entwicklung, können weit mehr als drei Jahre in Anspruch nehmen. In den letzten drei Jahren habe ich für fünf verschiedene Leute gearbeitet, bin in vier Länder gereist, habe drei neue Nichten bekommen und in zwei Häusern gewohnt. (Für Unternehmen bedeuten diese drei Jahre 12 Quartale voller Gewinnmitteilungen und Analystenerwartungen, auf die das Unternehmen reagieren muss. Die Zeit bringt eine Flut von externen Kräften mit sich, die auf uns einwirken und unsere Welt noch komplexer machen. Es ist zwar wichtig, das Ziel und das Endspiel im Auge zu behalten, aber die Aufteilung von Projekten in kleinere Teilprojekte kann uns auf ein neues Plateau und einen Aussichtspunkt bringen, der drei wesentliche Vorteile bietet. Erstens können wir so die Arbeit in unserem unmittelbaren Blickfeld systematisch planen und ausführen. Zweitens begrenzen kleinere Teilprojekte mit kürzerer Dauer die Zahl der externen Einflüsse, die auf die Arbeit einwirken können. Und schließlich können wir auf diese Weise besser priorisieren, was jetzt getan werden muss. Diese Woche wurde ich von einem Kunden gefragt: "Wie setze ich Prioritäten bei der Arbeit an einem Entwicklungsprojekt, das erst in drei Jahren abgeschlossen sein wird?" Nachdem er mir einige Fragen gestellt hatte, war die Antwort ganz einfach: Man muss die Meilensteine und Leistungen priorisieren, die jetzt erledigt werden müssen, um den Zeitplan in drei Jahren einhalten zu können, oder in der Fachsprache des Projektmanagements, Priorisierung der Elemente auf dem kritischen Pfad.

3. Machen Sie Ihre Annahmen frühzeitig bekannt und wissen Sie, was man wissen kann.Bei der Arbeit mit Kunden bin ich oft überrascht, wie viele "bekannte" Dinge dem Zufall überlassen werden. Vor kurzem habe ich einem Team bei der Erstellung von Projektplänen für die Entwicklung eines neuen chemischen Polymers geholfen. Bei der Ausarbeitung des Projektzeitplans ging das Team davon aus, dass der Testzyklus 90 Tage dauern würde, da ein Chemiker für 90 Tage benötigt wurde. Ich stellte diese Annahme in Frage, indem ich fragte: "Sind Sie sicher, dass die Testabteilung die Kapazität hat, Einrichtungen und eine Vollzeitkraft für Ihr Projekt für die nächsten 90 Tage bereitzustellen?" Das Team rief an, um sich zu vergewissern, und erfuhr, dass bereits drei Projekte im Labor liefen und die voraussichtliche Zeitspanne bis zur Fertigstellung mindestens sechs Monate betragen würde, also doppelt so lang wie ursprünglich angenommen.

Das Stellen von Fragen über Silos hinweg und das Infragestellen von Annahmen, die möglicherweise nicht durch Daten gestützt werden, führt zu besseren Projektergebnissen, da Hindernisse sichtbar gemacht werden. Wenn wir diese Hindernisse auch nicht kontrollieren können, so können wir doch zumindest die Entgleisungsbereiche identifizieren und die Auswirkungen in den Griff bekommen. Harte Informationen erleichtern auch Gespräche mit Führungskräften und Interessengruppen, wenn sich die Erwartungen ändern müssen.

Diese potenziellen Hindernisse sind der Grund, warum wir vor der Projektdurchführung die Frage stellen: "Was könnte schief gehen?". Mit dieser einfachen Frage können wir potenzielle Herausforderungen aufzeigen und dann Daten und Informationen nutzen, um die Bedrohung zu bewerten und die Risiken zu minimieren. Ich gehörte zu einem Team, das mit der Postmortem-Überprüfung einer ERP-Implementierung beauftragt war, die furchtbar schief lief. Die Umstellung legte die Versandfunktion des Unternehmens für Wochen nach der Einführung lahm und verursachte monatelang Probleme. Da ich neu in der ERP-Welt war, beschloss ich, "Top ERP-Implementierungsfehler" zu googeln, um mir einen Anhaltspunkt zu verschaffen. Wenn ich mich recht erinnere, wurde bei der von uns überprüften Implementierung jeder einzelne der 10 wichtigsten Punkte auf der Liste abgehakt. Durch die Planung für "bekannte" Risiken hätte diese ERP-Implementierung ein viel günstigeres Ergebnis haben können.

Wenn die Notwendigkeit die Mutter der Erfindung ist, dann ist die Unklarheit ihr böser Onkel. Wo bei Projekten Unklarheit herrscht, füllen wir diese Lücke mit Annahmen zu Zeit, Kosten, Leistung, Ressourcen, Erwartungen und Zweck. Als Ferdinand De Lesseps vor Baubeginn die Route des Panamakanals untersuchte, ging er davon aus, dass die Wetterbedingungen in der Region stabil seien. Er war sich nicht bewusst, dass die tückische Regenzeit den Wasserstand um bis zu 35 Fuß ansteigen lassen würde. Eine verhängnisvolle Annahme! Frankreichs Versuch, den Kanal zu bauen, scheiterte, 22.000 Menschen starben und die Investoren verloren $287 Millionen. Das frühzeitige Bekanntwerden dieser Annahme hätte das Projekt vielleicht nicht verhindern können, aber es hätte einen frühzeitigen Einblick in die drohende Gefahr geben können, als der Regen einsetzte. Das frühzeitige Aufzeigen von Annahmen hilft Projektmanagern, Führungskräften und Stakeholdern, eine gemeinsame Basis für Projekterwartungen und -fortschritte außerhalb der traditionellen Zeit-, Kosten- und Leistungskennzahlen zu finden. Wenn Sie sich auf dem Berg des Projektmanagements bewegen, basieren viele Annahmen auf dem heutigen Stand. Im Laufe des Projekts ist es für eine effektive Projektkommunikation und ein effektives Risikomanagement unerlässlich, Annahmen, die sich als ungültig erwiesen haben, zu korrigieren und neue Annahmen auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse hinzuzufügen.

4. Wartung ist erforderlich. Selbst wenn wir bei der Definition und Planung eines Projekts die bestmögliche Arbeit geleistet haben, laufen die Dinge bei der Umsetzung oft nicht wie geplant. Der Grund dafür ist, dass Bewegung eine der äußeren Kräfte ist, die der Entropie die Möglichkeit geben, die Oberhand zu gewinnen. Denken Sie an unseren Ford Pickup in der Einfahrt. Diesmal lassen wir ihn nicht einfach stehen, sondern fahren ihn gleich am Tag, an dem wir ihn vom Parkplatz abholen. Wir haben uns über die Modelle informiert, die Ausstattungsmerkmale ausgewählt und das Geld investiert. Was passiert, wenn wir die Routinewartung nicht durchführen, ihn nicht waschen und wachsen und den Reifendruck nicht überprüfen? Es hat ähnliche Probleme wie das Auto, das in der Einfahrt stand. Projekte müssen routinemäßig überprüft werden, z. B. im Hinblick auf die Planerfüllung, anstehende Aufgaben, die eine Anpassung des Zeitplans oder der Ressourcen erfordern, und eine Vielzahl anderer Aspekte, die mit der Umsetzung einhergehen. Tägliche Besprechungen, formelle Überprüfungen und das regelmäßige Stellen kritischer Fragen zur Projektleistung sind notwendig, um die Entropie der Implementierung zu bekämpfen.

Es gibt auch spezielle Wartungsarbeiten, die durchgeführt werden müssen, wenn wir auf ein "Schlagloch" bei der Umsetzung stoßen, wie z. B. eine Änderung der Kundenerwartungen und des Umfangs, eine Änderung der wirtschaftlichen Bedingungen, die sich auf unser Budget auswirken, oder ein anderer Risikofaktor, der sein hässliches Haupt erhebt. Diese Probleme können dazu führen, dass wir unsere Position auf dem Berg überdenken und unseren Kurs ändern müssen, um die neuen Erwartungen und Ziele zu erreichen.

Je länger und komplexer ein Projekt ist, desto größer ist die Gefahr der Entropie, vor allem, wenn man das ferne Terrain noch nie gesehen hat. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wo Sie anfangen, kleinere Ziele setzen, für die bekannten Probleme planen, Ihre Annahmen darlegen und die Projektwartung durchführen, können Sie die äußeren Einflüsse, die sich im Laufe der Zeit ergeben, ausschalten. Sie werden die Auswirkungen der Entropie innerhalb Ihres Plans in den Griff bekommen, anstatt sich von der Entropie beherrschen zu lassen.

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