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Warum das, was man heute tun kann, auf morgen verschieben?

Von Gary R. Miller

Kepner-Tregoe - Unabhängiger Auftragnehmer

Diese Frage hörte ich oft von meinen Eltern, und es war klar, dass sie nicht wirklich eine Antwort wollten, lange bevor ich das Konzept einer rhetorischen Frage verstand. Als Projektleiter ist dies jedoch eine Frage, über die es sich lohnt, nachzudenken.

Ein Großteil des Projektmanagements konzentriert sich auf die Arbeitspakete, die auf dem kritischen Pfad liegen, und darauf, wie sie am besten verwaltet werden können, um das Projekt termingerecht abzuschließen. So sollte es auch sein, aber was ist mit den Arbeitspaketen, die nicht auf dem kritischen Pfad liegen, die viel Spielraum haben, die fast jederzeit während des Projekts erledigt werden können? Sollten diese so schnell wie möglich erledigt werden oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden?

Meiner Meinung nach gibt es drei gute Gründe für die Verzögerung des Beginns eines Arbeitspakets: Auswirkungen auf die Leistung, die Kosten und den Zeitplan.

Leistung - Auch wenn ein Arbeitspaket keine Vorgänger hat, sollten Sie überlegen, ob eine Verzögerung des Beginns zu einer höheren Qualität der Arbeitsergebnisse führen könnte. Dies ist häufig der Fall, wenn mit Technologien gearbeitet wird, die sich schnell weiterentwickeln, oder wenn das Arbeitsergebnis nur eine begrenzte Haltbarkeit hat. Wenn Sie mit der Ausführung des Arbeitspakets bis zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt warten, können Sie möglicherweise ein frischeres oder verbessertes Produkt einbauen, solange sich dies nicht auf den Starttermin abhängiger Arbeitspakete auswirkt.

Es macht keinen Sinn, am Ende des Projekts festzustellen, dass die früh gekaufte Technologie aufgerüstet werden muss oder dass die vor Wochen gekauften und vorbereiteten Produkte (z. B. Kleber oder Lebensmittel) ihr Verfallsdatum überschritten haben.

Kosten - Arbeitspakete, die hohe Kosten verursachen, können auch gute Kandidaten für eine Verschiebung auf morgen sein. Der Kauf teurer Materialien zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt, bevor sie benötigt werden, kann Ihre Kostenleistungskennzahlen (z. B. die Earned-Value-Analyse) verfälschen, da Sie Geld für Artikel ausgeben, die erst später von Nutzen sind. Wenn diese Materialien Marktschwankungen unterliegen (wie z. B. Edelmetalle), können Sie auch nach einer Möglichkeit suchen, Geld zu sparen, indem Sie die Bestellung aufgeben, wenn der Preis niedrig ist.

Sollte das Projekt vor der Fertigstellung abgebrochen werden, entsteht durch den vorzeitigen Kauf zusätzlicher Bestand, der zurückgegeben oder entsorgt werden muss. Berücksichtigen Sie bei der Berechnung Ihrer späten Start- und Endtermine unbedingt die Vorlaufzeiten für Bestellungen und Lieferverzögerungen.

Zeit - Der Beginn der Umsetzung eines Projekts führt oft zu einer Flut von Aktivitäten. Oft gibt es wichtige Arbeitspakete auf dem kritischen Pfad, mit denen sofort begonnen werden muss, damit das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden kann, sowie viele Arbeitspakete auf dem unkritischen Pfad, mit denen begonnen werden könnte. Wenn für diese Arbeitspakete dieselben Ressourcen (einschließlich Personal, Anlagen, Ausrüstung und Material) benötigt werden, können Arbeitspakete, die nicht zum kritischen Pfad gehören, Ressourcen und Aufmerksamkeit vom kritischen Pfad abziehen. Selbst wenn diese Arbeitspakete keine Ressourcen gemeinsam nutzen, können sie die Aufmerksamkeit des Projektleiters von dem ablenken, wo sie am dringendsten benötigt wird. Eine Verzögerung des Beginns dieser Arbeitspakete um nur wenige Tage kann die Belastung für den Projektleiter und das Team verringern. Ein erfolgreicher Projektstart ist der Schlüssel zum Projekterfolg.

Wenn wir uns nun einig sind, dass es Gründe gibt, "das, was man heute erledigen kann, auf morgen zu verschieben", sollten wir darauf achten, nicht ins andere Extrem zu verfallen und alles bis zur letzten Minute aufzuschieben. Auf diese Weise verliert jedes Arbeitspaket seinen Spielraum und wird per Definition zu einem kritischen Pfad. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Arbeitspakete zum optimalen Zeitpunkt für den Projekterfolg beginnen und enden, und nicht, wie es dem Eigentümer des Arbeitspakets passt.

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