Die Ausweitung des Projektumfangs ist der Fluch eines jeden Projektleiters und bis zu einem gewissen Grad unvermeidlich. Zwar lässt sich ein Projekt am besten durch eine korrekte Definition kontrollieren, doch gibt es manchmal gute Gründe für eine Erweiterung oder Änderung eines Projekts. Die Welt entwickelt sich weiter, neue Daten werden entdeckt, externe Anforderungen von Kunden ändern sich, die Technologie entwickelt sich weiter, oder es treten andere Veränderungen auf. Ein schlechter Grund für die Änderung eines Projekts ist: "Wir haben es von Anfang an nicht richtig durchdacht." Mit den folgenden Überlegungen können Sie einen großen Teil der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs vermeiden oder bewältigen:
1. Beteiligen Sie die Betroffenen intensiv an der Projektplanung
In der Regel stellen wir Fragen, erstellen einen Anforderungsentwurf und überprüfen ihn dann mit den Beteiligten. Auch wenn die Risiken bekannt sind, liefern die Benutzer eine schlecht durchdachte Wunschliste, die sie dann immer wieder ergänzen und ihre Meinung ändern. Es ist hilfreich, die Stakeholder-Gruppe an der Erstellung des Projektstrukturplans zu beteiligen - nicht bis ins kleinste Detail, sondern bei der Formulierung der wichtigsten Ergebnisse. Auf diese Weise erhält man eine Vorstellung davon, was zu tun ist, und kann überprüfen, was wirklich getan werden kann.
2. Verwenden Sie die fünf Gründe
Eine einfache Technik, die Sie anwenden können, um die Realität zu überprüfen und hinter die Anforderungen zu kommen, ist Toyotas Fünf Gründe. Durch Fragen warum fünfmal hintereinander zu hören, erhöht das Verständnis. Zum Beispiel:
Was ist das Problem?
Wir müssen die Daten für die Inbetriebnahme unseres neuen Finanzsystems aufschieben.
Warum?
Wir können die neuen Serverkapazitäten nicht rechtzeitig installieren.
Warum?
Es gibt Beschränkungen für die Anzahl der Geräte pro Rack.
Warum?
Die Wärmeentwicklung ist hoch.
Warum?
Verwendung einer Maschine älterer Bauart.
Warum?
Weil es eine hohe Stabilität bietet.
Dieses Beispiel zeigt, dass unsere Herausforderung darin besteht, die historische Stabilität beizubehalten, aber die Kapazität schnell zu erhöhen. Damit verschiebt sich der Schwerpunkt weg von einem Projekt, bei dem es darum geht, mehr Platz für Serverfarmen zu finden, hin zu (vielleicht) der Suche nach Maschinen, die dieselbe Betriebszeit mit weniger Wärme liefern. Wenn vier oder fünf Gründe nicht genug sind, Befragung an die Leere fragt warum bis Sie die verfügbaren Informationen oder Ideen ausgeschöpft haben.
3. Aktives Risiko- und Chancenmanagement
Zu oft konzentriert sich das Risikomanagement auf offensichtliche Risiken wie Gebäude fängt Feuer ohne sich mit spezifischen Projektherausforderungen zu befassen. Wir sollten uns ständig darüber im Klaren sein, wie sich Veränderungen in unserem Umfeld auf ein Projekt auswirken oder es verbessern können. Bei der Verwaltung des Projektumfangs gilt unsere größte Sorge dem Geschäftsumfeld und den Ereignissen innerhalb und außerhalb der Organisation, die sich auf die Anforderungen auswirken könnten. Dies lässt sich leicht erreichen, indem man wöchentlich kurze Sitzungen mit den Stakeholdern durchführt und dabei diesen einfachen Rahmen verwendet:
- Welche Themen wirken sich auf dieses Projekt aus?/Wie?
- Was sind die Auswirkungen und/oder potenziellen Auswirkungen?
- Führen Sie die spezifischen Risiken und Chancen, die wahrscheinlichen Ursachen und die möglichen Maßnahmen auf.
- Entscheiden Sie, welche Risiken und Chancen Sie vorerst ignorieren, genau beobachten oder wahrnehmen wollen.
4. Annahmen sichtbar halten
Jedes Projekt beruht auf vielen Annahmen. Projektannahmen können sich auf Märkte, Lohnsätze, verfügbare Technologien, gesetzliche Beschränkungen, Gewinnspannen für Produkte und Dienstleistungen und sogar auf die Art des Geschäfts beziehen. Bei jeder Änderung der Annahmen muss der Projektumfang möglicherweise angepasst werden. Eine Frühwarnsystem verwaltet Unterbrechungen. Im Extremfall könnte eine größere Veränderung der Annahmen bedeuten, dass das Projekt schnell beendet werden muss, um die Verschwendung von Ressourcen zu minimieren.
Bei der Verwaltung des Spielraums geht es vor allem darum, auf die kleinen Dinge zu achten. Diese praktischen Techniken sind kein Ersatz für die Projektmanagement-Kenntnisse oder andere große Theorie- und Wissensbestände. Die Hinweise darauf, dass sich die Dinge verändern, finden sich überall um uns herum, wenn wir uns entscheiden, auf sie zu hören und sie wahrzunehmen.
