Quand les projets changent ou grandissent : Gérer la dérive de la portée

La dérive du projet est le fléau de tout chef de projet et, dans une certaine mesure, inévitable. Bien que le meilleur moyen de le contrôler soit de définir correctement un projet, il existe parfois de bonnes raisons de le prolonger ou de le modifier. Le monde évolue, de nouvelles données sont découvertes, les demandes externes des clients changent, la technologie progresse ou d'autres changements se produisent. Une mauvaise raison de modifier un projet est "nous n'y avons pas pensé correctement dès le départ". Vous pouvez éviter ou gérer une grande partie de la dérive du projet en utilisant les idées suivantes :

1. Impliquer profondément les parties prenantes dans la planification du projet

En général, nous posons des questions, rédigeons des exigences, puis les révisons avec les parties prenantes. Même si les risques sont bien connus, les utilisateurs fournissent une liste de souhaits mal pensée, puis ne cessent de la compléter et de changer d'avis. Il est utile de faire participer le groupe de parties prenantes à la production de la structure de répartition du travail, non pas dans les moindres détails, mais en définissant les principaux éléments livrables. Cela permet d'apprécier ce qui doit être fait et de vérifier ce qui peut être fait.

2. Utilisez les cinq pourquoi

Une technique simple que vous pouvez utiliser pour vérifier la réalité et vous mettre à l'abri des exigences est celle de Toyota. Cinq raisons. En demandant pourquoi cinq fois de suite, vous augmentez la compréhension. Par exemple :

Quel est le problème ?
Besoin de retarder les données de mise en service de notre nouveau système financier.
Pourquoi ?
Nous ne pouvons pas installer la nouvelle capacité du serveur à temps.
Pourquoi ?
Il existe des restrictions quant au nombre de machines par rack.
Pourquoi ?
La chaleur générée est élevée.
Pourquoi ?
Utilisation d'une machine de conception plus ancienne.
Pourquoi ?
Parce qu'il offre une grande stabilité.

Cet exemple révèle que notre défi consiste à maintenir une stabilité historique, mais à augmenter rapidement la capacité. Il s'éloigne d'un projet visant à trouver plus d'espace pour les fermes de serveurs pour se concentrer (peut-être) sur l'identification de machines qui offrent le même temps de fonctionnement avec moins de chaleur. Si quatre ou cinq "pourquoi" ne suffisent pas, questionnement sur le vide demande pourquoi jusqu'à ce que vous ayez épuisé toutes les informations ou idées disponibles.

3. Gérer activement les risques et les opportunités

Trop souvent, la gestion des risques se concentre sur les risques évidents tels que un bâtiment prend feu sans explorer les défis spécifiques du projet. Nous devons nous efforcer d'apprécier en permanence la manière dont les changements qui nous entourent peuvent avoir un impact sur un projet ou l'améliorer. Pour la gestion de la portée, notre plus grande préoccupation est l'environnement commercial et les événements internes et externes à l'organisation qui pourraient affecter les exigences. Il est facile d'y parvenir en organisant de brèves sessions hebdomadaires sur les enjeux avec les parties prenantes, en utilisant ce cadre simple :

  • Quelles sont les questions qui ont un impact sur ce projet ? comment ?
  • Quel est l'impact et/ou l'impact potentiel ?
  • Dressez la liste des risques et des opportunités spécifiques, des causes probables et des actions potentielles.
  • Choisissez les risques et les opportunités à ignorer pour le moment, à surveiller de près ou à agir.

4. Garder les hypothèses visibles

Tout projet repose sur de nombreuses hypothèses. Les hypothèses du projet peuvent concerner les marchés, les taux de rémunération, la technologie disponible, les restrictions réglementaires, les marges des produits et services et même la nature de l'entreprise. La portée du projet peut devoir être modifiée en fonction de tout changement d'hypothèses. Un site système d'alerte précoce gère les perturbations. Dans les cas extrêmes, un changement majeur dans les hypothèses pourrait signifier l'arrêt rapide du projet pour minimiser le gaspillage de ressources.

Gérer la portée, c'est avant tout faire attention aux petites choses. Ces techniques pratiques ne remplacent pas l'approche de la gestion de la portée. Corpus de connaissances en gestion de projet ou d'autres grands ensembles de théories et de connaissances. Les indices que les choses changent restent tout autour de nous, si nous choisissons de les écouter et de les voir.

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