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Pourquoi remettre à demain ce que vous pouvez faire aujourd'hui ?

Par Gary R. Miller

Kepner-Tregoe - Entrepreneur indépendant

C'est une question que j'entendais souvent de la part de mes parents, et il était clair qu'ils ne voulaient pas vraiment de réponse, bien avant que je comprenne le concept de question rhétorique. En tant que chef de projet, cependant, c'est une question qui mérite une réflexion approfondie.

La gestion de projet se concentre en grande partie sur les lots de travaux qui se trouvent sur le chemin critique et sur la meilleure façon de les gérer pour que le projet respecte le calendrier. C'est ainsi que cela doit être, mais qu'en est-il des lots de travaux qui ne se trouvent pas sur le chemin critique, ceux qui ont beaucoup de marge de manœuvre, ceux qui peuvent être réalisés presque à tout moment pendant le projet ? Doivent-ils être réalisés dès que possible ou remis à plus tard ?

À mon avis, il y a trois bonnes raisons de retarder le début d'un lot de travaux : l'impact sur les performances, le coût et le temps.

Performance - Même si un lot de travaux n'a pas d'antécédents, demandez-vous si le fait de retarder le début des travaux ne permettrait pas d'obtenir un produit livrable de meilleure qualité. C'est souvent le cas lorsqu'on travaille avec une technologie qui évolue rapidement ou lorsque le produit livrable a une durée de vie limitée. Attendre un moment ultérieur du projet pour exécuter le lot de travaux peut permettre d'incorporer un produit plus frais ou amélioré, à condition que cela n'ait pas d'incidence sur la date de début des lots de travaux dépendants.

Il n'est pas logique d'arriver à la fin du projet pour découvrir que la technologie que vous avez achetée tôt doit être mise à niveau ou que les produits (tels que les adhésifs ou les aliments) que vous avez achetés et préparés il y a plusieurs semaines ont dépassé leur date de péremption.

Coût - Les lots de travaux dont les livrables sont très coûteux peuvent également être de bons candidats pour une remise au lendemain. L'achat de matériaux coûteux au début d'un projet, avant qu'ils ne soient nécessaires, peut fausser vos mesures de performance des coûts (comme l'analyse de la valeur acquise) en dépensant de l'argent sur des éléments dont vous ne tirerez profit que plus tard. Si ces matériaux sont soumis aux fluctuations du marché (comme les métaux précieux), vous pouvez également chercher une occasion d'économiser de l'argent en passant la commande lorsque le prix est bas.

En outre, si le projet est annulé avant son achèvement, l'achat anticipé crée un stock supplémentaire qui doit être retourné ou éliminé. Assurez-vous de tenir compte des délais de commande et des retards de livraison lorsque vous calculez vos dates de début et de fin tardives.

Temps - Le début de la mise en œuvre d'un projet génère souvent un flot d'activités. Il y a souvent des lots de travaux clés du chemin critique qui doivent commencer immédiatement pour permettre l'achèvement du projet dans les délais, ainsi que de nombreux lots de travaux du chemin non critique qui pourraient être lancés. Lorsque ces lots de travaux nécessitent l'utilisation des mêmes ressources (y compris les personnes, les installations, les équipements et les matériaux), tout lot de travaux non critiques peut détourner les ressources et l'attention du chemin critique. Même si ces lots de travaux ne partagent pas de ressources, ils peuvent détourner l'attention du chef de projet de là où elle est le plus nécessaire. En retardant le début de ces lots de travaux, ne serait-ce que de quelques jours, on peut réduire la charge de travail du chef de projet et de l'équipe. Un démarrage réussi du projet est la clé de la réussite du projet.

Si nous convenons maintenant qu'il y a des raisons de "remettre à demain ce que l'on peut faire aujourd'hui", attention à ne pas aller à l'autre extrême et à tout remettre à la dernière minute. Ce faisant, vous enlevez la marge de manœuvre de chaque lot de travaux et, par définition, ils deviennent tous des chemins critiques. En tant que chef de projet, il vous incombe de vous assurer que les lots de travaux commencent et se terminent au moment optimal pour la réussite du projet et non à la convenance du propriétaire du lot de travaux.

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