nld

Waarom uitstellen tot morgen wat je vandaag kunt doen?

Door Gary R. Miller

Kepner-Tregoe - Onafhankelijke Aannemer

Dit is een vraag die ik vaak van mijn ouders heb gehoord, en het was duidelijk dat zij niet echt een antwoord wilden, lang voordat ik het concept van een retorische vraag begreep. Als projectmanager is dit echter een vraag waarover je eens goed moet nadenken.

Een groot deel van de aandacht van projectmanagement gaat uit naar die werkpakketten die op het kritieke pad liggen en hoe die het best kunnen worden beheerd om het project op tijd af te leveren. Zo hoort het ook, maar hoe zit het met die werkpakketten die niet op het kritieke pad liggen, die veel "float" hebben, die bijna op elk moment tijdens het project kunnen worden gedaan? Moeten die zo snel mogelijk worden gedaan of uitgesteld tot een later tijdstip?

Naar mijn mening zijn er drie goede redenen om de start van een werkpakket uit te stellen - gevolgen voor de prestaties, de kosten en de tijd.

Prestaties - Ook al heeft een werkpakket geen voorgangers, overweeg of uitstel van de start kan resulteren in een deliverable van hogere kwaliteit. Dit is vaak het geval wanneer gewerkt wordt met technologie die snel evolueert of wanneer het op te leveren product een beperkte houdbaarheidsdatum heeft. Wachten tot een later punt in het project om het werkpakket uit te voeren kan het mogelijk maken om een verser of geüpgraded product te integreren, zolang het maar geen impact heeft op de startdatum van afhankelijke werkpakketten.

Het heeft geen zin aan het einde van het project te ontdekken dat de technologie die u vroegtijdig hebt aangekocht, moet worden geüpgraded of dat de producten (zoals kleefstoffen of voedsel) die u weken geleden hebt gekocht en klaargemaakt, over hun houdbaarheidsdatum heen zijn.

Kostprijs - Werkpakketten met dure producten kunnen ook goede kandidaten zijn om uit te stellen tot morgen. Het kopen van dure materialen in een vroeg stadium van een project, voordat ze nodig zijn, kan uw kostenprestatie metrieken (zoals Earned Value Analysis) scheeftrekken door geld uit te geven aan items waar u pas later waarde van zult ontvangen. Als deze materialen onderhevig zijn aan marktschommelingen (zoals edele metalen) kunt u ook zoeken naar een mogelijkheid om geld te besparen door de bestelling te plaatsen wanneer de prijs laag is.

Bovendien, mocht het project worden geannuleerd voordat het klaar is, dan creëert vroeg kopen extra voorraad die moet worden geretourneerd of afgevoerd. Houd bij de berekening van uw late begin- en einddata rekening met de bestel- en leveringsvertragingen.

Tijd - De start van de uitvoering van een project genereert vaak een vlaag van activiteit. Vaak zijn er belangrijke werkpakketten op het kritieke pad die onmiddellijk moeten worden gestart om het project op tijd af te ronden, maar ook veel werkpakketten op het niet-kritieke pad die kunnen worden gestart. Als deze werkpakketten dezelfde middelen vereisen (inclusief mensen, faciliteiten, apparatuur en materialen), kunnen alle werkpakketten die niet op het kritieke pad liggen, middelen en aandacht wegtrekken van het kritieke pad. Zelfs als deze werkpakketten geen middelen delen, kunnen zij de aandacht van de projectmanager afleiden van waar die het meest nodig is. Het uitstellen van de start van deze werkpakketten met zelfs maar een paar dagen kan de druk op de projectmanager en het team verminderen. Een succesvolle start van het project is de sleutel tot een succesvol project.

Als we het er nu over eens zijn dat er redenen zijn om "uit te stellen tot morgen wat je vandaag kunt doen", wees dan voorzichtig om niet naar het andere uiterste te gaan en alles tot de laatste minuut uit te stellen. Als je dat doet, haal je de float uit elk werkpakket en worden het per definitie allemaal kritieke paden. Als projectmanager is het jouw taak om ervoor te zorgen dat de werkpakketten beginnen en eindigen op het optimale moment voor projectsucces en niet wanneer het de eigenaar van het werkpakket uitkomt.

Gerelateerd

Blog afbeelding 1
Wanneer projecten veranderen of groeien: Scope Creep managen
Blog afbeelding 1
Nieuwjaarsresoluties - Projectmanagement gebruiken om de voornemens van 2016 waar te maken

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!