今日できることを、なぜ明日に先送りするのか?

これは、私が修辞的質問という概念を理解するずっと前から、両親からよく聞かされていた質問であり、彼らが本当に答えを望んでいないことは明らかだった。しかし、プロジェクト・マネージャーとしては、これは相当考えなければならない質問である。

プロジェクトマネジメントでは、クリティカルパス上にあるワークパッケージと、それをどのように管理すればプロジェクトをスケジュール通りに進めることができるかに焦点が当てられている。しかし、クリティカルパス上にないワークパッケージ、フロートの多いワークパッケージ、プロジェクト中いつでもできるワークパッケージはどうでしょうか? できるだけ早くやるべきか、後回しにすべきか。

私の考えでは、ワークパッケージの開始を遅らせる正当な理由は、パフォーマンスへの影響、コスト、時間の3つである。

パフォーマンス - ワークパッケージに先行者がいない場合でも、開始時期を遅らせることで、より質の高い成果物が得られるかどうかを検討する。 これは、急速に進化する技術を扱う場合や、成果物の賞味期限が限られている場合によくあることです。プロジェクトの後半までワークパッケージの実行を待つことで、より新鮮な、またはアップグレードされた製品を取り入れることができるかもしれません。ただし、依存するワークパッケージの開始日に影響を与えない限りにおいて。

プロジェクトの終盤になって、早めに購入した技術のアップグレードが必要になったり、数週間前に購入して準備した製品(接着剤や食品など)が賞味期限切れになっていたりしては意味がありません。

コスト - 高コストの成果物があるワークパッケージも、明日まで先延ばしにするのに適している可能性があります。高価な材料をプロジェクトの初期に必要な分だけ購入すると、後々まで価値を見出せないものにお金を使うことになり、アーンドバリュー分析などのコストパフォーマンスの指標に歪みが生じる可能性があります。これらの材料が市場変動の影響を受ける場合(貴金属など)、価格が安いときに注文してお金を節約する機会を探すこともできます。

また、プロジェクトが途中でキャンセルされた場合、早めに購入することで返品や処分が必要な在庫が追加で発生します。 このように、発注のリードタイムと納期の遅れを考慮した上で、遅めの開始日と終了日を計算するようにしましょう。

時間 - プロジェクトの実行が始まると、多くの場合、慌ただしい動きが生まれます。多くの場合、プロジェクトを期限内に完了させるためにすぐに始めなければならない重要なクリティカルパス作業パッケージと、開始可能な非クリティカルパス作業パッケージが多数存在します。これらのワークパッケージが同じリソース(人、施設、設備、材料など)を使用する必要がある場合、クリティカルパスでないワークパッケージは、クリティカルパスからリソースとフォーカスを引き離す可能性があります。たとえこれらのワークパッケージがリソースを共有しないとしても、プロジェクトマネージャーの注意を最も必要なところから引き離す可能性があります。これらのワークパッケージの開始を数日でも遅らせることで、プロジェクトマネージャーとチームの負担を軽減することができます。プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの開始を成功させることが重要です。

今日できることを明日に回す」ことに意味があるとするならば、極端な話、すべてをギリギリまで先延ばしにしないように気をつけましょう。そうすると、すべてのワークパッケージから浮きがなくなり、クリティカルパスになってしまう。プロジェクトマネージャーとして、ワークパッケージの所有者の都合ではなく、プロジェクトの成功のために最適なタイミングでワークパッケージを開始し、終了するようにすることがあなたの仕事である。

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