新年の抱負-プロジェクトマネジメントを活用して2016年の抱負を実現する

2016年に入り、新年の抱負を考える季節がやってきましたが、そこにはお決まりの言葉が並んでいます。ここでは、TIME誌に掲載された「よくある新年の抱負」のトップ10をご紹介します。

- 体重を減らして健康になる
- 喫煙をやめる
- 新しいことを学ぶ
- 健康的な食事とダイエット
- 借金をしてお金を貯める
- 家族との時間を大切にする
- 新しい場所への旅
- ストレスを感じない
- ボランティア
- 飲む量を減らす

以上は、失敗しがちな個人的な抱負ですが、ビジネス上の抱負はどのようなものでしょうか。

- ターンオーバーの削減
- 運用コストの削減
- 大きな利益を生み出す
- 従業員のモラル向上
- マーケットシェアの拡大

個人的な新年の抱負と同じように、組織的な抱負も失敗に終わることが多いのではないでしょうか。決意の成功を妨げるものは何でしょうか?

つかみどころのない魔法の薬

痩せて健康になる」というのは、休日明けに誰もが思い浮かべることなので、ここではそれを比較対象とします。考えてみてください。人々が休日に太った体を元に戻すために魔法の薬を飲みたいと思うように、企業も目標を達成するために時間をかけずに手っ取り早い方法を求める。痩せようと決意するのは簡単ですが、実行するとなると人々は足を止めてしまいます。「20ポンド痩せたいんだけど、どうすればいいんだろう」。そして、結果が出ないと、パニックになり、フラストレーションがたまり、最終的には無関心になってしまうのです。組織的には、決意を表明するのは簡単かもしれませんが、それを実現するための方法を綿密に定義し、計画しなければ、正しく、効率的に、あるいはまったく実行することはできません。

組織は、先に進むためのプロジェクト・アプローチによって、新年の抱負に真剣に取り組むことができます。魔法の薬はありません。それには、プロジェクトマネジメントの専門知識をしっかりと身につけ、成功のために計画された明確なプロジェクトを使って、何をすべきかを明確にすることが必要です。例えば、Kepner-Tregoe社のプロジェクトマネジメントプロセスでは、プロジェクトを成功させるために3つの異なるフェーズを使用しています。 定義」「計画」「実行」です。この3つのフェーズは、明確な手順で構成されており、これに従うことで、組織は適切かつ効果的な行動を取ることができます。

プロジェクトステートメントと目的

減量療法を始める前に、自分の目標と使命を明確にしましょう。どのくらいの体重を減らしたいのか?いつまでに痩せたいのか?あなたのモチベーションは何ですか?何かのプロジェクトを始める前に。 DEFINE そのためには、明確なプロジェクトステートメントと、どのようにして価値を付加するかという目的を設定する必要があります。つまり、プロジェクトの期間、相対的なコスト、完成時に期待される結果などを簡潔にまとめたものです。これが質問の答えです。 WHAT はそのプロジェクトの意図ですか?そして、そのプロジェクトがどのように価値を付加するのか、または、どのような効果をもたらすのかを記載する必要があります。 WHY 私たちはこのプロジェクトのために、どのような最終目標に向かって、どのようなことをするのでしょうか?

作業内訳の作成、リソース要件の設定、責任の所在の明確化

運動と食事をどのように構成するか?偶然に減量計画を立てることはできません。計算された方法でなければなりません。食事の計画を立てなければ、食べ過ぎてしまうかもしれません。また、トレーニングも計画的に行わないと、オーバートレーニングになってしまい、怪我をする危険性があります。プロジェクトマネジメントでは、仕事の目的を明確にしたプロジェクトステートメントがあれば、次のステップとして、どのように仕事を進めていくかを明確にしたWBS(Work Breakdown Structure)を作成し、成果物と具体的なタスクを明確に記載します。

理解 HOW 仕事をするべきかどうか、チームは見積もりを始めることができます。 どのくらいの量 その作業にはコストがかかります。減量プログラムを計画するには、すべてのパズルのピースを配置するために必要な設備、食料、ビタミン、施設などに時間とお金がかかるため、自分のリソースを厳しく評価する必要があります。プロジェクトの定義では、プロジェクトを行うために必要なスキルを持った人、使用する機器、必要な設備などのコストを考慮して、どれだけの費用がかかるかを考えます。このステップを早めに行うことで、プロジェクトに必要なもののチェックリストができ、以下のことを考えることができます。 WHO は、必要とされるプロジェクトスキルを持っています。

シーケンスとスケジュール

ジムでは、特定の筋肉群を鍛えるトレーニングを別の日に行うことを意味します。栄養面では、1日のうちで特定のサプリメントや食品、カロリーの種類を摂るように食事をアレンジすることです。

プロジェクトの観点では WHAT ORDER その仕事は完成するのか?他の作業が行われるための自然な先例として、どのような作業が行われなければならないか?それぞれの作業にかかる時間は?プロジェクトのワークフローを図式化するための様々な手法があります。これらの手法は、プロジェクトマネージャーが、プロジェクトにかかる最小限の時間と、完璧に実行されなければプロジェクト全体のスケジュールが狂ってしまうような重要なタスクを特定するのに役立ちます。作業の順序付けは、スケジュールを組む前に行わなければならない。作業の順序付けができたら、あとは日付やカレンダーの時間を追加するだけだ。さらに、作業が異なる間隔で行われることで、プロジェクトに人を参加させることが容易になり、コンフリクトやオーバーワークを避けることができるはずです。

プランの保護

あなたは減量と運動の計画を立て、それをすべて書き記しました。素晴らしいですね。障害物がなく、その通りに実行されるとしたら。毎日、計画通りに食事をしますか?期待通りの運動ができますか?大晦日の夜に自信を持っていた規律のレベルを維持できますか?もし、ワークアウトの計画が予定通りに進まなかったら、そして、それが軌道を外れてしまったら、どうしますか?

人間には失敗がつきものですから、プロジェクトを思わぬ落とし穴から守るためには、事前に計画を立てることが大切です。プロジェクトで何かがうまくいかないことはよくあることです。完璧を期すことはできませんが、回避可能な問題を防ぐことはできません。A ounce of prevention is worth a pound of cure(1オンスの予防は1ポンドの治療に値する)」ということわざがあります。 KTのツールボックスの中には、将来を見通し、予防的・偶発的な行動を計画するためのリスク管理ツールである「潜在的問題分析」がある。組織の「ライフスタイル」の一部としてうまく統合されていれば、チームが「なぜ事前に考えなかったのか」と思うときに、このツールが救いの手となる。残念なことに、予防的計画の試みは弱いことが多いのです。

インプリメンテーション

その場しのぎのダイエットでは成功しません。効果的なダイエットを行うためには、綿密に練られた計画と、計画通りに進行するためのモニタリングやパフォーマンスのフィードバックを含む実行プロセスが必要です。計画されたプロジェクトと同様に、期待値に対するプロジェクトのパフォーマンスを監視し、必要に応じて不測の変化を反映した修正を行い、前に進むことが必要です。私たちの経験では、プロジェクトはただちに終了すべきではありません。プロジェクトを評価し、次のプロジェクトのために教訓を得るためのクローズアウトプロセスが必要なのです。考えてみてください。ワークアウトの計画を終えた後、自分の目標がどれだけ達成されたか、そして何が違っていたのかを振り返りたいと思いませんか?

明晰な思考のためのライフスタイル

本当の成果は、ダイエットがライフスタイルになったときに現れます。1ヶ月間、食生活を変えれば、5キロは痩せるかもしれませんが、すぐに元に戻ってしまいます。食生活を無期限に変えれば、体を変えることができます。プロジェクトマネジメントの研修を受ければ、良い情報が得られるでしょう。しかし、合理的なアプローチが組織や人々の仕事の進め方に浸透すると、明確な思考が組織のライフスタイルになります。

2016年になりました。あなたの組織では、今年は体を絞って健康になろうと決意したかもしれません。個人的な、そして組織的な決意を成功に導くための合理的なアプローチで行動するために、あなたはどのようなステップを踏みますか?

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