プロジェクトマネジメントスキルでリモートワークを改善

6月に米国が再開された際には 127人の企業リーダーへのアンケート によると、82%は今後、従業員の一部にリモートワークを許可することを計画しており、多くの人がオンサイトとリモートワークのハイブリッドモデルを予想しています。

従業員が自宅で仕事をすることで、効率化やコスト削減が実現する一方で、従業員のエンゲージメントやコミュニケーション、モメンタムの問題が発生することも少なくありません。このように効率と課題が混在する中で、一部の企業は従業員にプロジェクトマネジメント能力を持たせることで対応しています。

開始日と終了日が決まっている特定の任務や責任は、管理が必要なプロジェクトとみなすことができます。プロジェクトマネジメントのツールとスキルは、社員がより正確な計画を立て、期限を認識し、プロジェクト作業への関与を定義し計画することで、より効果的なコミュニケーションを可能にします。プロジェクトマネジメントの観点から、今後の方向性を検討してみてはいかがでしょうか。

1.自分のプロジェクトを体系的に管理することで、社員は進捗状況を把握し、効率的なコミュニケーションを図ることができます。フレックスタイム制を採用している従業員にとっては、仕事がきちんと構造化されており、途中に特定のマイルストーンがあれば、勢いが失われることはない。

プロジェクトを開始する前に定義することで、プロジェクトの目標、コスト、参加者、プロジェクトの成果が明確になります。

2.継続的な業務とは異なり、プロジェクトは始まり、終わります。実施前に計画を立てることで、社員は活動のタイムラインを作成し、他の人がいつ関与するかを検討し、今後の作業を具体的に説明する機会を得ることができます。

3.プロジェクト管理ツールは、作業をより小さな、管理可能なタスクに分割します。WBS(Work Breakdown Structure)は、プロジェクトのスコープ、コスト、スケジュールを統合することで、プロジェクトの作業を調整します。リモートワーカーにとって、WBSは何をすべきかを明確にするだけでなく、作業を組織化して監視し、何が進行しているか、何が達成されたか、何が待ち受けているかについての情報を共有するための基礎となるものです。

プロジェクト管理におけるLearn and Doのアプローチは、トレーニングを適切なものにし、新しいスキルの習得から実際に仕事で使うまでの移行を容易にします。

4.プロジェクトマネジメントのスキルを身につけると同時に、ワークフローに組み込むために、バーチャルプロジェクトマネジメントトレーニングが用意されています。どこにいても、フレキシブルな時間帯に、学んだスキルを自分のプロジェクトに応用することができます。

5.一般的なプロジェクトスコープでは、「何を」「なぜ」「どのように」「いつ」「どれだけ」という5つの要素を定義する。不確実な時代には、パンデミックに関連した出来事、労働力の変化、財務上の配慮、その他の混乱などにより、これらの要素が変化することがある。仕事をプロジェクトに整理することで、社員はこれらの変化に対応するために進行中のプロジェクトを修正する必要がある箇所を特定し、それがプロジェクトのスコープにどのような影響を与えるかを伝えることができます

優れたプロジェクトマネージャーは、プロジェクトが完了した時点で、プロジェクトをクローズアウトし、評価します。

6.社員は、次の責任、迫り来る締め切り、予期せぬ緊急事態のためにただ移動するのではなく、プロジェクトマネジメントのスキルを使ってプロジェクトを終了することで利益を得ることができます。また、次の同様のプロジェクトを計画・実行するための準備も整い、プロジェクトチームのメンバー、ステークホルダー、上司とプロジェクトに関する貴重な情報を共有することができます。

多くの組織では、リモートワークが新たな常識となりつつあります。プロジェクトマネジメントのスキルを高めることで、リモートワークをサポートし、期限や約束を明確にし、コミュニケーションやエンゲージメントのためのフレームワークを提供することができます。 パンデミックによるワークフローへの影響が恒久的なものではなく移行的なものであるため、このフレームワークは、生産性を維持するために組織が最大限に活用できる必要な構造を提供します。

ケプナー・トリゴーについて

世界の歴史が大きく変わろうとしているこの時期に、皆様がお元気でいらっしゃることを願っております。 ケプナー・トリゴーは、60年以上にわたり、大手企業が急激な変化の中で成功を収めるための支援を行ってきました。また、コンサルティングや能力開発を通じて、難解な問題を解決し、トラブルや問題処理のパフォーマンスを向上させ、企業の最も重要な課題に対応できる効果的なチームを作るお手伝いをしてきました。

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