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Améliorer le travail à distance grâce à des compétences en gestion de projet

Alors que les États-Unis commençaient à rouvrir en juin. enquête auprès de 127 chefs d'entreprise a révélé que 82% prévoyaient de permettre aux employés de travailler à distance de temps en temps à l'avenir, et que beaucoup prévoyaient un modèle hybride de travail sur place et à distance.

Si des gains d'efficacité et des économies peuvent être réalisés lorsque les employés travaillent à domicile, ils sont souvent compromis par des problèmes d'engagement, de communication et de dynamisme. Face à ce mélange de gains d'efficacité et de défis, certaines organisations réagissent en renforçant les capacités de gestion de projet de leur personnel.

Les missions et responsabilités spécifiques qui ont une date de début et de fin peuvent être considérées comme des projets qui doivent être gérés. Les outils et les compétences en matière de gestion de projet peuvent aider les employés à planifier avec plus de précision, à reconnaître les délais et à communiquer plus efficacement en définissant et en planifiant leur participation à un projet. Réfléchissez à la façon dont une perspective de gestion de projet peut être utilisée pour guider la voie à suivre.

1. En utilisant une approche systématique de gestion de projet pour suivre leurs propres projets, les employés peuvent suivre les progrès et communiquer efficacement. Les employés ayant des horaires de travail flexibles risquent moins de perdre leur élan lorsque le travail est bien structuré et comporte des étapes spécifiques.

La définition d'un projet avant son lancement permet de clarifier les objectifs du projet, son coût, les personnes impliquées et les résultats attendus.

2. Contrairement au travail opérationnel continu, les projets commencent et se terminent. En planifiant à l'avance, avant la mise en œuvre, les employés ont la possibilité de créer un calendrier d'activité, de déterminer si d'autres personnes sont impliquées et à quel moment, et de décrire spécifiquement le travail à venir.

3. Les outils de gestion de projet divisent le travail en tâches plus petites et plus faciles à gérer. La structure de répartition du travail (SRT) aligne le travail du projet en intégrant la portée, le coût et le calendrier du projet. Pour le travailleur à distance, la structure de répartition du travail ne se contente pas de clarifier ce qui doit être fait, elle fournit une base pour l'organisation et le suivi du travail et pour le partage d'informations sur ce qui se passe, ce qui a été réalisé et ce qui est à venir.

L'approche "apprendre et faire" de la gestion de projet rend la formation pertinente et facilite la transition entre l'apprentissage de nouvelles compétences et leur utilisation effective sur le lieu de travail.

4. Une formation virtuelle à la gestion de projet est disponible pour aider les employés à acquérir des compétences en gestion de projet tout en les intégrant dans leur flux de travail. De n'importe où, à des heures flexibles, les employés peuvent appliquer les compétences acquises à leurs propres projets.

5. Une portée de projet typique définira cinq éléments : quoi, pourquoi, comment, quand et combien. En période d'incertitude, ces éléments peuvent changer en raison d'événements liés à la pandémie, de changements dans la main-d'œuvre, de considérations financières et d'autres perturbations. L'organisation du travail en projets aide les employés à identifier les modifications qu'ils doivent apporter aux projets en cours pour répondre à ces changements et à communiquer la manière dont cela affectera la portée d'un projet.

Les bons gestionnaires de projets clôturent et évaluent les projets une fois qu'ils sont terminés.

6. Plutôt que de passer à la prochaine responsabilité, à l'échéance imminente ou à une urgence imprévue, les employés ont tout à gagner à utiliser les compétences en gestion de projet pour clôturer un projet. À ce moment-là, ils peuvent réfléchir aux défis qu'il a présentés et en tirer des leçons, être mieux préparés à planifier et à exécuter le prochain projet similaire et partager des informations précieuses sur le projet avec les membres de leur équipe, les parties prenantes et leurs supérieurs.

Le travail à distance continue d'être la nouvelle norme dans de nombreuses organisations. L'amélioration des compétences en gestion de projet offre une structure précieuse qui soutient le travail à distance, clarifie les délais et les engagements, et offre un cadre pour la communication et l'engagement. Alors que les effets de la pandémie sur les flux de travail se traduisent par une présence de transition plutôt que de permanence, ce cadre offre une structure indispensable dont les organisations peuvent tirer parti pour rester productives.

À propos de Kepner-Tregoe

Nous espérons tous que vous vous portez bien en cette période perturbatrice de l'histoire de notre monde. Depuis plus de 60 ans, notre société, Kepner-Tregoe, a eu l'occasion d'aider de grandes organisations à naviguer avec succès à travers des changements radicaux, à résoudre des problèmes insolubles et à augmenter les performances en matière de gestion des incidents et des problèmes grâce à des outils, des formations et des conseils - ce qui a conduit à des équipes hautement efficaces prêtes à répondre aux problèmes les plus critiques de votre entreprise.

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