新年愿望--利用项目管理来实现2016年的愿望

2016年来了,新年决议季也来了,其中充满了标准的陈词滥调。根据《时代》周刊的报道,以下是十大通常被打破的新年决议。

- 减肥和健身
- 戒烟
- 学习新东西
- 吃得更健康和饮食
- 摆脱债务,节省开支
- 花更多时间与家人在一起
- 到新的地方旅行
- 减少压力
- 志愿者
- 少喝

虽然上述所有的决议都代表了个人的决议,而这些决议往往会失败,但我想知道商业决议的清单可能是什么样子的。

- 减少人员流失
- 削减运营成本
- 推动更大的利润
- 提高员工士气
- 扩大市场占有率

就像我们 "承诺 "的个人新年决议,但不可避免地未能实现一样,这些组织决议也经常落空。是什么阻止了决议的成功?

难以捉摸的神奇药丸

由于 "减肥和健身 "通常是每个人在节后的想法,我们将用它来进行比较。考虑一下这个问题。就像人们想吃一种神奇的药丸来扭转不想要的假期体重增加一样,公司也在寻求一种快速解决方法来实现他们的目标,而不花时间理性地对待他们要实现的目标。下决心减肥是很容易的;实际上是执行的时候让人们止步不前。"我想减掉20磅......现在我到底该怎么做?"而当结果没有出现时,这就是恐慌、沮丧和最终的冷漠的时候。从组织的角度来看,公司做出决议可能很容易,但如果没有细致地定义和规划如何实现这一目标,实施将根本不会正确、有效,甚至根本不会发生。

各组织可以通过项目的方式认真对待他们的新年决议,以便向前推进。没有什么灵丹妙药。它需要一个良好的项目管理专业知识基础,可以利用定义明确的项目来明确需要做什么,为成功做计划。例如,Kepner-Tregoe项目管理流程为项目成功使用了三个不同的阶段。 定义-规划-实施。这三个阶段包括一个清晰的程序流程,如果得到遵循,将使组织能够采取适当和有效的行动。

项目说明和目标

在开始减肥计划之前,要清楚自己的目标和任务。你想减掉多少体重?你预计什么时候能减掉?你的动机是什么?在开始任何项目之前。 定义 它有一个明确的项目说明,并为如何增加价值设定目标。这意味着要有一个简单的声明,概述项目的时间框架,其相对成本,以及完成后的预期结果。这就回答了这个问题。 什么 项目的意图是什么?它应该包括一个清单,列出项目将增加的价值或 为什么? 我们将为这个项目做什么事情,为了什么最终目标?

创建工作分解结构,设定资源要求并分配责任

你将如何安排你的锻炼和膳食?你根本不可能偶然地去做减肥计划。你的养生方法必须经过计算。如果你不计划你的膳食,你可能会暴饮暴食。如果你的锻炼缺乏结构,你可能会过度训练并有受伤的风险。在项目管理中,一旦有了明确的项目陈述和工作目标,下一步就是创建一个工作分解结构(WBS),清楚地描述如何完成工作,明确列出可交付成果和具体任务。

了解 如何 应对完成的工作,团队可以开始估计 多少钱 该工作将花费。规划一个减肥项目需要对自己的资源进行严格的评估,因为它将花费时间和金钱来购买设备、食物、维生素和设施,以将所有的拼图放在一起。在项目定义内,我们要考虑做这个项目要花多少钱,考虑到我们需要的技能的人的成本,我们要使用的设备,我们需要的设施等。尽早做这一步,可以提供一份项目所需的清单,并帮助我们考虑到 世卫组织 特别是具有所需的项目技能。

顺序和时间表

在健身房,排序意味着设置你的锻炼,使你在不同的日子里锻炼特定的肌肉群。从营养学的角度来看,它意味着安排你的膳食,使你在一天中的不同时间有特定的补充剂、食物和卡路里类型。

从项目的角度来看,在 什么订单 将完成的工作?哪些任务必须完成,作为其他工作发生的自然先例?每项活动将需要多长时间?有各种技术可以用图形表示一个项目的工作流程。这些技术可以帮助项目经理确定他们的项目所需的最少时间,以及那些如果不能完美地执行就会迫使整个项目偏离计划的关键任务。在安排任何工作之前,必须进行排序;一旦任务被合理排序,增加日期/日历时间就是一个简单的问题。此外,由于工作发生在不同的时间间隔,应该更容易让人们参与到项目中来,避免冲突和过度工作。

保护计划

你有你的减肥和锻炼计划,而且都写下来了。伟大的工作--假设它被逐字逐句地遵循,没有障碍。你会按计划每天吃每一餐吗?按预期进行锻炼?保持你在新年前夜如此自信的纪律水平?如果你的锻炼计划没有按照预期进行,如果偏离了轨道,你会怎么做?

因为我们会犯错,所以我们必须提前计划,以保护我们的项目不受不必要的陷阱影响。在一个项目中,有多少次会出现问题?虽然完美可能是无法实现的,但防止容易避免的问题却不是。俗话说,"一盎司的预防胜过一磅的治疗"。 在KT工具箱中,潜在问题分析是一种风险管理工具,用于观察未来并计划预防和应急行动。如果作为组织 "生活方式 "的一部分被很好地整合,当团队想知道为什么我们没有事先想到这一点时,它可以成为救命稻草。不幸的是,预防计划的尝试往往很薄弱。

实施

即兴的节食方法几乎不可能成功。为了执行一个有效的减肥方法,你需要一个精心制定的计划和一个包括监测和绩效反馈的执行过程,以便按照计划保持进展的轨迹。就像任何计划良好的项目一样,这需要对照预期监测项目绩效,并在必要时进行必要的修改,以反映不可预见的变化并继续向前推进。根据我们的经验,项目不应该冷冰冰地结束;需要有一个结束的过程来评估项目,并为即将到来的项目总结经验。试想一下,在完成你的锻炼计划后,你难道不想反思一下你的目标实现得如何,以及你可以采取哪些不同的做法吗?

清晰思考的生活方式

当饮食成为一种生活方式时,才会有真正的结果。改变你的饮食习惯一个月,你可能会减掉五磅,但很快又会恢复。无限期地改变你的饮食,你将改变你的身体。参加项目管理培训,你将获得良好的信息。但是,当理性的方法渗透到一个组织及其人员的工作方式中时,清晰的思维就会成为组织的生活方式。

现在是2016年。你的组织可能已经决心在今年瘦身健体。你正在采取什么措施,以合理的方法来实现个人和组织的决议,从而获得成功?

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