Zwischen Ausbildung und Unternehmensleistung
Wenn die Ausbildungsziele mit der Leistung der Mitarbeiter verknüpft sind, scheint der Sprung zur Verbesserung der Unternehmensleistung klar. Doch allzu oft stagniert der Fortschritt und die neuen Fähigkeiten werden nicht ausreichend genutzt oder ignoriert, wenn die Mitarbeiter wieder an die Arbeit gehen. Auf der Grundlage von mehr als vier Jahrzehnten Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen bei der Leistungssteigerung durch Schulungen haben wir sechs Schlüsselmaßnahmen ermittelt, die Mitarbeiter dazu ermutigen, sich zu verändern und neue Fähigkeiten zu nutzen. Die Durchführung dieser Maßnahmen kann den Erfolg eines jeden guten Schulungsprogramms sicherstellen, indem sie den Weg von der Schulung zur Verbesserung der Unternehmensleistung ebnet.
1. Erwartungen vor Beginn der Ausbildung festlegen
Die Teilnehmer haben sich für einen Workshop angemeldet und kennen Datum und Uhrzeit des Beginns. Aber wissen sie auch, was sie erwartet, wie sie sich vorbereiten können oder inwiefern das Gelernte für ihre Arbeit relevant ist?
Ein Pharmahersteller verfolgte den direkten Zusammenhang zwischen der Festlegung von Schulungserwartungen und dem Erreichen von Ergebnissen. Das Unternehmen hatte ein Warnschreiben der FDA erhalten, in dem der Rückstand bei den offenen Untersuchungen und das Versagen bei der konsequenten Suche nach der Ursache bemängelt wurden. Eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern durchlief unser Train-the-Trainer-Programm, um Programmleiter zu werden, die für die Durchführung unserer Workshops und die Erleichterung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zertifiziert sind. Zunächst führten die Programmleiter Workshops für alle Mitarbeiter durch, die an der Erstellung von Untersuchungen beteiligt waren. Anschließend wurden Korrektur- und Vorbeugungsprogramme durchgeführt, bei denen die in den Workshops erlernten Fähigkeiten zur Fehlerbehebung eingesetzt wurden.
In einer Einrichtung führten die Programmleiter auch einstündige Vorbesprechungen durch, in denen die Erwartungen an die Workshop-Teilnehmer festgelegt wurden. Diese Einrichtung übertraf alle anderen bei der Verringerung des Rückstands und der Suche nach den Grundursachen. Darüber hinaus schnitten die Abteilungen in dieser leistungsstarken Einrichtung, in denen Führungskräfte an den Sitzungen vor dem Workshop teilnahmen, besser ab als die Abteilungen, in denen keine Führungskräfte an den Sitzungen vor dem Workshop teilnahmen.
Wenn man sich die Zeit nimmt, die Erwartungen zu formulieren und das Management zu unterstützen, bevor die Schulung beginnt, hilft das den Lernenden zu verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie die Schulung mit ihrer Arbeit zusammenhängt. Die Einbindung des Managements zeigt, dass die Organisation sich für die Schulung einsetzt und ihr hohe Priorität einräumt.
2. Coaching zur Unterstützung des Erfolgs anbieten
Viele Unternehmen sind sich bewusst, dass die Anwendung neuer Fähigkeiten in einem schnelllebigen Arbeitsalltag entmutigend sein kann. Ein guter Coach oder Vermittler kann diesen Übergang erleichtern. Im Anschluss an unser Troubleshooting-Training wenden sich unsere Kunden oft an uns oder an ihre internen Ausbilder, um diese Funktion zu übernehmen. Coaches können die Mitarbeiter bei der Anwendung ihrer Fähigkeiten am Arbeitsplatz anleiten und sicherstellen, dass die Fähigkeiten richtig eingesetzt werden. Bei der Problemlösung sollten Moderatoren eine Moderation strukturieren, bevor sie beginnt, die Teilnehmer bei der Bewältigung wichtiger Probleme begleiten und dann nachfassen, bis das Problem gelöst ist. Ergänzende Schulungen können Ausbildern helfen, fortgeschrittene Coaching- und Moderationsfähigkeiten zu entwickeln.
Ein Krankenversicherungsunternehmen erweiterte die Ausbildung mit Coaching, um die Leistungsziele zu unterstützen. Nach dem Ausbau der IT-Infrastruktur begann das Unternehmen, sich um Verträge für das Datenmanagement zu bemühen, um diese neuen Kapazitäten zu nutzen. Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch der Bedarf an verbesserten Fähigkeiten zur Problemlösung, Entscheidungsfindung und zum Projektmanagement. Die Mitarbeiter wurden zu Programmleitern ausgebildet, die für die Durchführung unserer Workshops zur Kompetenzentwicklung zertifiziert waren. Während der Schulung halfen die Programmleiter den Workshop-Teilnehmern, die neuen Fähigkeiten auf IT-bezogene Probleme und Projekte anzuwenden, und betreuten sie auch nach der Schulung.
Innerhalb der IT-Gruppe erwarben sich die Programmleiter den Ruf, bei der Lösung von Problemen und der effektiven Planung von Projekten behilflich zu sein, was sich in der gesamten Organisation herumsprach. Als andere Gruppen ihre Coaching-Hilfe anforderten, wurden viele der Programmleiter versetzt, um mehr als 50% ihrer Zeit damit zu verbringen, andere zu coachen und ihnen zu helfen, bessere Leistungen zu erbringen. Mitarbeiter wurden geschult, um Coaches zu ersetzen, die in andere Positionen befördert werden oder das Unternehmen verlassen. Für die Coaches und die Mitarbeiter, denen sie helfen, ist es lohnend, effektiver zu arbeiten und gute Leistungen zu erbringen. Für das Unternehmen konzentriert das Coaching-Programm die Ressourcen auf die wichtigsten Themen und Projekte, die die bedeutendsten Ergebnisse liefern.
Ein entscheidender Faktor für den Leistungserfolg, den Coaches bieten können, ist Feedback. Menschen brauchen Feedback, wenn sie sich verbessern wollen. Übung macht den Meister; Feedback macht den Meister. Coaches können Feedback nutzen, um Anwendungsfehler in Echtzeit anzusprechen, wenn sie Einzelpersonen oder eine Gruppe leiten. Oder sie können kurze Intervalle vorsehen, wenn sie selbständig vorbereitetes Material überprüfen. Coaches geben den Lernenden die Möglichkeit, ihre Arbeit zu korrigieren und aus ihren Bemühungen zu lernen. Außerdem ermutigt eine positive Rückmeldung über eine gelungene Arbeit andere dazu, die zusätzliche Anstrengung und das Risiko auf sich zu nehmen, eine neue Fähigkeit anzuwenden.
3. Nachweis der Anwendung der neuen Fähigkeiten verlangen
Nach der Ausbildung sind die Menschen bereit, die Ideen anzuwenden. Aber sie wissen vielleicht nicht, dass sie die Möglichkeit haben, Dinge anders zu machen, besonders wenn sie von anderen umgeben sind, die ihre neuen Fähigkeiten nicht teilen.
Die Ingenieure einer Ölraffinerie zögerten nach unserem Workshop, unser Verfahren zur Fehlersuche anzuwenden. Das Verfahren verlangte von ihnen, hinauszugehen und den Bedienern Fragen zu stellen. Sie waren es nicht gewohnt, den Bedienern Fragen zu stellen, weil sie "wissen sollten, was vor sich geht". Sie dachten, die Bediener würden sie auslachen.
Die Vorgesetzten überwanden dieses Problem, indem sie die Erwartung formulierten, dass die Teilnehmer während des Kurses mit bestimmten Anwendungen zur Fehlerbehebung beginnen und diese dann am Arbeitsplatz abschließen sollten. Die Vorgesetzten verlangten Statusberichte, gaben den Teilnehmern genügend Zeit, um ihre Anwendungen abzuschließen, und ließen sie die Ergebnisse ihrer Arbeit präsentieren.
Die Schulung brachte unmittelbare Vorteile. Ein Teilnehmer hatte sich dafür entschieden, an einem erhöhten Verschleiß von Dichtungen zu arbeiten - die Dichtungen nutzten sich schneller ab als in der Vergangenheit. Einige Kollegen waren der Meinung, dass dies nicht sehr wichtig sei; der Austausch von Dichtungen sei zwar lästig, aber ein Kostenfaktor im Betrieb. Die Analyse ergab jedoch, dass eine Explosion, die sich in der jüngeren Vergangenheit ereignet hatte, körniges Material gelöst hatte, das sich seinen Weg durch das System bahnte. Die nächste Frage lautete: Wo könnte sich dieses Material noch befinden? Die Antwort lautete: in einem wichtigen, aber selten genutzten Teil der Anlage, der demnächst in Betrieb genommen werden sollte. Hätte man nicht die neuen Kenntnisse angewandt, Fragen gestellt und die wahre Ursache für den Dichtungsverschleiß gefunden, wäre diese Anlage in dem Moment stillgelegt worden, in dem sie am dringendsten benötigt wurde.
Wenn die Lernenden aufgefordert werden, Hindernisse am Arbeitsplatz zu überwinden und ihre Anwendung der neuen Fähigkeiten zu demonstrieren, wird die Schulung schnell in die Praxis umgesetzt, die Fähigkeiten werden in den Arbeitsablauf integriert und die Rendite der Schulungsinvestitionen wird beschleunigt.
4. Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das den Einsatz neuer Fähigkeiten unterstützt
Wenn das Arbeitsumfeld die Anwendung der neuen Fähigkeiten erschwert, sind die Schulungsgelder verschwendet. Die Programmleiter eines Fertigungsbetriebs hatten viele Mitarbeiter geschult, aber niemand wandte das in der Schulung erlernte Verfahren zur Fehlerbehebung konsequent an. Dies wurde dem Betriebsleiter klar, als er beobachtete, wie eine Gruppe von Mitarbeitern an einer defekten Maschine stand und über mögliche Ursachen diskutierte. Er rief sie in einen Konferenzraum und bat einen Programmleiter, sie durch den Prozess zur Behebung des Problems zu führen. Innerhalb einer halben Stunde war das Problem gelöst.
Eine Woche später beobachtete er dieselbe Gruppe von Bedienern, die an einer Maschine standen und sich auf mögliche Ursachen stürzten, aber keine Fortschritte bei der Lösung eines anderen Problems machten, das sich entwickelt hatte. Seine erste Reaktion war, einen Auffrischungskurs anzubieten, weil er wusste, dass der Prozess funktionierte, wenn die Leute ihn anwendeten. Bei näherem Nachdenken wurde ihm klar, dass dies nicht die richtige Reaktion war - die Mannschaft hatte ihre Schulung eine Woche zuvor erfolgreich genutzt. Der Unterschied bestand darin, dass der Vorgesetzte in der Woche zuvor klar kommuniziert hatte, dass er wollte, dass die Mitarbeiter den neuen Prozess zur Fehlerbehebung anwenden, dass er ihnen einen Moderator zur Seite stellte und dass er ihnen eine geeignete Arbeitsumgebung bot.
Der Manager ergriff Maßnahmen. Er schulte die Programmleiter in der Moderation, damit für jeden Arbeitsbereich immer einer zur Verfügung stand. Er legte die Erwartung fest, dass der Prozess nach höchstens 20 Minuten Ausfallzeit eingesetzt werden sollte. Schließlich stellte er einen eigenen Arbeitsbereich mit Protokollbüchern, Staffeleien, weißen Tafeln und Kaffee zur Verfügung. Innerhalb von zwei Monaten waren die Moderatoren geschult, die neuen Fertigkeiten wurden angewandt und die Ausfallzeiten wurden erheblich reduziert.
Eine geeignete Arbeitsumgebung kann virtuell sein. Nach Abschluss der Projektmanagement-Schulung verlassen sich die Projektmanager in vielen unserer Kundenunternehmen auf ein Projektmanagement-Büro, das sie unterstützt. Dieses virtuelle Büro kann nicht nur die Projektleitung für die Organisation übernehmen, sondern auch Projektunterstützung mit Intranet-basierten Projekttools, ein zentrales Repository für die gemeinsame Nutzung von Projektdokumentation und Zugang zu Coaching-/Moderationsunterstützung per E-Mail und Telefon bieten.
5. Neue Fertigkeiten in Routinetätigkeiten integrieren
Fortbildung ist eine wichtige Ressource, wenn die Menschen die Möglichkeit haben, hervorragende Leistungen zu erbringen. Dies wird erreicht, indem klare Prioritäten gesetzt werden, wie und wann die Ausbildung angewendet werden soll. Die in der Ausbildung erlernten Fähigkeiten müssen zur Regel werden und nicht die Ausnahme bleiben. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, den Zweck der Schulung in die täglichen Abläufe und Formulare einzubauen.
Ein Stahlhersteller bot die notwendigen Schulungen und Möglichkeiten, um ein Werk, das von der Schließung bedroht war, erfolgreich umzustellen. Nachdem alle Mitarbeiter des Werks in den Bereichen Problemlösung, Entscheidungsfindung, Situationsbewertung und Risiko-/Chancenmanagement geschult worden waren, nutzte die Unternehmensleitung die Schichtwechselgespräche, um die Erwartungen an die Mitarbeiter zu formulieren, die im Laufe der nächsten Schicht zu erledigen waren. In der Vergangenheit hatte der scheidende Chef eilig Notizen gemacht, die sein neuer Kollege entziffern musste. Jetzt leiteten die scheidenden Chefs, die sich der Situation bewusst waren, die sie hinter sich ließen, Besprechungen zum Schichtwechsel, an denen die scheidenden und die neuen Mitarbeiter der Hauptschicht und die wichtigsten Hilfskräfte teilnahmen. Die Besprechungen fanden in einem Arbeitsraum mit Tischen und Stühlen statt, in den fehlerhafte Produkte eingebracht und vorgeführt werden konnten.
Im Laufe von achtzehn Monaten verbesserte sich das Werk bei allen Kennzahlen um 30% und rückte vom letzten auf den ersten Platz vor. Der Abteilungsleiter veranlasste, dass andere Betriebsleiter das Werk besuchten und beobachteten. Bei einem dieser Besuche fragte ein skeptischer Betriebsleiter einen der Schichtkoordinatoren des Werks, was er von den Schichtwechselsitzungen halte. Er sagte: "Ich hasse sie, aber ich würde nie wieder zu einer anderen Methode zurückkehren. Die neuen Fähigkeiten wurden in die Arbeitsabläufe integriert, was manchmal schmerzhaft war, aber die Ergebnisse waren dramatisch.
Ein anderer unserer Kunden aus der Pharmabranche reagierte ebenfalls auf die Bedenken der FDA hinsichtlich der Art und Weise, wie er Untersuchungen durchführte, und schulte die Ermittler und Moderatoren und legte dann die Erwartungen für die Nutzung ihrer neuen Fähigkeiten fest, indem er sie in die SOPs integrierte. Die Vertreter von Qualität und Betrieb rationalisierten die Problemlösung durch die Integration der Entscheidungsanalyse in die SOPs, die den Umgang mit Abweichungen regeln. Sie verkürzten die Zykluszeit für den Abschluss von Untersuchungen, indem sie die Situationsbeurteilung und die Problemanalyse in die SOP aufnahmen, die das Schreiben von Untersuchungen regelt. Der Produktionsleiter stellte fest, dass die neuen SOPs die Zeit, die er für die Überprüfung von Untersuchungen benötigte, von über einer Stunde auf unter fünfzehn Minuten reduzierten. Darüber hinaus stiegen die Genehmigungsquoten für Untersuchungen im ersten Durchgang erheblich.
Wenn man die Mittel und die Gelegenheit hat, werden die Menschen hervorragende Leistungen erbringen. Ein gutes Schulungsprogramm muss durch geeignete Möglichkeiten zur Anwendung der in der Schulung erworbenen Fähigkeiten unterstützt werden. Die Erfahrung zeigt, dass die Einbindung des Managements, klare Erwartungen, ein unterstützendes Umfeld und ein gut integriertes Programm die Verbindung zwischen einer guten Schulung und einer tatsächlichen Verbesserung der Unternehmensleistung stärken können.
6. Laufende Anwendung der neuen Fähigkeiten überwachen
Ihre Mitarbeiter wurden geschult und haben begonnen, die Ideen anzuwenden. Aber wie können Sie sie ermutigen, sie auch in Zukunft anzuwenden?
Ein großer Lebensmittelhersteller führte ein Programm ein, das die Anwendung neu erworbener Fähigkeiten in die Scorecards seiner Mitarbeiter aufnahm. Die Vorgesetzten verlangten, dass die Anwendung der neuen Fähigkeiten in jedem Quartal dokumentiert wurde. Auf diese Weise setzten die Manager Erwartungen an die Teilnehmer und gaben ihnen ein selbstregulierendes Feedback. Geschulte Moderatoren halfen den Mitarbeitern bei der Anwendung der Schulungen und der Erfüllung der Scorecard-Anforderungen. Als die Mitarbeiter begannen, ihre Schulungen anzuwenden, erzielten sie bessere und schnellere Lösungen. Innerhalb eines Jahres war die Anwendung dieser Fertigkeiten einfach die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wurde.
Unter Stress kehren die Menschen in ihre Komfortzone zurück, in die Art und Weise, wie die Dinge "immer" gemacht wurden. Die Führungskräfte müssen den Mitarbeitern ermutigende Konsequenzen für die Änderung ihrer Arbeitsweise bieten. Wenn die Führungskräfte das Interesse an der Anwendung der neuen Fähigkeiten aufrechterhalten, werden auch die Mitarbeiter, die sie führen, dies tun.
Schulungen sind oft ein notwendiger Bestandteil einer Veränderungsinitiative. Aber Schulung allein reicht nicht aus. Unternehmen können ihren Erfolg beim Erreichen von Schulungs- und Unternehmenszielen verbessern, indem sie vor der Schulung Erwartungen festlegen, für Motivation und Unterstützung sorgen, die neuen Fähigkeiten in den Arbeitsablauf integrieren und die Schulung und die Ergebnisse im Laufe der Zeit überwachen.