リンクを強化するための6つの方法

トレーニングとビジネスパフォーマンスの間

トレーニングの目標が従業員のパフォーマンスとリンクしていれば、ビジネスパフォーマンスの向上につながることは明らかです。しかし、研修の成果が上がらず、社員が職場に戻っても新しいスキルが十分に活用されなかったり、無視されたりすることが多々あります。私たちは、40年以上にわたってトレーニングによる業績向上を支援してきた経験から、従業員が変化し、新しいスキルを使うようになるための6つの重要なアクションを特定しました。これらのアクションを実行することで、トレーニングからビジネスパフォーマンスの向上への道が開け、優れたトレーニングプログラムを成功させることができます。

1.トレーニング開始前に期待することを設定する

ワークショップに参加する人は、その開始日時を知っています。しかし、何を期待しているのか、どのように準備すればよいのか、学習内容が自分の仕事にどのように関連しているのかを知っているでしょうか?

ある製薬会社は、トレーニングの期待値を設定することと、結果を出すことの直接的な関係を追跡しました。この会社は、未解決の調査が滞留しており、根本原因を一貫して究明できていないとして、FDAから警告書を受け取っていました。選ばれた従業員は、当社のトレーナー・プログラムを受講してプログラム・リーダーとなり、当社のワークショップを実施し、是正措置と予防措置のプログラムを促進する資格を得ました。当初、プログラムリーダーは、調査報告書の作成に携わるすべての従業員を対象にワークショップを実施しました。続いて、ワークショップで学んだトラブルシューティングのスキルを使って、是正措置や予防措置のプログラムを実施しました。

ある施設では、プログラムリーダーが1時間のワークショップ前のミーティングを行い、ワークショップの参加者に期待することを伝えました。この施設では、バックログの削減と根本原因の究明において、他の施設よりも優れた結果を出しました。さらに、この高業績の施設では、ワークショップ前のミーティングに管理職が参加していた部署は、管理職が参加していなかった部署よりも成績が良かった。

研修が始まる前に、期待されることを設定し、経営陣のサポートを得るために時間をかけることで、受講者は自分に何が期待されているのか、研修が自分の仕事とどのように関連しているのかを理解することができます。経営陣が関与することで、組織が研修に力を入れており、優先順位が高いことを示すことができる。

2.成功をサポートするコーチングの提供

多くの企業は、急速に変化する日々の職場環境の中で新しいスキルを適用することは困難であると認識しています。優れたコーチやファシリテーターがいれば、この移行を容易にすることができます。当社のトラブルシューティング・トレーニングの後、お客様はしばしば当社または社内のトレーナーにこの機能を提供しています。コーチは、従業員がスキルを仕事に応用する際に指導し、スキルが適切に使用されていることを確認します。問題解決のためのファシリテーターは、ファシリテーションを開始する前に構造化し、重要な問題に悩む参加者を管理し、問題が解決するまでフォローします。トレーナーが高度なコーチングやファシリテーションのスキルを身につけるためには、補足的なトレーニングが必要です。

ある医療保険会社では、パフォーマンス目標を達成するために、トレーニングとコーチングを強化しました。ITインフラを拡張した後、この新しい能力を活用するためにデータ管理の契約を募集し始めました。ビジネスの拡大に伴い、問題解決、意思決定、プロジェクト管理などのスキル向上が求められていました。そこで、従業員をプログラムリーダーとして養成し、能力開発ワークショップの講師として認定しました。プログラム・リーダーは、研修中、受講者が新しいスキルをIT関連の問題やプロジェクトに適用できるようにサポートし、授業後も受講者をフォローしました。

ITグループの中で、プログラム・リーダーは、問題解決やプロジェクトの効果的な計画を支援することで評判になり、それが組織全体に広がっていった。他のグループからもコーチングの支援を求められるようになったため、プログラムリーダーの多くは再配置され、50%以上の時間をコーチングやファシリテーションに費やし、他の人のパフォーマンスを向上させている。社員は、他の仕事に昇進したり、会社を去ったりするコーチの代わりにトレーニングを受けました。コーチとその支援を受けた社員にとっては、より効率的に仕事ができ、パフォーマンスが向上することはやりがいのあることです。会社にとっても、コーチングプログラムは、最も大きな成果を生み出す重要な課題やプロジェクトにリソースを集中させることができます。

コーチが提供できるパフォーマンスを成功させるための重要な要素の一つに、フィードバックがあります。人が上達するためには、フィードバックが必要です。Practice makes permanent, feedback makes perfect.コーチは、個人やグループを指導する際に、アプリケーションのエラーにリアルタイムで対処するためにフィードバックを使用することができます。また、自主的に準備した教材を見直す場合には、短い間隔でモニタリングを行うこともできます。コーチは、学習者が自分の作業を修正し、その努力から学ぶ機会を与えます。さらに、よくできた仕事に対する肯定的なフィードバックは、他の人が新しいスキルを使うための余分な努力とリスクを取ることを促す。

3.新しいスキルの適用の証拠を求める

トレーニングを受けた人は、そのアイデアを応用する準備ができています。しかし、新しいスキルを共有していない他の人たちに囲まれていると、自分がこれまでとは違うやり方をするチャンスがあることを知らないかもしれません。

ある製油所のエンジニアは、私たちのワークショップを終えた後、トラブルシューティングのプロセスを適用することをためらっていました。そのプロセスは、彼らが外に出てオペレーターに質問することを必要とするものでした。彼らはオペレーターに質問することに慣れていませんでした。オペレーターに笑われると思っていたのだ。

マネージャーは、受講者がクラス中に特定のトラブルシューティングを開始し、仕事に戻ってそれを完成させることを期待するように設定することで、この問題を解決しました。マネージャーは状況報告を求め、参加者がアプリケーションを完成させるのに十分な時間を与え、作業の結果を発表させた。

このトレーニングはすぐに効果を発揮しました。ある参加者は、ガスケットの摩耗の増加に取り組むことにしました。ガスケットが以前よりも早く摩耗していたのです。同僚の中には、ガスケットの交換は不便だが、ビジネスを行う上でのコストなので、あまり重要ではないのではないかと考えていました。しかし、分析の結果、最近起きた爆発事故により、システム内を流れる砂利が緩んでいたことが判明したのです。次に問題となったのは、この物質が他にどこにあるのかということ。その答えは、プラントの重要だがあまり使われていない部分にあることが判明した。もし、彼らが新しいスキルを身につけ、質問をし、ガスケットの摩耗の真の原因を見つけなければ、このラインは最も必要とされる瞬間に停止していただろう。

学習者が現場での障害を克服し、新しいスキルの使用を実演することを要求することで、トレーニングからアプリケーションへの移行が迅速に行われ、スキルがワークフローに統合され、トレーニングへの投資の回収が加速されます。

4.新しいスキルの活用を支援する職場環境の整備

新しいスキルを使うことが難しい職場環境であれば、トレーニング費用は無駄になってしまいます。ある製造工場のプログラムリーダーは、多くの従業員をトレーニングしましたが、トレーニングで学んだトラブルシューティングのプロセスを一貫して使用している従業員はいませんでした。工場長は、故障した機械の前に立っているオペレーターのグループが、考えられる原因について話し合っているのを見て、このことを明らかにしました。彼は彼らを会議室に呼び、プログラムリーダーに問題解決のためのプロセスを指導するよう依頼した。すると、30分後には問題が解決したのである。

その1週間後、彼は同じグループのオペレーターが機械の前に立ち、考えられる原因に飛びつき、発生した別の問題の解決が進まないのを観察した。彼の最初の反応は、再教育のコースを提供することだった。振り返ってみると、これは適切な対応ではないと気づいた。その違いは、1週間前にマネージャーが、新しいトラブルシューティングのプロセスを使ってほしいということを明確に伝え、ファシリテーターを用意し、適切な作業環境を与えたことだ。

マネージャーは行動を起こしました。プログラムリーダーにファシリテーションのトレーニングを受けさせ、各オペレーションエリアに常に1人ずつ配置するようにしたのです。また、20分以上のダウンタイムの後にプロセスを使用することを推奨しました。最後に、ログブック、イーゼル、ホワイトボード、コーヒーを備えた専用の作業スペースを用意しました。2ヵ月後には、ファシリテーターがトレーニングを受け、新しいスキルが使われるようになり、ダウンタイムが大幅に削減されました。

適切な仕事環境は、バーチャルなものでもよい。プロジェクトマネジメントのトレーニングを修了した多くのクライアント企業のプロジェクトマネージャーは、プロジェクトマネジメントオフィスを利用しています。このバーチャルオフィスは、組織のプロジェクトガバナンスを提供するだけでなく、イントラネットベースのプロジェクトツールによるプロジェクトサポート、プロジェクトドキュメントを共有するための一元化されたリポジトリ、電子メールや電話によるコーチング/ファシリテーションサポートへのアクセスを提供します。

5.新しいスキルを日常的な活動に組み込む

トレーニングは、人が優れた能力を発揮するための機会が与えられたときに、重要なリソースとなります。そのためには、トレーニングをいつ、どのように適用するか、明確な優先順位を設定する必要があります。トレーニングで学んだスキルは、例外ではなくルールとなる必要があります。そのためには、トレーニングの意図を日々のオペレーションやフォームに反映させることが一つの方法です。

ある鉄鋼メーカーは、閉鎖の可能性があった工場の改革を成功させるために必要なトレーニングと機会を提供しました。問題解決、意思決定、状況評価、リスク・機会管理などのトレーニングを工場の全従業員に提供した後、経営陣はシフトごとの交代会議で、次のシフトで従業員が何に取り組むべきかの期待値を設定した。これまでは、退任するチーフが急いでメモを書き、それを新任のチーフが解読するという形で行われていた。今では、自分の置かれた状況を理解している退任するチーフが中心となり、新旧のキーシフト・オペレーターとサポート・スタッフが参加するシフト・チェンジ・ミーティングを行っている。会議は、テーブルと椅子のある作業室で行われ、不良品を持ち込んで見せることができる。

1年半の間に、この工場はすべての評価指標を30%改善し、ワーストからファーストになった。部門長は、他の工場長にも視察に来てもらうよう手配した。その中で、ある工場長が、工場のシフトコーディネーターに「シフトチェンジミーティングについてどう思うか」と質問した。彼は、「嫌いだけど、他のやり方には絶対に戻らない」と言った。新しい技術が仕事のやり方に組み込まれ、時には苦痛を伴うこともあったが、その結果は劇的なものだった。

また、別の製薬会社のクライアントは、調査の実施方法に関するFDAの懸念に対応するため、調査員とファシリテーターをトレーニングし、SOPに統合することで、新しいスキルの使用を期待させました。品質部門と業務部門の担当者は、逸脱行為の処理方法を規定するSOPに意思決定分析を統合することで、問題解決を効率化しました。また、状況評価と問題分析を調査書作成に関するSOPに統合することで、調査終了までのサイクルタイムを短縮した。製造部長は、新しいSOPの導入により、1時間以上かかっていた調査のレビュー時間が15分以下に短縮されたと述べた。さらに、調査結果の初回承認率が大幅に向上した。

リソースと機会があれば、人は優れた能力を発揮します。優れたトレーニングプログラムは、トレーニングで学んだスキルを活用する適切な機会によって支えられる必要があります。これまでの経験から、経営陣の関与、明確な期待、協力的な環境、そしてうまく統合されたプログラムは、優れたトレーニングから実際の業績向上へのつながりを強化することができます。

6.新しいスキルの継続的な適用を監視する

あなたの部下はトレーニングを受け、アイデアを応用し始めています。しかし、今後も継続して使ってもらうためにはどうすればいいでしょうか?

ある大手食品メーカーでは、新しく習得したスキルの適用をアソシエイトのスコアカードに加えるプログラムを開始した。マネージャーは、四半期ごとに新しいスキルの使用を文書化することを要求した。このようにして、マネジャーは受講者に期待を持たせ、受講者に自己調整のためのフィードバックを与えた。従業員がトレーニングを適用し、スコアカードの要件を満たすために、トレーニングを受けたファシリテーターが提供された。従業員がトレーニングを活用するようになると、より良く、より早く解決できるようになった。1年後には、これらのスキルを適用することが、単に仕事のやり方として定着した。

ストレスがかかると、人は自分の快適ゾーン、つまり「いつも」行われている方法に戻ってしまいます。マネージャーは、仕事のやり方を変えることで、人々に勇気を与える結果を与える必要がある。マネージャーが新しいスキルの使用に興味を持ち続ければ、管理する人もそうなるでしょう。

トレーニングは多くの場合、変革の取り組みに必要な要素です。しかし、トレーニングだけでは十分ではありません。組織は、トレーニングの前に期待値を設定し、モチベーションとサポートを提供し、新しいスキルをワークフローに統合し、トレーニングとその結果を長期的にモニタリングすることで、トレーニングと組織の目標達成の成功率を高めることができる。

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