Das Argument für Projektmanagement-Schulungen

Was passiert, wenn man ein Projekt ohne Erfahrung oder Ausbildung im Projektmanagement leitet?

Ein nationaler Obst- und Gemüseproduzent beschloss den Bau eines 50 Hektar großen Gewächshauses für den Anbau von Tomaten unter optimalen Bedingungen durch Kontrolle der Variablen, die Wachstum und Qualität beeinflussen. Das Unternehmen veranschlagte $48 Mio. für das Projekt und legte einen konkreten Liefertermin fest, der es ermöglichte, die Tomaten zu pflanzen und kurz darauf Einnahmen zu erzielen. Das Projektteam bestand aus einem Betriebsleiter, einem nationalen Projektleiter und einem Wartungsleiter.

Herausforderung

Als die formale Baugenehmigung abgelehnt wurde, wurde ein wichtiger Meilenstein des Projekts verpasst. Der Gemeinderat lehnte die Baugenehmigung ab, weil er nicht genügend Informationen erhalten hatte. Nun lag das Projekt hinter dem Zeitplan zurück, überschritt das Budget und war ohne echte Führung. Dem Projekt fehlte es an Definition und Planung - im Grunde war das Team direkt zur Umsetzung übergegangen und hatte nur Meilensteine als Projektpläne.

Lösung

Zu diesem Zeitpunkt wurde Kepner-Tregoe gebeten, einige Projektmanagementfähigkeiten in das Projekt einzubringen. Meine erste Handlung war die Durchführung einer Situationsanalyse - das ist der KT-Prozess, bei dem im Wesentlichen die Frage gestellt wird, Was ist hier los? Wir erfassten alle Anliegen innerhalb des Teams. Diese Anliegen bildeten zusammen mit Handlungsanweisungen die Grundlage für einen Projektplan. Die Festlegung dessen, was in welcher Reihenfolge, von wem und bis wann erforderlich war, verschaffte dem Team Klarheit. Auf diese Weise konnten weitere Maßnahmen festgehalten und ein detaillierter Projektplan erstellt werden.

Diesmal betraf der Plan die Kommunikation mit den Interessenvertretern - zuvor hatten die Teammitglieder Details übersehen oder Anstrengungen verschwendet, weil sie unwissentlich an derselben Sache arbeiteten. Durch die Erstellung eines klaren Kommunikationsplans für die Interessengruppen konnten kleinere Probleme täglich gelöst, der Projektsponsor wöchentlich und der Lenkungsausschuss monatlich auf den neuesten Stand gebracht werden. Darüber hinaus haben wir die Projektrisiken proaktiv gemanagt, indem wir überlegt haben, was schief gehen könnte, wie man es vermeiden kann und was zu tun ist, wenn potenzielle Probleme auftreten.

Die Zeit, die man sich nahm, um das Projekt neu zu definieren und zu planen und die Projektrisiken zu berücksichtigen, brachte Ruhe und Gelassenheit in das Team. Anstatt dass das Projekt um sie herum stattfand, hatten sie nun die Kontrolle. Sie hatten einen besseren Überblick über das, was auf sie zukommen würde, anstatt auf die täglichen Probleme zu reagieren. Das Projekt liegt nun im Rahmen des Budgets und ist auf dem besten Weg, das Gewächshaus innerhalb des festgelegten Termins zu liefern.

Gelernte Lektion

Die Durchführung von Großprojekten erfordert Projektmanagement-Know-how. Hätten die Mitglieder des Projektteams eine formale Projektschulung erhalten oder bereits über Projektqualifikationen oder -erfahrungen verfügt, hätten sie verstanden, wie wichtig es ist, das Projekt klar zu definieren und zu planen, bevor es in die Umsetzungsphase geht. Wenn man sich die Zeit nimmt, Projektmanagementfähigkeiten aufzubauen, spart man nicht nur Zeit und Geld, sondern trägt auch zum Projekterfolg bei.

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