nld

De zaak van Project Management Training

Wat gebeurt er als je een project leidt zonder projectmanagementervaring of -opleiding?

Een nationale fruit- en groenteteler besloot een kas van 50 hectare te bouwen om tomaten te telen in optimale omstandigheden door de variabelen die de groei en de kwaliteit beïnvloeden te controleren. Het bedrijf begrootte $48m voor het project en stelde een specifieke opleverdatum vast, zodat de tomaten kort daarna konden worden geplant en inkomsten gegenereerd. Het projectteam bestond uit een operationeel manager, een manager nationale projecten en een onderhoudsmanager.

Uitdaging

Toen de formele bouwvergunning werd afgewezen, werd een belangrijke mijlpaal in het project gemist. De gemeenteraad had de bouwvergunning afgewezen omdat zij onvoldoende informatie had gekregen. Nu liep het project achter op schema, was over-budget en had geen echt leiderschap. Het project miste definitie en planning - in feite was het team direct overgegaan tot uitvoering met alleen mijlpalen als projectplannen.

Oplossing

Op dit punt werd Kepner-Tregoe gevraagd om wat projectmanagementvaardigheden in het project in te brengen. Mijn eerste actie was het uitvoeren van een Situation Appraisal- dit is het KT proces dat in principe vraagt, wat is er aan de hand? We legden alle zorgen binnen het team vast. Deze zorgen, samen met actie statements, vormden de basis van een projectplan. Bepalen wat nodig was, in welke volgorde, door wie en wanneer verschafte duidelijkheid aan het team. Zo konden verdere acties worden vastgelegd en kon een gedetailleerd projectplan worden opgesteld.

Deze keer betrof het plan de communicatie met belanghebbenden - voorheen misten teamleden details of werden inspanningen verspild door onbewust aan hetzelfde te werken. Door een duidelijk plan voor communicatie met belanghebbenden op te stellen, konden kleine problemen dagelijks worden opgelost, werd de projectsponsor wekelijks op de hoogte gehouden en werd de stuurgroep maandelijks op de hoogte gehouden. Bovendien beheerden we proactief de projectrisico's door na te denken over wat er mis kon gaan, hoe we dat konden vermijden en wat we moesten doen als er zich toch potentiële problemen voordeden.

Door de tijd te nemen om het project opnieuw te definiëren en te plannen en de projectrisico's in overweging te nemen, kwam er rust en kalmte in het team. In plaats van dat het project zich rondom hen afspeelde, hadden zij nu de controle. Ze hadden een beter zicht op wat er aan de horizon lag, in plaats van te reageren op dagelijkse problemen. Het project is nu binnen budget en op schema om de kas binnen de gestelde datum te leveren.

Geleerde les

Het leiden van grootschalige projecten vereist deskundigheid op het gebied van projectbeheer. Als de leden van het projectteam een formele projectopleiding hadden gevolgd of reeds over projectkwalificaties of -ervaring beschikten, dan hadden zij begrepen hoe belangrijk het is om het project duidelijk te definiëren en te plannen alvorens over te gaan tot de uitvoeringsfase. Door de tijd te nemen om vaardigheden op het gebied van projectmanagement op te bouwen, bespaart u niet alleen tijd en geld, maar zorgt u er ook voor dat het project een succes wordt.

Van hieruit

Hierheen

Blog afbeelding 1
Projectmanagement vanuit het perspectief van onze klanten
Blog afbeelding 1
Project Management vanuit het Perspectief van onze Cliënten. Deel 2
Blog afbeelding 1
Het kiezen van een Project Manager
Blog afbeelding 1
Entropie bestrijden bij het beklimmen van de projectmanagementberg

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!