Entscheidungen: Umgang mit den Stakeholdern

Jeder ist ein Experte, jeder hat eine Meinung, und nicht alle davon sind hilfreich. Bei komplexen Entscheidungen, bei denen es viel zu bedenken gibt, bevor eine Entscheidung getroffen wird, ist die Einbeziehung der entsprechenden Interessengruppen von entscheidender Bedeutung. Wenn es nicht gelingt, die von der Entscheidung betroffenen Personen auf die richtige Art und Weise einzubeziehen, kann dies zu unangenehmen Konsequenzen führen. Dazu können gehören:

  • Der Versuch, alle zufrieden zu stellen, indem man eine minderwertige Lösung wählt
  • Die wichtigsten Interessengruppen bieten verbale Unterstützung und halten dann die Füße still
  • Bestimmte Interessengruppen nehmen Gespräche und Verhandlungen mit Lieferanten wieder auf, was zusätzliche Kosten verursacht.
  • Die endgültige Entscheidung verzögert sich, wodurch strategische Projekte ins Stocken geraten

Die Interessengruppen: Wer weiß Bescheid? Wer kümmert sich? Wer kann?

Bei wichtigen oder komplexen Geschäftsentscheidungen gibt es wichtige Interessengruppen, die in die Entscheidungsfindung einbezogen werden sollten. Dazu sollten einige wenige Personen gehören, die sich qualifizieren, weil sie die geschäftlichen Aspekte und Ergebnisse der Entscheidung kennen, sich dafür interessieren und/oder sie beeinflussen können. Sie verstehen die geschäftlichen Belange und Bedürfnisse und/oder interessieren sich für das Ergebnis. Darüber hinaus sollten sie Schlüsselpersonen umfassen, die etwas für eine erfolgreiche Umsetzung tun können.

Der Prozess: Bewältigung komplexer Entscheidungen

Manche Entscheidungen sind einfach, aber komplexe Entscheidungen erfordern ein organisiertes Denken, das dazu beiträgt, ein breites Spektrum relevanter Aspekte zu berücksichtigen. Eine komplexe Entscheidung kann eine Vielzahl von Interessengruppen betreffen oder ein einzigartiges Szenario darstellen, das noch nie zuvor erlebt wurde oder für das es keine gut verstandenen Alternativen gibt. Eine komplexe Entscheidung kann aus mehreren Entscheidungen bestehen, die miteinander verbunden oder voneinander abhängig sind, oder sie hat keinen vorhersehbaren Zeitrahmen.

Um diese Komplexität zu durchdringen und die Belange einer Vielzahl von Interessengruppen zu berücksichtigen, kann eine analytische Entscheidungsfindung einen systematischen Ansatz bieten, der Informationen und Alternativen organisiert.

Bei Kepner-Tregoe wurde der Prozess der Entscheidungsanalyse (DA) erstmals in den 1950er Jahren entwickelt, und zwar im Rahmen von Forschungsarbeiten, die von den Gründern des Unternehmens durchgeführt wurden und die ähnliche Ansätze wie die von guten Entscheidungsträgern zeigten. Diese Ansätze wurden dann von KT formalisiert, getestet und gelehrt. Das DA-Verfahren wird seit Generationen in Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt und dient als Entscheidungshilfe für alles, von der Wahl des Standorts einer milliardenschweren Fabrik bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters.

Durch die Anwendung eines systematischen Prozesses zur Entscheidungsfindung ist es einfacher, die Vorteile und Risiken von Alternativen abzuwägen und Entscheidungen mit Daten zu untermauern. Die Entscheidungsanalyse erweitert und verfeinert dieses Denkmuster:

  • Erkennen und Definieren der zu treffenden Entscheidung
  • Erarbeitung spezifischer Kriterien für die Umsetzung der Ziele
  • Bewertung der verfügbaren Alternativen im Hinblick auf diese Kriterien
  • Identifizierung der Risiken

Verwaltung von Interessenvertretern: Zu viele verlangsamen den Fortschritt, zu wenige hemmen die Ziele

Sobald erkannt wird, dass eine Entscheidung getroffen werden muss, bildet eine Entscheidungserklärung den Schwerpunkt für alles, was folgt, und legt die Grenzen der Entscheidung fest. Die Entscheidungserklärung gibt immer eine Wahl, eine Art von Handlung und das beabsichtigte Ergebnis an. Im Geschäftsleben könnte dies zum Beispiel lauten: "Wählen Sie einen neuen Qualitätsdirektor" oder "Wählen Sie einen Standort für unser neues Büro an der Westküste". Um den Prozess in Schwung zu bringen und erschöpfende Diskussionen zu vermeiden, sollten Sie die Gruppe der Beteiligten klein halten, wenn Sie sich für eine prägnante Entscheidungsaussage entscheiden.

Die Stakeholdergruppe wird erweitert die Liste der Bedenken zu überprüfen, die die Notwendigkeit einer Entscheidung ausgelöst haben und die die Anliegen der von der Entscheidung Betroffenen zum Ausdruck bringen. Um Kriterien für Alternativen zu entwickeln, lohnt es sich, eine umfassende Liste von Zielen in Bezug auf Kosten, Funktion und andere Problembereiche zu erstellen und diese weit zu verbreiten. An der Aufstellung dieser Kriterien oder Ziele sollten so viele Interessengruppen wie möglich beteiligt sein.

Nachdem Sie eine umfassende Konsultation durchgeführt haben, um die Liste der Ziele zu erstellen, Sie müssen die Gruppe eingrenzen wieder an die wichtigsten Interessengruppen. Bei zu vielen Beteiligten würde es zu ständigen Meinungsverschiedenheiten bei der Bewertung der relativen Bedeutung der Ziele kommen. Stattdessen können Sie mit einer kleineren Gruppe damit beginnen, zu bestimmen, wie viel Wert jedes Ziel für das Unternehmen hat. Diese kleinere Gruppe von Interessenvertretern, die von der Entscheidung betroffen oder mit ihrer Umsetzung betraut sind, kann den Business Case für jedes Ziel diskutieren. Stellen Sie die Frage, wie viel Wert jedes Ziel für das Unternehmen bringt und wie viel Gewicht es daher im Rahmen der Entscheidung hat; begründen Sie Ihre Gewichtung mit harten Daten. KT DA verwendet ein System von Muss- und gewichteten Soll-Zielen, um den relativen Wert der einzelnen Ziele zu bewerten.

Wenn Sie sich schließlich auf die relative Gewichtung der einzelnen Ziele geeinigt haben, kann die Entscheidungsgruppe ihre Arbeit einschränken und einen Großteil der Bewertungsarbeit an Experten abgeben. An diesem Punkt können wir oft die Interessenvertreter ausschließen und die Experten Lösungen finden oder entwickeln lassen. Sie verfügen über das nötige Fachwissen, um Alternativen vorzuschlagen und dann zu beurteilen, inwieweit diese die von den Interessengruppen festgelegten gewichteten Ziele erfüllen.

Experten können sagen, dass wir auf der Grundlage Ihrer Ziele diese Alternativen haben und wie wir sie bewertet haben. Bei einer großen investierten Gruppe kann dieser Prozess schwierig werden. Stakeholder sind am besten geeignet, um die geschäftlichen Anforderungen zu beschreiben: Hier sind unsere Ziele. Experten mit fortgeschrittenen Kenntnissen oder Fähigkeiten bei der Suche oder Entwicklung von Lösungen und der Bewertung von Risiken sind am besten für die Bewertung von Alternativen geeignet: Hier sind die besten und ausgewogensten Angebote.

Expertenempfehlungen an die Interessengruppen

Sobald die Experten die Alternativen ermittelt und abgewogen haben, ist es an der Zeit, die Ergebnisse den wichtigsten Interessengruppen zu präsentieren. Dies geschieht am besten mit gezielten Informationen, die die geleistete Arbeit zusammenfassen, die Alternativen und die am besten ausgewogene Wahl vorstellen. Ein Standardformat hierfür ist:

1. Legen Sie die Entscheidungserklärung und die Ziele dar, um den Umfang und die Ziele der zu treffenden Entscheidung aufzuzeigen.

2. Zeigen Sie die wichtigsten Ziele auf, wobei Sie die wichtigsten hervorheben.

3. Erläutern Sie, wie viele Alternativen in Betracht gezogen wurden, und geben Sie eine Liste der wichtigsten Alternativen an.

4. Stellen Sie die beste Wahl vor und erläutern Sie, wie sie anhand harter Daten die Ziele erreicht.

5. Legen Sie alle Risiken für diese Entscheidung dar und zeigen Sie Maßnahmen zur Risikominderung auf.

Zusammenfassung

An den besten Entscheidungen sind die richtigen Personen zur richtigen Zeit beteiligt. Der Umgang mit den Stakeholdern - also den Personen, die von den Entscheidungen betroffen sind und/oder mit deren Umsetzung beauftragt werden - kann die Qualität der Entscheidung und letztlich deren Akzeptanz und Erfolg verbessern. Die Einbeziehung von Interessenvertretern und zusätzlicher Fachkompetenz hilft bei komplexen Entscheidungen, die Ziele zu erreichen, d. h. die Probleme zu lösen, die eine Entscheidung erforderlich gemacht haben, indem eine hochwertige Lösung gefunden wird.

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