nld

Beslissingen: Het managen van de Stakeholders

Iedereen is een expert, iedereen heeft meningen, en die zijn niet allemaal even nuttig. Bij complexe besluitvorming, wanneer er veel moet worden overwogen voordat een keuze wordt gemaakt, is het van cruciaal belang de juiste belanghebbenden erbij te betrekken. Als de mensen voor wie de beslissing van belang is, niet op de juiste manier bij de beslissing worden betrokken, kan dat onaangename gevolgen hebben. Deze kunnen zijn:

  • Proberen om iedereen tevreden te stellen, door een inferieure oplossing te nemen
  • De voornaamste belanghebbenden geven mondelinge steun, maar aarzelen vervolgens
  • Bepaalde belanghebbenden heropenen besprekingen en onderhandelingen met leveranciers, met extra kosten tot gevolg
  • Het definitieve besluit wordt uitgesteld, waardoor strategische projecten vertraging oplopen

De Stakeholders: Wie weet het? Wie geeft erom? Wie kan het?

Bij het nemen van een belangrijke of complexe zakelijke beslissing zijn er belangrijke belanghebbenden die bij de besluitvorming moeten worden betrokken. Daaronder moeten er een paar zijn die in aanmerking komen omdat zij weten van, bezorgd zijn om en/of invloed kunnen uitoefenen op de zakelijke kwesties en resultaten rond de beslissing. Zij begrijpen de bedrijfsproblemen en -behoeften en/of geven om het resultaat. Bovendien moeten er sleutelfiguren bij zijn die iets kunnen doen om de implementatie te doen slagen.

Het proces: Complexe beslissingen aanpakken

Sommige beslissingen zijn eenvoudig, maar complexe beslissingen vereisen een georganiseerde denkwijze die kan helpen om rekening te houden met een brede waaier van relevante kwesties. Een complexe beslissing kan gevolgen hebben voor een diverse groep belanghebbenden, of kan een uniek scenario zijn dat nog nooit eerder is vertoond, of een scenario waarvoor geen goed begrepen alternatieven bestaan. Een complexe beslissing kan in feite bestaan uit meerdere beslissingen met verbanden of afhankelijkheden, of er kan een voorspelbaar tijdschema ontbreken.

Om deze complexiteit te doorgronden en rekening te houden met de belangen van een diverse groep belanghebbenden, kan analytische besluitvorming een systematische aanpak bieden die informatie en alternatieven ordent.

Bij Kepner-Tregoe werd ons Beslissingsanalyse (DA) proces voor het eerst ontwikkeld in de jaren 50, tijdens onderzoek door de oprichters van ons bedrijf dat vergelijkbare benaderingen onthulde die door goede besluitvormers werden gebruikt. Deze benaderingen werden vervolgens geformaliseerd, getest en onderwezen door KT. DA wordt al generaties lang gebruikt in organisaties over de hele wereld en begeleidt beslissingen over alles van het kiezen van de locatie van een fabriek van een miljard dollar tot het aannemen van een nieuwe werknemer.

Door een systematisch proces voor het maken van een keuze te gebruiken, is het gemakkelijker de voordelen en risico's van alternatieven af te wegen en beslissingen te onderbouwen met gegevens. Beslissingsanalyse breidt dit denkpatroon uit en verfijnt het:

  • De te nemen beslissing herkennen en definiëren
  • De specifieke criteria voor de verwezenlijking ervan ontwikkelen
  • De beschikbare alternatieven evalueren aan de hand van deze criteria
  • De risico's in kaart brengen

Stakeholders managen: Te veel vertraagt de vooruitgang, te weinig verstikt de doelstellingen

Zodra erkend is dat een beslissing moet worden genomen, geeft een beslissingsverklaring de richting aan voor alles wat volgt en bepaalt zij de grenzen van de keuze. De beslissingsverklaring geeft altijd een keuze aan, een soort actie en het beoogde resultaat. In het bedrijfsleven zou dit bijvoorbeeld kunnen zijn: "Selecteer een nieuwe kwaliteitsdirecteur" of "Kies een locatie voor ons nieuwe kantoor aan de westkust." Om momentum op te bouwen voor het proces en uitputtende discussie te minimaliseren, houdt u de groep belanghebbenden klein, wanneer u besluit tot een beknopte beslissingsverklaring.

De groep belanghebbenden wordt uitgebreid de lijst van punten van zorg te herzien die de noodzaak van een besluit hebben doen ontstaan en die de problemen verwoorden van degenen op wie het besluit van invloed is. Om criteria voor alternatieven te ontwikkelen, loont het de moeite een brede lijst van doelstellingen rond kosten, functie en andere punten van zorg op te stellen en die op ruime schaal te verspreiden. Bij het opstellen van deze criteria of doelstellingen moeten zoveel mogelijk belanghebbenden worden betrokken.

Zodra u een brede raadpleging hebt gehouden om de lijst van doelstellingen op te stellen, moet je de groep verkleinen opnieuw aan de belangrijkste belanghebbenden. U zou een eeuwigdurende onenigheid krijgen met teveel belanghebbenden die het relatieve belang van de doelstellingen zouden evalueren. In plaats daarvan kunt u met een kleinere groep beginnen te bepalen hoeveel waarde elk doel voor het bedrijf heeft. Deze kleinere groep van belanghebbenden die zullen worden beïnvloed door of belast met de uitvoering van de beslissing kan de business case voor elke doelstelling bespreken. Vraag hoeveel waarde elk doel heeft voor het bedrijf en dus hoeveel gewicht in de schaal van de beslissing; rechtvaardig uw weging met harde gegevens. KT DA gebruikt een systeem van Musts en gewogen Wants om de relatieve waarde van elke doelstelling te scoren.

Tenslotte kan de besluitvormingsgroep, zodra men het eens is over het relatieve gewicht van elke doelstelling, zich vernauwen en een groot deel van het evaluatiewerk overlaten aan deskundigen. Vaak kunnen we op dit punt de belanghebbenden eruit gooien en de deskundigen oplossingen laten vinden of ontwikkelen. Zij beschikken over de deskundigheid om alternatieven voor te stellen en vervolgens te beoordelen hoe goed elk alternatief beantwoordt aan de gewogen doelstellingen die door de belanghebbenden zijn vastgesteld.

Deskundigen kunnen op basis van uw doelstellingen zeggen: wij hebben deze alternatieven en zo hebben wij ze beoordeeld. Met een grote geïnvesteerde groep, kan dit proces moeilijk worden. Stakeholders zijn het best in staat om de bedrijfsbehoeften te beschrijven: Dit zijn onze doelstellingen. Deskundigen met geavanceerde kennis of vaardigheden in het vinden of ontwikkelen van de oplossingen en het evalueren van de risico's zijn het best in staat om alternatieven te evalueren: Hier zijn de best uitgebalanceerde keuzes.

Aanbevelingen van deskundigen aan de belanghebbenden

Zodra de deskundigen de alternatieven hebben geïdentificeerd en afgewogen, is het tijd om de resultaten aan de belangrijkste belanghebbenden te presenteren. Dit kan het beste gebeuren met gerichte informatie waarin het verrichte werk wordt samengevat, de alternatieven worden gepresenteerd en de best afgewogen keuze wordt gemaakt. Een standaardformaat hiervoor is:

1. Presenteer de besluitverklaring en de doelstellingen om de reikwijdte en de doelstellingen van het te nemen besluit aan te tonen.

2. Geef de belangrijkste doelstellingen aan, met de nadruk op de belangrijkste.

3. Leg uit hoeveel alternatieven werden overwogen en geef een lijst van de beste alternatieven.

4. Presenteer de beste keuze en hoe deze presteert aan de hand van harde gegevens bij het bereiken van de doelstellingen.

5. Presenteer eventuele risico's voor deze keuze met mitigerende maatregelen.

Samenvatting

Bij de beste besluitvorming zijn de juiste mensen op het juiste moment betrokken. Het managen van stakeholders - de mensen die betrokken zijn bij de beslissing en/of belast zijn met de uitvoering ervan - kan de kwaliteit van de beslissing en uiteindelijk de buy-in en het succes ervan verbeteren. Vertrouwen op de betrokkenheid van belanghebbenden en aanvullende expertise helpt complexe besluitvorming haar doelstellingen te bereiken: het oplossen van de problemen die de noodzaak van een besluit hebben doen ontstaan door een kwalitatief goede oplossing te vinden.

Gerelateerd

Blog afbeelding 1
Beheersing van vooringenomenheid bij de besluitvorming
Blog afbeelding 1
Privé: Managing employee performance as we return to work during a pandemic
Blog afbeelding 1
Besluitvorming in het nieuws: Minus een belangrijk onderdeel
Blog afbeelding 1
Besluitvorming: Wie moet erbij betrokken worden?

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!