ビジネス・プロセス改善の落とし穴を避けるために

By Brian Schramke

トピック

頻繁に ビジネスプロセスの改善 (BPI)の取り組みは様々な結果をもたらします。導入期間の長さや終わりのなさ、組織の関心や受け入れが不十分なこと、期待はずれなこと......BPIプロジェクトの失敗談は枚挙にいとまがありません。残念ながら、BPIプロジェクトの失敗の原因は一つではありません。

始めにほとんどの組織では、BPIの投資に構造的なアプローチをとっていますが、その過程のステップを慎重に管理することができません。適切なBPIプロジェクトを選択し、適切な人材を関与させることが、BPI成功の基盤となります。

BPIの旅に出るときに避けたい12の落とし穴。

1.組織にとって戦略的価値の低い「簡単な」または「単純な」ビジネスプロセスを選んで改善する。 少ないリソースを無駄にしないためにも、社内外のお客様に提供される価値を考えてみましょう。

2.戦略的目標にどのように貢献するかを正確に理解せずに、改善すべき「明白な」ビジネスプロセスを選択する。 成功を収めるためには、将来の改善が製品や市場セグメントにどのように貢献するかを理解し、それが組織のコアビジョンや価値観にどのように合致するかを理解することが必要です。

3.戦略的プロセス(または課題)のオーナーの合意と関与を確保していない。 どんなに問題が整理され、プロジェクトが構成され、ステークホルダーが関与していても、障害や障壁は存在します。そのような障害を取り除くためには、最適な立場にあるプロセス/課題の所有者を巻き込むことが重要です。

4.企画や作業を外部のコンサルタントや社内の「業務改善」グループに任せる。 結局のところ、プロセス改善を知り、理解し、所有し、最終的に実行する必要があるのは、プロジェクトが始まる前に時間を割き、そのコミットメントを理解する必要がある人たちです。彼らの参加を得ることは、BPIの旅を成功させるためには非常に重要です。

5.批判者を黙らせる、無視する。 潜在的に価値のある洞察力や情報を、なぜ捨ててしまうのでしょうか?プロジェクトの中で役割を与え、できると思うことを発言し、前向きな変化をもたらすためのフォーラムを提供することで、組織に利益をもたらし、彼らが活躍する機会を得ることができるのです。

6.BPIへの取り組みを一連の会議や委員会として捉えること。 意思決定や合意形成に必要な情報を得るための作業は、通常、会議室の外で行われます。タスクを成功させるためには、プロジェクトのコアチーム以外の専門家が必要になることも多い。

7.プロセスのパフォーマンスレベルの見直しに基づく改善の設計.真の意味でプロセスパフォーマンスを向上させるためには、通常、新しい質問を投げかけ、新しいデータを収集する必要があります。

8.既存の手順やワークフローが、実際にどのように仕事が行われているかを記録していると信じている。リアルタイムのプロセス実行を観察することで、これまで報告されていなかった、あるいは認識されていなかったプロセスの無駄の原因を発見することができます。

9.時間のかかる「ISO9000レベル」の完璧さを求めて、現状を過剰に文書化・分析したり、すでにわかっていることを蒸し返したりすること。 必要以上に時間をかけて現状分析や文書化に没頭しても、あまり意味がありません。

10.組織構造の変更、新しいソフトウェアアプリケーション、または継続的な改善プログラムを出発点とする。 よく構造化されたBPIエンゲージメントでは、これらのアプローチが全体的な目標の中でどこに適合するかを特定し、主導権を握るのではなく、目標達成を支援するために使用する必要があります。

11.解決策が複雑であればあるほど、結果に価値があると信じています。 複雑だからといって優れているわけではありません。BPIの目標をすべて達成するような複雑なデザインに大きな投資をする前に、価値の低いソリューションを少しずつ増やしていくことが賢明です。

12.ベストプラクティス」のソリューションは一長一短で、すぐに導入できると考えている。ベストプラクティスの概念を利用したプロセス改善であっても、全く新しいアプローチであっても、既存の組織の中で機能しなければなりません。そのためには、他のビジネスプロセス、組織構造、情報・知識システムの変更、人的能力の不足などを考慮した将来像の設計作業が必要になります。

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