nld

Overweeg SIPOC om risico's te beheren

Wij beheren risico's om ervoor te zorgen dat de resultaten van onze acties of plannen voldoen aan de verwachtingen van onze klanten, of dat nu wijzelf zijn, onze medewerkers, of de mensen aan wie wij goederen en diensten leveren. Hoewel sommige psychologen zeggen dat ons vermogen om over de toekomst na te denken ons van andere dieren onderscheidt, is risicobeheer inherent moeilijk omdat de toekomst inherent onbekend is en wij alleen kunnen speculeren over wat wij niet weten. Om onze speculaties beter te beheren, begint een doeltreffend risicobeheer met een doordachte overweging van wat we wel weten.

Drie dingen die we kunnen weten bij risicobeheer zijn:

1) De klanten en hun verwachtingen ten aanzien van de resultaten van de acties of plannen

2) De specifieke acties die nodig zijn om aan de verwachtingen van de klant te voldoen

3) De leveranciers en inputs die nodig zijn om elke actie te voltooien

Effectieve risicomanagers gebruiken deze informatie om:

a) Preventieve maatregelen te nemen tegen waarschijnlijke oorzaken om de kans op het optreden van potentiële problemen en schadelijke effecten te verkleinen;

b) voorwaardelijke acties te plannen om de ernst te verminderen indien zich potentiële problemen en waarschijnlijke effecten voordoen; en

c) triggers instellen om de detecteerbaarheid van potentiële problemen en waarschijnlijke Eefecten te vergroten

Eén manier om de nodige informatie te verzamelen is gebruik te maken van het SIPOC-framework, een visueel hulpmiddel voor continue verbetering dat wordt gebruikt om alle relevante elementen van een bedrijfsproces van begin tot eind te documenteren: Leveranciers - Inputs - Proces - Outputs - Klanten.

Klantverwachtingen voor outputs begrijpen

Alle acties of plannen worden noodzakelijkerwijs voorafgegaan door een besluit; iemand heeft ervoor gekozen iets te doen. Bovendien is de actie of het plan, doordacht of intuïtief, gekozen om bepaalde resultaten te maximaliseren, het gebruik van bepaalde middelen te minimaliseren en aan bepaalde beperkingen te voldoen. Doeltreffend risicobeheer begint met een doordachte overweging van die doelstellingen.

Denk in het bovenstaande voorbeeld eens na over de denkwijze die nodig is om een vakantie te plannen die leidt tot plezierige ervaringen voor iedereen. Omdat verschillende mensen van verschillende dingen genieten, is het nuttig te beginnen met een begrip van wat plezierig betekent voor de verschillende klanten. In het geval van Neem vakantie in North Carolina, Deze reis werd gepland om zoveel mogelijk tijd in de open lucht door te brengen, zoveel mogelijk tijd met de uitgebreide familie door te brengen, de reistijd tot een minimum te beperken, de reiskosten te minimaliseren, en de eerste twee weken van juli te voltooien. Als we al deze doelen bereiken of overtreffen, moet de reis als succesvol worden beschouwd. Als we op een van deze punten tekortschieten, kan de reis als mislukt worden beschouwd, tenzij we tegenmaatregelen hebben genomen.

Doeltreffende risicomanagers gebruiken hun inzicht in de doelstellingen van hun externe en interne klanten om de potentiële problemen te identificeren waarop het risicomanagement zich richt: resultaten die niet de gewenste resultaten opleveren, of te veel middelen verbruiken, of beperkingen overschrijden. Zij gebruiken deze kennis om triggers in te stellen die de detecteerbaarheid van potentiële problemen en waarschijnlijke effecten verhogen en om voorwaardelijke acties te plannen om de ernst te verminderen als potentiële problemen en hun waarschijnlijke effecten zich voordoen.

Begrijp de processtappen

Zodra wij de verwachtingen van de klant begrijpen, is de volgende stap te overwegen hoe wij de te beheren acties of plannen moeten inkaderen. Hoewel we uiteindelijk het grotere plan of proces moeten bekijken om de belangen van de eindklanten te beschermen, is risicobeheer zowel effectiever als efficiënter wanneer we het aantal variabelen dat in één keer in aanmerking wordt genomen tot een minimum beperken. Dit kan worden gedaan door ons te concentreren op de specifieke acties die inputs omzetten in outputs doorheen het plan of proces, in plaats van te proberen het grotere plan of proces in één keer te analyseren. Als ons risicobeheerskader te breed is, kunnen we overweldigd raken bij het afpellen van de ui, bij het proberen te beheersen van oorzaak van oorzaak van oorzaak, of onze toevlucht nemen tot ondoeltreffende en inefficiënte algemene tegenmaatregelen.

In het voorbeeld, Neem familievakantie in Noord-Carolinabestaat uit meerdere gerelateerde maar afzonderlijke acties: Rijden naar N.C.; Verblijf in N.C.; Rijden naar N.J. Verder kan Verblijf in N.C. worden opgesplitst in: Ga naar het kamp, ga wandelen, ga paardrijden. Omdat elk van deze acties verschillende resultaten of voordelen oplevert en verschillende middelen verbruikt onder verschillende beperkingen, is elk onderhevig aan verschillende potentiële problemen met verschillende waarschijnlijke oorzaken en gevolgen.

Of het uitgangspunt nu een complex plan of proces is of een specifieke actie, effectieve risicomanagers splitsen complexe plannen en processen op in specifieke acties en begrijpen hoe specifieke acties grotere plannen en processen ondersteunen. Door de rol van specifieke acties in plannen en processen te begrijpen, zijn wij in staat rekening te houden met al onze klanten bij het identificeren van potentiële problemen. Door complexe processen op te splitsen en te verduidelijken in specifieke acties, zijn wij beter in staat om specifieke preventieve acties te identificeren om de kans op succes te vergroten, en specifieke voorwaardelijke acties om de ernst te verminderen, en specifieke yriggers om de detecteerbaarheid van potentiële problemen te vergroten.

Leveranciers en inputs begrijpen

Met een goed begrip van de verwachtingen van onze klant en de acties die nodig zijn om die verwachtingen waar te maken, kunnen wij nu de waarschijnlijke oorzaken overwegen. Volgens de logica van het SIPOC-raamwerk zijn de waarschijnlijke oorzaken van outputs die niet de gewenste resultaten opleveren, of te veel middelen verbruiken, of de beperkingen overschrijden, de leveranciers of de inputs of processen die nodig zijn om die outputs te produceren. Theoretisch hebben wij controle over al onze leveranciers, inputs en processen, zodat wij preventieve maatregelen kunnen nemen om de kans te verkleinen dat zich potentiële problemen en waarschijnlijke effecten voordoen.

In ons voorbeeld zijn de leveranciers voor de rit naar N.C. de familie, die gepakt en wel klaar moet zijn om te gaan; de inputs zijn het voertuig, dat in staat moet zijn de reis te maken; en het proces is de rit zelf, die goed gepland moet worden.

Doeltreffende risicomanagers gebruiken hun inzicht in leveranciers, inputs en processen en de manier waarop deze bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van de klant om de waarschijnlijke oorzaken te identificeren van de potentiële problemen waarop risicomanagement zich richt: outputs die niet de gewenste resultaten opleveren, of te veel middelen verbruiken, of beperkingen overschrijden. Zij gebruiken deze kennis om preventieve maatregelen te nemen om de waarschijnlijkheid te verminderen dat potentiële problemen en waarschijnlijke effecten zich voordoen.

De waarde van het overwegen van SIPOC

De output van risicobeheer bestaat uit preventieve maatregelen om de kans te verkleinen dat waarschijnlijke oorzaken potentiële problemen en waarschijnlijke effecten veroorzaken, voorwaardelijke maatregelen om de ernst te verminderen, en triggers om de detecteerbaarheid te vergroten mochten potentiële problemen zich voordoen. Deze tegenmaatregelen zijn het meest effectief en efficiënt wanneer zij gericht zijn op specifieke acties die specifieke resultaten opleveren voor specifieke klanten. Om doelgericht te werk te gaan, proberen doeltreffende risicomanagers eerst de verwachtingen van hun klanten te begrijpen, of het nu gaat om onszelf, onze medewerkers of de mensen aan wie wij goederen en diensten leveren. Op basis van dit inzicht identificeren zij de specifieke acties die nodig zijn om aan de verwachtingen van de klant te voldoen. Dan, voor elke actie overwegen zij de leveranciers en de inputs die nodig zijn om outputs te produceren. Met deze informatie zijn zij in staat tegenmaatregelen te nemen die een goed evenwicht bieden tussen preventie en voorzorg.

Aanhangsel A - Documenteren van risicobeheer

Bijlage B - Risicobeheer toepassen op potentiële kansen

John Ager

Master Trainer, Facilitator en Project Manager

John Ager werkt met klanten in zowel de productie- als dienstensector, vaak in sterk gereguleerde sectoren. Hij leidt teams en coacht individuen bij het oplossen van problemen en het implementeren van operationele verbeteringen om strategische doelen te bereiken. Hij is gespecialiseerd in het verbeteren van organisatorische processen, daaropvolgend verandermanagement, het faciliteren van probleemoplossing en het overdragen van kritische denkvaardigheden.

 

Over Kepner-Tregoe

Kepner-Tregoe is de leider in het oplossen van problemen. Al meer dan zes decennia helpt Kepner-Tregoe duizenden organisaties over de hele wereld bij het oplossen van miljoenen problemen door middel van een effectievere analyse van de onderliggende oorzaak en besluitvormingsvaardigheden. Kepner-Tregoe werkt samen met organisaties om de kosten aanzienlijk te verlagen en de operationele prestaties te verbeteren door
probleemoplossende training, technologie en adviesdiensten.

Gerelateerd

Magie van de toeleveringsketen

De leerrevolutie - Problemen oplossen in het tijdperk van ervaringsleren

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!