リスク管理にはSIPOCを

私たちは、私たちの行動や計画の成果が、私たち自身や私たちの仲間、あるいは私たちが商品やサービスを提供する相手であるお客様の期待に確実に応えるために、リスクを管理します。心理学者の中には、未来を考える能力が人間と他の動物との違いであると言う人もいますが、未来は本質的に未知であり、分からないことは推測するしかないため、リスク管理は本質的に困難です。推測をよりよく管理するために、効果的なリスク管理は、知っていることを熟考することから始まります。

リスクを管理する際に知っておくべき3つのことがあります。

1) 行動や計画のアウトプットに対する顧客とその期待値

2)お客様の期待に応えるための具体的な行動

3) 各アクションを実行するために必要なサプライヤーとインプット

効果的なリスクマネジャーは、この情報を使って

a) 潜在的な問題や重大な影響が発生する可能性を低減するために、考えられる原因に対して予防措置を講じる。

b) 潜在的な問題や起こりうる影響が発生した場合に、深刻さを軽減するための偶発的な行動を計画する。

c) トリガーを設定することで、潜在的な問題や可能性のあるEefectの検出性を高める。

必要な情報を収集する一つの方法は、SIPOCフレームワークを使用することです。SIPOCフレームワークは、ビジネスプロセスの最初から最後までのすべての関連要素を文書化するために使用される視覚的な継続的改善ツールです。サプライヤー - 入力 - プロセス - 出力 - 顧客。

お客様の期待するアウトプットを理解する

すべての行動や計画には、必ず決断が伴います。誰かが何かをすることを選んだのです。さらに、思慮深く、あるいは直感的に、その行動や計画は、特定の結果を最大化し、特定の資源の使用を最小化し、特定の制限を満たすために選択されました。効果的なリスクマネジメントは、これらの目的を熟考することから始まります。

上記の例では、すべての人に楽しんでもらえる休暇を計画するために必要な考え方を考えてみましょう。人によって楽しみ方は異なるため、まずはお客様ごとに「楽しい」とは何かを理解することが大切です。今回のケースでは ノースカロライナの休暇を取る。 この旅行は、屋外での時間を最大限に活用し、家族との時間を最大限に活用し、移動時間を最小限に抑え、移動コストを最小限に抑え、7月の最初の2週間で完了するように計画されました。これらの目標のすべてを達成するか、あるいは上回ることができれば、この旅行は成功したと言えるでしょう。もし、どれか一つでも達成できなければ、対策を立てない限り、失敗と言えるかもしれません。

効果的なリスクマネジャーは、外部および内部の顧客の目標を理解することで、リスクマネジメントの焦点となる潜在的な問題(望ましい結果をもたらさないアウトプット、多すぎるリソースの消費、制限の超過など)を特定します。この知識をもとに、潜在的な問題や起こりうる影響の検出可能性を高めるトリガーを設定し、潜在的な問題や起こりうる影響が発生した場合に深刻さを軽減するための偶発的な行動を計画します。

プロセスステップの理解

お客様の期待を理解したら、次は管理すべき行動や計画をどのように組み立てるかを考えます。最終的には、最終顧客の利益を守るために、より大きな計画やプロセスを検討する必要がありますが、一度に検討する変数の数を最小限にすることで、リスクマネジメントはより効果的かつ効率的になります。そのためには、大きな計画やプロセスを一度に分析しようとするのではなく、計画やプロセスの中でインプットをアウトプットに変換する特定のアクションに焦点を当てることが必要です。リスクマネジメントの枠が広すぎると、玉ねぎの皮を剥いたり、原因の原因を管理しようとしたり、効果的ではない一般的な対策に頼ったりすることになります。

この例では ノースカロライナの家族旅行を楽しむは、関連するが別個の複数の行動で構成されている。Drive to N.C.; Stay in N.C.; Drive to N.J. さらにStay in N.C.は次のように分けることができます。キャンプに行く」、「ハイキングに行く」、「乗馬に行く」。これらの行動はそれぞれ異なる結果や利益をもたらし、異なる制約の下で異なる資源を消費するため、それぞれが異なる原因や影響を持つ潜在的な問題を抱えています。

出発点が複雑な計画やプロセスであろうと、特定の行動であろうと、効果的なリスクマネジャーは、複雑な計画やプロセスを特定の行動に分解し、特定の行動がより大きな計画やプロセスをどのようにサポートするかを理解します。計画やプロセスにおける具体的な行動の役割を理解することで、潜在的な問題を特定する際に、すべてのお客様に配慮することができます。複雑なプロセスを具体的な行動に分離して明確にすることで、成功の確率を高めるための具体的な予防措置、深刻さを軽減するための具体的な偶発的措置、潜在的な問題の検出性を高めるための具体的なきっかけを特定することができるようになります。

サプライヤとインプットの理解

顧客の期待と、それを実現するために必要な行動を十分に理解した上で、次は原因の可能性を検討します。SIPOCフレームワークの論理に従うと、望ましい結果が得られなかったり、リソースを多く消費したり、制限を超えたりするアウトプットの原因は、そのアウトプットを生み出すために必要なサプライヤーやインプット、プロセスであると考えられます。理論的には、サプライヤー、インプット、プロセスはすべて我々の管理下にあるので、潜在的な問題や起こりうる影響の可能性を下げるために予防措置を取ることができます。

この例では、「カリフォルニアへのドライブ」のサプライヤーには、家族が荷造りされ、出発の準備ができている必要があり、インプットには、車が旅をすることができる必要があり、プロセスには、ドライブ自体がよく計画されている必要があります。

効果的なリスクマネジャーは、サプライヤー、インプット、およびプロセスについての理解と、それらがお客様の目標達成にどのように貢献しているかについての理解をもとに、リスクマネジメントの焦点である潜在的な問題(望ましい結果が得られない、リソースを過剰に消費する、制限を超えるなどのアウトプット)の原因を特定します。この知識をもとに、潜在的な問題や起こりうる影響の発生確率を低減するための予防措置を講じます。

SIPOCを検討する価値

リスクマネジメントのアウトプットは、潜在的な問題を引き起こす可能性の高い原因や、起こりうる影響の確率を下げるための予防措置、深刻度を下げるための偶発的措置、潜在的な問題が発生した際の検出性を高めるためのトリガーです。これらの対策は、特定の顧客に対して特定のアウトプットをもたらす特定の行動に焦点を当てたときに、最も効果的かつ効率的になります。焦点を合わせるために、効果的なリスクマネジャーは、まず顧客の期待を理解しようとします。顧客とは、私たち自身、私たちの同僚、あるいは私たちが商品やサービスを提供する相手のことです。この理解に基づいて、顧客の期待に応えるために必要な具体的な行動を特定します。そして、それぞれの行動について、アウトプットを生み出すために必要なサプライヤーやインプットを検討します。これらの情報をもとに、予防と偶発性を適切にバランスさせた対策を行うことができます。

付録A - リスクマネジメントの文書化

付録B - リスクマネジメントを潜在的な機会に適用する

John Ager

マスタートレーナー、ファシリテーター、プロジェクトマネージャー

ジョン・エイガーは、製造業とサービス業の両方で、規制の厳しい分野のクライアントを担当しています。戦略的目標を達成するために、問題解決や業務改善の実施を通じて、チームをリードし、個人をコーチングする。組織的なプロセスの改善、その後のチェンジマネジメント、問題解決の促進、批判的思考スキルの伝授を得意とする。

 

ケプナー・トリゴーについて

ケプナー・トリゴーは、問題解決のリーダーです。ケプナー・トリゴーは、60年以上にわたり、より効果的な根本原因の分析と意思決定のスキルを通じて、世界中の何千もの組織が何百万もの問題を解決するお手伝いをしてきました。ケプナー・トリゴーは、問題解決のためのトレーニング、コンサルティング・サービスの提供を通じて、コストを大幅に削減し、
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