コミュニケーション不全に陥っていませんか?

私は今週、レッド・ツェッペリンのクラシック・ロック・ソングの歌詞を思い出しました。

コミュニケーションの断絶   

それはいつも同じ

私は神経衰弱をしている

気が狂いそうになる

私自身のキャリアやクライアントのキャリアパスを振り返ってみると、成功と失敗を分ける唯一かつ最大の要因は、個人や組織の効果的なコミュニケーション能力にあると確信しています。メッセージの種類、通信媒体、情報の解釈の仕方などがあまりにも多いため、効果的なコミュニケーションは時に困難を伴います。

ここで、よくある話があります。  アヴァは同僚のジョンからメールを受け取った。彼は、マネージャーのジェシカが今日行ったチームミーティングの内容を報告しています。 ジェシカは会議の中で、リージョナルマネージャーのホセから送られてきたメールの内容を伝えていました。 ホセのメールは、先週行われたCEOのヘレンによるウェブ会議に基づいていました。ヘレンは、この目標が1ヶ月前に行われた年末の取締役会での決定の結果であることを慎重に述べていた。

ジョンがアバに送ったテキストメッセージは、4週間前に行われた取締役会の成果と意図をどの程度伝え、解釈したと思いますか?ジョンがアバに送ったメールは、特に最初のイベントからあまりにも離れていたため、戦略的目標をある程度成功裏に伝えたとは思えません。

しかし、私が学んだ中には、コミュニケーションを改善することで、キャリアを向上させることができる項目がいくつかあります。ここでは、より効果的なコミュニケーションによって、あなたとあなたの組織の成功の可能性を高めることができる8つのガイドラインを紹介します。

1. コミュニケーションをタイムリーにし、キーメッセージを繰り返す。 人々の生活に影響を与える可能性のある決定について知らせるのに適切なタイミングは今です。このような情報を伝えるのに何日も、あるいは何週間もかかってしまうと、受け取った人は「自分は大局的には重要ではない」と思ってしまいます。 メッセージが新しいもので、それを聞いてもらうだけでなく、定着させ、採用してもらう必要がある場合、一貫した繰り返しが重要になります。 これを考える良い方法は、"言い飽きていなければ、誰も聞いていない可能性がある "ということです。 新しいメッセージが浸透するには、平均して7回かかると言われています。

2. 反応するのではなく、対応することを忘れない.あなたは、会話をしたり、連絡を受けたりして、どうしても腹が立ったことがあると思いますか?そんなとき、あなたは何をしますか?暴言を吐いたり、腰を据えて簡潔な返信メールを書いたりしていませんか?それは、冷静に対応するのではなく、感情的に反応してしまうという、よくある間違いです。血の気が引いたときは、その場を離れましょう。理性的で思いやりのある対応を考えましょう。

3.あなたの問題がコラボレーションや問題解決を必要とする場合...会話をする。 電子メールやテキスト、チャットでのやりとりは、迅速で文書化された回答には適していますが、コラボレーションや問題解決には効果的ではありません。 説明したり、明確にしたり、時には難しい会話を避けたりするために無駄な時間を費やすことは、生産性、効率、チームワークを低下させます。 今すぐ電話に出て、ウェブ会議をセットアップし、廊下を歩いてでも問題を解決しましょう。

4.難しい会話を避けてはいけない 時にはネガティブな意見を言わなければならないこともあります。このような会話を避けたいと思うのは人情ですが、そうすると問題が大きくなったり、小さな問題が大きな問題に発展したりします。自分が期待するレベルに達していない人がいたら、気づいた時点ですぐに行動に移しましょう。放置しておくと、いざというときに会話が難しくなるだけです。

5.悪いニュースはメールにはふさわしくありません。 電子メールは私たちに簡単な方法を与えてくれますが、悪い知らせを電子メールで伝えるのは決して良いことではありません。書面でのコミュニケーションでは、ボディランゲージなどの非言語的な合図を使って難しいメッセージを和らげることはできません。悪い知らせは、可能な限り、直接会って伝える必要があります。そうすれば、メッセージが理解されていないことや、相手がそのニュースを悪く受け止めていることを察知することができます。会話をすることで、悪い影響を修正したり、最小限に抑えたりすることができます。

6.共有している情報のバランス.よくあるコミュニケーション上のミスは、情報の共有が多すぎたり少なすぎたりすることです。情報量が多ければ多いほど良い評価を得られるというわけではありません。逆に、情報が少なければ、情報を受け取った人は、何が起きているのかを理解したり、判断したりするのに十分なデータを得られない可能性があります。これはバランスのとれた行動であり、正しく理解するには時間と練習が必要です。

7.1つのサイズがすべてに合うわけではありません。 相手や状況に関係なく、一つのスタイルだけでコミュニケーションをとるような型にはまったやり方は、絶対にできません。定期的にミーティングを行うチームであれば、画一的なコミュニケーション手法でも問題ないかもしれませんが、お客様や経営者、投資家との情報共有にカジュアルな手法を用いると、さまざまな問題が発生する可能性があります。

8.理解を前提としない。 あなたは情報を共有した後、理解してもらえたかどうかを確認していますか?驚くことに、全員が同じ見解を持っていないことが多いのです。ミーティングの後には、電話や電子メールで議論の要点を明確にすることを習慣にしましょう。そうすることで、重要な誤解を避けることができ、多くの悲しみを避けることができます。

このシンプルなガイドラインに従うことで、(Led Zepplinの言葉を借りれば)痛みを伴うコミュニケーションの断絶を防ぐことができます。 いつも同じ 例えば、 ドライブ (その他)非常識です。

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