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Leiden Sie unter einer Kommunikationspanne?

Diese Woche wurde ich an den Text eines klassischen Rocksongs von Led Zeppelin erinnert.

Ausfall der Kommunikation   

Es ist immer das Gleiche

Ich habe einen Nervenzusammenbruch

Macht mich wahnsinnig!

Wenn ich mir meine eigene berufliche Laufbahn und die meiner Kunden anschaue, bin ich davon überzeugt, dass der größte Einflussfaktor für Erfolg und Misserfolg in der Fähigkeit von Einzelpersonen und Organisationen liegt, effektiv zu kommunizieren. Es gibt so viele Arten von Botschaften, Kommunikationsmedien und Möglichkeiten, Informationen zu interpretieren, dass effektive Kommunikation manchmal eine echte Herausforderung sein kann.

Dies ist ein allzu häufiges Szenario:  Ava erhält eine Textnachricht von ihrem Kollegen John. Er berichtet von der Teambesprechung, die ihre Vorgesetzte Jessica heute abgehalten hat. Während der Besprechung gab Jessica den Inhalt einer E-Mail des Regionalmanagers Jose weiter, in der die jährlichen strategischen Ziele des Unternehmens dargelegt wurden. Joses E-Mail basierte auf einer Webkonferenz, die letzte Woche von Helen, der Geschäftsführerin, durchgeführt wurde. Helen wies ausdrücklich darauf hin, dass die Ziele das Ergebnis von Entscheidungen sind, die vor einem Monat auf der Jahresendversammlung des Vorstands getroffen wurden.

Wie gut, glauben Sie, hat Johns Textnachricht an Ava das Ergebnis und die Absicht der Vorstandssitzung vor vier Wochen vermittelt und interpretiert? Ich bezweifle, dass die Textnachricht von John an Ava die strategischen Ziele erfolgreich vermittelt hat, zumal sie so weit von der ursprünglichen Veranstaltung entfernt war.

Ich habe sicherlich noch nicht alles verstanden, aber ich habe einige karrierefördernde Dinge gelernt, die die Kommunikation verbessern können. Hier sind acht Leitlinien, mit denen Sie Ihre Erfolgschancen - und die Ihres Unternehmens - durch eine effektivere Kommunikation verbessern können.

1. Kommunizieren Sie zeitnah und wiederholen Sie die wichtigsten Botschaften. Der richtige Zeitpunkt, um Menschen über Entscheidungen zu informieren, die sich auf ihr Leben auswirken können, ist JETZT. Wenn es Tage oder sogar Wochen dauert, diese Informationen zu übermitteln, zeigt das dem Empfänger, dass er im großen Ganzen nicht wichtig ist. Wenn eine Botschaft neu ist und nicht nur gehört, sondern auch verinnerlicht und angenommen werden muss, ist eine konsequente Wiederholung der Schlüssel. Eine gute Art, darüber nachzudenken, ist: "Wenn Sie es nicht müde sind, es zu sagen, ist es wahrscheinlich, dass niemand es gehört hat." Im Durchschnitt braucht es sieben Wiederholungen, bis eine neue Botschaft verinnerlicht ist.

2. Denken Sie daran, zu reagieren - nicht zu reagieren. Fällt Ihnen ein Zeitpunkt ein, an dem Sie ein Gespräch hatten oder eine Mitteilung erhielten, die Sie einfach wütend machte? Was tun Sie in solchen Fällen? Ertappen Sie sich dabei, wie Sie schimpfen oder sich hinsetzen und eine knappe E-Mail als Antwort verfassen? Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann haben Sie einen häufigen Fehler gemacht - Sie haben emotional reagiert, anstatt ruhig zu reagieren. Wenn Sie merken, dass Ihr Blut in Wallung gerät, gehen Sie weg. Überlegen Sie, wie Sie rational und rücksichtsvoll reagieren können.

3. Wenn Ihr Anliegen Zusammenarbeit oder Problemlösung erfordert...ein Gespräch zu führen. E-Mail-, Text- oder Chat-Austausch eignen sich hervorragend für schnelle, dokumentierte Antworten, sind aber für die Zusammenarbeit und Problemlösung nicht effektiv. Die Zeit, die mit Erklärungen, Klärungen und manchmal auch mit der Vermeidung schwieriger Gespräche verschwendet wird, beeinträchtigt die Produktivität, die Effektivität und die Teamarbeit. Greifen Sie zum Telefon, richten Sie eine Webkonferenz ein oder gehen Sie einfach den Flur entlang, um ein Problem zu lösen - und zwar jetzt!

4. Weichen Sie schwierigen Gesprächen nicht aus. Es gibt Zeiten, in denen man negatives Feedback geben muss. Es liegt in der menschlichen Natur, diese Gespräche vermeiden zu wollen, aber das kann mehr Probleme verursachen und kleine Probleme zu großen werden lassen. Wenn jemand nicht die von Ihnen erwartete Leistung erbringt, sollten Sie sofort handeln, sobald Sie es bemerken. Wenn Sie es hinauszögern, wird das Gespräch nur noch schwieriger, wenn es dann doch stattfindet.

5. Schlechte Nachrichten gehören nicht in eine E-Mail. Die E-Mail hat uns einen einfachen Ausweg geboten, aber die Übermittlung schlechter Nachrichten per E-Mail ist nie eine gute Idee. Es ist unmöglich, schwierige Nachrichten durch nonverbale Signale (z. B. Körpersprache) abzumildern, wenn Sie die schriftliche Kommunikation als Übermittlungskanal nutzen. Schlechte Nachrichten müssen, wann immer möglich, persönlich überbracht werden. So können Sie Anzeichen dafür erkennen, dass die Nachricht nicht verstanden wurde oder dass der Empfänger die Nachricht schlecht aufgenommen hat. In einem Gespräch haben Sie die Möglichkeit, die negativen Auswirkungen zu korrigieren oder zu minimieren.

6. Ausgewogenheit der Informationen, die Sie weitergeben. Ein häufiger Fehler in der Kommunikation besteht darin, entweder zu viele oder zu wenige Informationen weiterzugeben. Es stimmt nicht immer, dass je mehr Informationen Sie weitergeben, desto besser werden sie aufgenommen - manchmal erzeugen zu viele Informationen den gleichen Stress und die gleiche Angst wie zu wenige. Andererseits, wenn Sie zu wenig Informationen weitergeben, kann es sein, dass die Person, die sie erhält, nicht genug Daten hat, um zu verstehen, was passiert, oder um eine Entscheidung zu treffen. Dies ist ein Balanceakt, und es braucht Zeit und Übung, um ihn richtig zu machen.

7. Eine Größe passt nicht allen. Sie können nicht einfach einen vorgefertigten Kommunikationsansatz verwenden, der nur einen Stil verwendet, unabhängig von der Zielgruppe oder der Situation. Ein standardisierter Kommunikationsansatz mag für Teams, die sich regelmäßig treffen, in Ordnung sein, aber die Verwendung eines lockeren Ansatzes für den Informationsaustausch mit Kunden, Managern oder Investoren könnte zu allen möglichen Problemen führen.

8. Setzen Sie kein Verständnis voraus. Vergewissern Sie sich immer wieder, ob die Leute alles verstanden haben, nachdem Sie Informationen weitergegeben haben? Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, wie oft nicht alle auf der gleichen Seite stehen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, im Anschluss an ein Treffen anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben, um die wichtigsten Punkte der Diskussion zu klären. So vermeiden Sie spätere Missverständnisse und ersparen sich eine Menge Ärger.

Die Befolgung dieser einfachen Richtlinien wird Sie vor schmerzhaften Kommunikationspannen bewahren, die (in den Worten von Led Zepplin) immer das Gleiche und Sie fahren (und andere) Wahnsinn!

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