敏捷vs.瀑布。每个项目经理都需要知道的8件事

通过 John Ager, Kepner-Tregoe

在准备战斗的过程中,我总是发现,计划是无用的,但规划是不可缺少的。 -德怀特-D.艾森豪威尔

每个人都有一个计划,直到他们被击中;通常人们不会处理得那么好。 -迈克-泰森

是否 敏捷性瀑布无论是战斗、编码还是木工,在开始工作之前,成功的项目经理会问八个关键问题。这些答案有助于规划项目,并在迈克-泰森可能会说的那样,他们 "被击中 "时对其进行调整。

1.客户想要什么?披头士乐队的乔治-哈里森说:"如果你不知道你要去哪里,任何道路都会带你到那里"。为了知道他们要去哪里,有效的项目经理首先在项目说明中阐述客户的需求,简明扼要地抓住:他们想要什么,他们什么时候想要,他们想花多少钱。

虽然有些人可能认为时间、成本和绩效这个铁三角是僵化的,但归根结底,无论是建造房屋的瀑布项目还是开发软件的敏捷项目,项目经理都需要了解客户对时间/成本/绩效的 "目标",这样他们才知道自己的方向。

2.客户为什么要这样做?如果是建房子,是为了退休、度假还是养家糊口?如果开发软件,是为了管理客户信息、交易金融产品还是追踪库存?项目管理,特别是当我们受到打击时,需要做出决定。

虽然时间和成本通常比较容易定义,但绩效可能就不那么容易了。但是,所有这三者(时间/成本/性能)必须协同考虑。什么更重要:形式还是功能?耐用性还是灵活性?有效的项目经理了解并使用客户目标来调整指导项目工作所需的大小决策。

3.我们将如何交付成果?无论项目工作是以主要交付物、子交付物和工作包(经典的瀑布术语),还是史诗、用户故事和冲刺(敏捷术语),项目经理都需要使用客户的目标来定义和组织这些工作。他们对工作的定义越准确,他们就越能确定适当的资源,估计预算,计算时间表,监测短期和长期的进展。

4.它将花费多少钱?项目的资源是有限的,尤其是人。组织可以通过评估所需技能组合的类型和数量以及所需的任何额外资源来避免批准超过资源的项目。有了这样的认识,项目经理就可以计算项目的成本,同时考虑到硬成本美元和软成本资源时间。

有了前四个问题的答案,项目经理现在可以审查客户的绩效和成本 "目标 "的合理性。但对时间的准确估计需要更多的信息,我们将在下面讨论。在这一点上,如果交付所需性能的估计预算太高,有三个选择。1)接受较高的预算;2)接受较低的性能;或者3)拒绝该项目。现在的选择是痛苦的,但在消耗了时间和资源后,适应能力就会降低,就会更加痛苦。

一旦性能和成本达成一致,并且项目的推进是有意义的,这些问题就会指引我们前进的方向。

5.谁来做这项工作,需要多长时间?在了解了工作和所需资源后,有效的项目经理会根据人们的技能和可用性来组建一个团队。资源可用性是估计工作持续时间的主要因素,而不是任务时间。

例如,如果完成一项工作需要16个小时的任务时间,而一个人每天可以分配4个小时,那么持续时间将是4天。但是,如果两个人每天可以分配8个小时,工期将是一天。无论是木工还是编码,项目经理需要估计完成每项任务所需的时间,同时考虑到资源的可用性。

6.按照什么顺序?敏捷和瀑布项目之间最大的区别是返工的成本。当然,两者都有机会损失和返工成本,但当输出是物理的,而不是虚拟的时候,设计变更的成本往往更高。

在建造房屋时,在你进行设计的过程中改变设计可能需要更换水电、框架或地基。当设计软件时,在进行中改变设计可能只需要删除代码。正因为如此,瀑布式项目倾向于遵循一个特定的顺序,而敏捷式项目可以灵活安排顺序,也许一次完成一个房间的 "房子"。

敏捷与瀑布

然而,无论最后的顺序如何,有效的项目经理必须确定在有资源的情况下完成所有工作所需的总时间。

7.工作何时发生?和订单一样,在一个有虚拟产出而非实体产出的项目中,如果不对时间、成本或绩效产生不利影响,对特定要素灵活安排日期是可以的。然而,对于一个有实体投入的项目,并协调交付给需要它们的资源,必须有具体的日期。同样,无论是敏捷还是瀑布,编码还是木工,客户都有一个目标日期,他们希望所有的元素都能完成。有效的项目经理需要评估这个日期是否现实,然后管理工作以满足这个日期。

8.如果?回到艾森豪威尔和泰森。我们现在有一个计划,一个预算,承诺的资源和一个时间表。我们怎样才能使计划不走样,如果走样,我们将如何认识和应对?在承诺交付之前,有效的项目经理会退后一步,审视整体,并考虑他们可能错过的东西。采取预防措施、准备应急措施和设置行动的触发点可能会导致额外的工作;在提交给客户的最终计划中应包括这方面的成本和时间。

有了对最后四个问题的回答,我们就可以再次审查客户的 "目标 "在时间上的合理性,此外还有成本和绩效。如同预算高于最初的 "目标 "一样,当时间线长于预期时,有三种选择。1)接受更长的时间线;2)接受更低的绩效;或者3)拒绝项目。 在继续进行之前,好的项目经理会问:"我们是否应该/如何继续?"一旦这个问题得到回答,他们就准备正式开始实施他们的计划。

正如艾森豪威尔和泰森所暗示的,没有一个项目计划能够毫发无损地存活下来;在某些时候,我们会受到打击,需要进行调整。有效的项目经理知道这一点,并在他们定义和规划项目时积极准备,同时还有多种选择来实现目标。一旦项目开始,我们就进入了环形或切割检查或切割管道。选择变得有限,而改变或返工的影响是昂贵的。此外,在 沉没成本的谬误 会开始出现:我们已经投资了这么多,现在不能放弃。为了最大限度地减少这种情况,并在发生这种情况时做好准备,有效的项目经理在跃进之前先看一看--他们会问这八个关键问题,并利用这些答案来改善项目的结果。

关于Kepner-Tregoe

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