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Agil vs. Wasserfall: 8 Dinge, die jeder Projektmanager wissen muss

Bei der Vorbereitung auf eine Schlacht habe ich immer festgestellt, dass Pläne nutzlos sind, aber die Planung unverzichtbar ist. -Dwight D. Eisenhower

Jeder hat einen Plan, bis er getroffen wird; normalerweise gehen die Leute nicht so gut damit um. -Mike Tyson

Ob Agil oder WasserfallOb im Kampf, bei der Programmierung oder bei Tischlerarbeiten - erfolgreiche Projektmanager stellen vor Beginn der Arbeit acht wichtige Fragen. Die Antworten helfen bei der Planung des Projekts und bei dessen Anpassung, wenn sie, wie Mike Tyson sagen würde, "getroffen werden".

1. Was will der Kunde? Beatle George Harrison sagte: "Wenn du nicht weißt, wohin du willst, führt dich jede Straße dorthin." Um zu wissen, wohin sie gehen, beginnen effektive Projektmanager damit, die Bedürfnisse des Kunden in einer Projektbeschreibung zu formulieren, die kurz und bündig festhält, was sie wollen, wann sie es wollen und wie viel sie ausgeben wollen.

Manche mögen dieses eiserne Dreieck aus Zeit, Kosten und Leistung als starr ansehen, aber letztendlich müssen Projektmanager, egal ob es sich um ein Wasserfallprojekt zum Bau eines Hauses oder ein agiles Projekt zur Entwicklung von Software handelt, die "Ziele" ihrer Kunden für Zeit/Kosten/Leistung kennen, damit sie wissen, wohin sie gehen.

2. Warum will der Kunde es haben? Wenn Sie ein Haus bauen, ist es für den Ruhestand, für den Urlaub oder für die Gründung einer Familie? Geht es bei der Entwicklung von Software um die Verwaltung von Kundendaten, den Handel mit Finanzprodukten oder die Verfolgung von Beständen? Im Projektmanagement müssen wir, vor allem wenn wir getroffen werden, Entscheidungen treffen.

Während Zeit und Kosten oft relativ leicht zu definieren sind, ist dies bei der Leistung nicht immer der Fall. Aber alle drei (Zeit/Kosten/Leistung) müssen zusammen betrachtet werden. Was ist wichtiger: Form oder Funktion? Langlebigkeit oder Flexibilität? Kosten für die Implementierung oder Kosten für die Wartung? Effektive Projektmanager verstehen die Ziele des Kunden und nutzen sie, um die großen und kleinen Entscheidungen, die für die Projektarbeit erforderlich sind, aufeinander abzustimmen.

3. Wie werden wir die Ergebnisse liefern? Unabhängig davon, ob die Projektarbeit in Form von Hauptergebnissen, Teilergebnissen und Arbeitspaketen (klassische Wasserfall-Terminologie) oder in Form von Epen, User Stories und Sprints (agile Terminologie) erfolgt, müssen die Projektmanager die Ziele des Kunden nutzen, um die Arbeit zu definieren und zu organisieren. Je genauer sie die Arbeit definieren, desto genauer können sie die geeigneten Ressourcen bestimmen, das Budget schätzen, den Zeitplan berechnen und den Fortschritt sowohl der kurzen als auch der langen Zeitspanne überwachen.

4. Wie viel wird es kosten? Projekte verfügen über begrenzte Ressourcen, insbesondere Personal. Unternehmen können vermeiden, mehr Projekte zu genehmigen, als Ressourcen vorhanden sind, indem sie die Art und den Umfang der benötigten Fähigkeiten und alle zusätzlich benötigten Ressourcen ermitteln. Auf dieser Grundlage kann der Projektleiter die Kosten des Projekts berechnen, wobei er sowohl die harten Kosten in Dollar als auch die weichen Kosten in Form von Ressourcenstunden berücksichtigt.

Mit den Antworten auf die ersten vier Fragen können die Projektmanager nun die Angemessenheit des "Ziels" des Kunden für Leistung und Kosten überprüfen. Für eine genaue Schätzung der Zeit sind jedoch weitere Informationen erforderlich, die wir weiter unten erörtern werden. Wenn das geschätzte Budget für die Erbringung der gewünschten Leistung zu hoch ist, gibt es nun drei Möglichkeiten: 1) das höhere Budget akzeptieren; 2) weniger Leistung akzeptieren; oder 3) das Projekt ablehnen. Das sind schmerzhafte Entscheidungen, aber sie sind noch schmerzhafter, wenn man Zeit und Ressourcen verbraucht und weniger Anpassungsmöglichkeiten hat.

Sobald Leistung und Kosten vereinbart sind und es sinnvoll ist, das Projekt voranzutreiben, weisen diese Fragen den Weg nach vorn:

5. Wer wird die Arbeit erledigen und wie lange wird sie dauern? Mit dem Wissen über die Arbeit und die erforderlichen Ressourcen stellen effektive Projektmanager ein Team auf der Grundlage der Fähigkeiten und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zusammen. Die Verfügbarkeit von Ressourcen ist der wichtigste Faktor bei der Schätzung der Arbeitsdauer, im Gegensatz zu der Zeit, die für eine Aufgabe benötigt wird.

Wenn z. B. für eine Arbeit 16 Stunden Arbeitszeit erforderlich sind und eine Person vier Stunden pro Tag aufwenden kann, beträgt die Dauer vier Tage. Wenn jedoch zwei Personen acht Stunden pro Tag aufwenden können, beträgt die Dauer einen Tag. Ganz gleich, ob es sich um eine Schreinerei oder eine Programmierarbeit handelt, die Projektleiter müssen abschätzen, wie lange sie für jede Aufgabe benötigen, wobei sie die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigen müssen.

6. In welcher Reihenfolge? Der größte Unterschied zwischen agilen und Wasserfall-Projekten sind die Kosten für die Nacharbeit. Natürlich haben beide den gleichen Anteil an den Kosten für verlorene Chancen und Nacharbeit, aber wenn der Output physisch und nicht virtuell ist, sind Designänderungen in der Regel kostspieliger.

Beim Bau eines Hauses kann eine Änderung des Entwurfs den Austausch der Versorgungsleitungen, des Rahmens oder des Fundaments erfordern. Bei der Entwicklung von Software kann eine Änderung des Entwurfs lediglich das Löschen von Code erforderlich machen. Aus diesem Grund neigen Wasserfall-Projekte dazu, einer bestimmten Reihenfolge zu folgen, während agile Projekte die Reihenfolge flexibel gestalten und das "Haus" vielleicht Raum für Raum fertigstellen können.

Agil vs. Wasserfall

Unabhängig von der endgültigen Reihenfolge müssen effektive Projektmanager jedoch die Gesamtzeit bestimmen, die für den Abschluss aller Arbeiten unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen erforderlich ist.

7. Wann werden die Arbeiten ausgeführt? Wie bei der Bestellung ist es auch bei einem Projekt mit virtuellen und nicht physischen Ergebnissen in Ordnung, die Termine für bestimmte Elemente zu verschieben, wenn dies keine negativen Auswirkungen auf Zeit, Kosten oder Leistung hat. Bei einem Projekt mit physischen Inputs und koordinierten Lieferungen an die Ressourcen, die sie benötigen, ist es jedoch wichtig, bestimmte Termine zu haben. Unabhängig davon, ob es sich um ein agiles oder ein Wasserfallprojekt handelt, ob programmiert oder getischlert wird, hat der Kunde ein Zieldatum, an dem er die Fertigstellung aller Elemente erwartet. Effektive Projektmanager müssen einschätzen, ob dieser Termin realistisch ist, und dann die Arbeit so steuern, dass dieser Termin eingehalten wird.

8. Was wäre wenn? Zurück zu Eisenhower und Tyson. Wir haben jetzt einen Plan, ein Budget, zugesagte Ressourcen und einen Zeitplan. Wie können wir verhindern, dass der Plan aus dem Ruder läuft, und wie werden wir erkennen und reagieren, wenn es doch passiert? Bevor sie sich zur Umsetzung verpflichten, treten effektive Projektmanager einen Schritt zurück, betrachten das Ganze und überlegen, was sie möglicherweise übersehen haben. Das Ergreifen von Präventivmaßnahmen, das Vorbereiten von Eventualmaßnahmen und das Festlegen von Auslösern für Maßnahmen kann zu zusätzlicher Arbeit führen; die Kosten und der Zeitaufwand dafür sollten in den endgültigen Plan aufgenommen werden, der dem Kunden vorgelegt wird.

Anhand der Antworten auf die letzten vier Fragen können wir erneut die Angemessenheit des "Ziels" des Kunden in Bezug auf Zeit, Kosten und Leistung überprüfen. Wie wenn das Budget höher ist als das ursprüngliche "Ziel", gibt es drei Möglichkeiten, wenn der Zeitplan länger ist als gewünscht: 1) die längere Zeitspanne akzeptieren; 2) weniger Leistung akzeptieren; oder 3) das Projekt ablehnen. Bevor sie weitermachen, fragen gute Projektmanager: "Sollen/wie sollen wir weitermachen?" Sobald diese Frage beantwortet ist, sind sie bereit, mit der Umsetzung ihres Plans zu beginnen.

Wie Eisenhower und Tyson andeuteten, überlebt kein Projektplan unbeschadet; irgendwann werden wir getroffen und müssen uns anpassen. Effektive Projektmanager wissen das und bereiten sich aktiv darauf vor, während sie das Projekt definieren und planen, solange es noch mehrere Möglichkeiten gibt, die Ziele zu erreichen. Sobald ein Projekt beginnt, sind wir in den Ring getreten oder haben Schecks oder Rohre gekappt. Die Optionen sind dann begrenzt, und die Auswirkungen von Änderungen oder Nacharbeiten sind kostspielig. Darüber hinaus ist die Trugschluss der versunkenen Kosten Wir haben bereits so viel investiert, dass wir jetzt nicht mehr aufhören können. Um dies zu minimieren und für den Fall der Fälle gewappnet zu sein, prüfen effektive Projektmanager, bevor sie sich auf den Weg machen - sie stellen diese acht Schlüsselfragen und nutzen die Antworten, um die Projektergebnisse zu verbessern.

Über Kepner-Tregoe

Kepner-Tregoe ist seit mehr als 60 Jahren branchenführend bei Problemlösungs- und Service-Excellence-Prozessen. Die Experten von KT haben Unternehmen durch Tools, Schulungen und Beratung dabei geholfen, ihr Leistungsniveau im Vorfall- und Problemmanagement zu erhöhen - was zu hocheffektiven Service-Management-Teams geführt hat, die bereit sind, auf die kritischsten Probleme Ihres Unternehmens zu reagieren.

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