Internes Projektmanagement: Kriechender Umfang oder schrittweise Ausarbeitung?

Der Begriff "Scope Creep" wird häufig für Projektanomalien verwendet, die zu einer Änderung des Plans und/oder des Budgets führen. Manchmal wird die schleichende Ausweitung des Projektumfangs sogar dafür verantwortlich gemacht, dass das Budget überschritten wird oder der Zeitplan nicht eingehalten werden kann, als ob dies den Projektmanager von seiner Verantwortung entbinden würde (was nicht der Fall ist). Die Leitfaden zum Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) definiert Scope Creep als "die unkontrollierte Erweiterung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen".

Aber wann ist es bei der Projektplanung eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs und wann ist eine Veränderung ein gesunder Teil des Prozesses? Nehmen wir ein kürzlich durchgeführtes Heimwerkerprojekt, das sich verändert hat, aber immer noch nicht als solches bezeichnet werden kann schleichende Ausweitung des Aufgabenbereichs.

Meine Frau und ich haben kürzlich beschlossen, den 20 Jahre alten Bodenbelag in unserem Haus zu ersetzen. Da wir den Sommer über frei hatten und etwa $6.000 für das Projekt ausgeben konnten, lautete unsere ursprüngliche Projektbeschreibung: "Ersetzen Sie den Bodenbelag in unserer Küche, im Familienzimmer, im Foyer, im Hauswirtschaftsraum, im Flur und in den Badezimmern bis September zu Kosten von höchstens $6.000." Wir haben uns entschieden, die anderen Räume auszuschließen, damit wir während der Renovierung einen Platz haben, um unsere Möbel zu lagern und zu wohnen. Diese Bereiche werden ein zukünftiges Projekt sein.

Projektdefinition

Unsere Projektziele waren:

  •  Beseitigung von Verschleißerscheinungen
  •  Upgrade auf einen moderneren Stil
  •  Künftige Wartung reduzieren
  •  Beibehaltung oder Verbesserung von Komfort und Akustik
  •  Erfassen Sie alle Möglichkeiten zur Verbesserung der Energieeffizienz

Mit diesen Zielen vor Augen machten wir uns auf den Weg zu einem Anbieter von Bodenbelägen, um uns über die verfügbaren Arten von Bodenbelägen, ihre Vor- und Nachteile und die Preise zu erkundigen. Wir erfuhren, dass wir Geld sparen konnten, wenn wir die Vorarbeiten selbst erledigten, indem wir Möbel, Geräte (einschließlich der Toiletten), Sockelleisten sowie den vorhandenen Teppich, die Polsterung, die Heftstreifen und das Vinyl entfernten. Die eigentliche Verlegung konnten wir den Profis überlassen.

Mit diesen Informationen ausgestattet, begannen wir mit der Erstellung unseres Projektstrukturplans. Dabei kamen wir zu dem Schluss, dass wir die veralteten Toiletten durch neue, wassersparende Geräte ersetzen sollten. Außerdem wäre es einfacher, die alten Tapeten zu entfernen und alle Wände zu streichen, wenn die Fußleisten von den Wänden entfernt würden. Also nahmen wir zwei Toiletten, das Entfernen von Tapeten und einen neuen Anstrich in den Plan auf.

An diesem Punkt kam mir der Gedanke, dass die Entscheidung, einige Bodenbeläge zu ersetzen, sich ausgeweitet hatte, und es schien ein klassischer Fall von schleichende Ausweitung des Aufgabenbereichs. Mir wurde jedoch klar, dass ich mich zu diesem Zeitpunkt noch in der Phase der Definition des Umfangs befand; wir mussten noch die erforderlichen Ressourcen bestimmen und hatten weder das Budget noch die Grundlinien festgelegt. Unser wachsendes Projekt entsprach nicht der PMI-Definition von "scope creep" und war wahrscheinlich besser als "progressive elaboration" zu definieren.

Es war klar, dass all diese Arbeiten sowohl notwendig als auch ausreichend waren, um die ursprünglichen Projektziele zu erreichen, also änderten wir unsere ursprüngliche Projektbeschreibung in "Erneuerung unserer Küche, des Familienzimmers, des Foyers, des Hauswirtschaftsraums, des Flurs und der Bäder bis September zu einem Preis von höchstens $6.000". Wir legten fest, dass Küchengeräte, Schränke, Arbeitsplatten und Beleuchtung nicht in das Projekt einbezogen werden sollten.

Wir waren erfreut, als wir erfuhren, dass der Kostenvoranschlag für den Kauf und die Verlegung des neuen Fußbodens sowie für zwei neue Toiletten und Malerbedarf unter $6.000 lag. Der Installateur war Mitte Juli verfügbar, so dass wir genügend Zeit hatten, die Vorbereitungsarbeiten vor der Installation abzuschließen und den Raum vor dem 1. September wieder zu beziehenst. Wir kamen zu dem Schluss, dass die Kosten der Maßnahme durch den erwarteten Nutzen gerechtfertigt waren, und beschlossen, mit der Projektplanung zu beginnen.

Projektplanung

Die Projektplanungsphase war relativ einfach. Was die Zuweisung von Verantwortlichkeiten betrifft, so waren die einzigen Ressourcen der Installateur, meine Frau, ich und etwas Unterstützung durch unseren Sohn. Wir klärten ab, wer verfügbar und geeignet war, um die Sockelleisten und Tapeten zu entfernen, die Sockelleisten neu zu streichen, die Wände und die Decke zu streichen, die Toiletten zu entfernen und den vorhandenen Teppich und das Vinyl zu entfernen. Die Reihenfolge der zu erbringenden Leistungen folgte einer klaren logischen Abfolge. Es war sinnvoll, zuerst die Sockelleisten zu entfernen, damit wir mit dem Auffrischen der Leisten beginnen konnten und um das Entfernen der Tapeten und das Streichen zu erleichtern. Wir wollten die Malerarbeiten abschließen, bevor der neue Bodenbelag verlegt wurde, damit wir uns keine Sorgen um Tropfen und Kleckereien machen mussten. Der einzige Haken an der Sache war, dass wir beschlossen, den kleinen Bereich hinter den Toiletten erst in letzter Minute zu streichen, damit wir sie in Betrieb lassen konnten und nicht zweimal entfernen mussten. Die Planung der Leistungen und Ressourcen basierte auf der Verfügbarkeit des Installateurs und der Planung einer minimalen Störung des Haushalts. Wir haben einige Aufgaben verschoben und andere in die verfügbare Zeit eingepasst, wobei wir die Abhängigkeiten im Auge behielten.

Nachdem unser Projektplan in groben Zügen feststand, war es an der Zeit, mögliche Risiken für das Projekt abzuwägen. Die meisten Aufgaben waren zwar klar, aber es war sehr wahrscheinlich, dass die Wände unter der Tapete nie strukturiert waren und dass beim Streichen einer glatten Wand auch der kleinste Makel sichtbar werden könnte. Um Wände zu strukturieren, mussten wir lernen, dass die Wand grundiert, strukturiert, erneut grundiert und schließlich gestrichen werden musste. Wir beschlossen, dass wir, wenn wir die Wand grundiert haben, eine ziemlich gute Vorstellung davon haben würden, ob wir die Fehler einfach ausbessern oder mit der Texturierung fortfahren könnten (Eventualmaßnahme). Außerdem legten wir Mittel für den Fall zurück, dass wir Strukturierungsmasse und eine Strukturierungswalze kaufen müssten. Ein weiteres Risiko bestand darin, dass die neuen Toiletten mit niedrigem Durchfluss nicht gut spülen würden, wenn unsere Abwasserleitung im Laufe der Jahre verengt worden war. Wir wollten auf keinen Fall, dass sich das Abwasser auf unseren neuen Böden staut. Wir setzten uns mit unserem örtlichen Abflussreinigungsdienst in Verbindung, und die Leitungen wurden überprüft und für frei befunden (Präventivmaßnahme). Diese beiden Risiken führten zwar zu einer Vergrößerung unseres ursprünglichen Plans, entsprechen aber nicht wirklich der Definition der Umfangsvergrößerung, da der Grundrahmen des Umfangs noch nicht festgelegt war und sowohl der Zeit- als auch der Kostenaufwand in vollem Umfang berücksichtigt wurden (auch dies ist eher unter dem Begriff schrittweise Ausarbeitung). Natürlich wurde der Plan angepasst, um den zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand zu berücksichtigen, und wir überlegten, ob wir mit dem aktualisierten Plan weitermachen wollten. Meine Frau und ich stimmten zu, weiterzumachen. Nun legten wir den anfänglichen Umfang fest, unterzeichneten den Vertrag für den Kauf des neuen Bodenbelags und legten den Verlegungstermin fest. Mit ein wenig "schrittweiser Ausarbeitung" war unser Plan fest etabliert.

Projektdurchführung

Aufgrund der Bemühungen, die in die Definition und Planung gesteckt wurden, verlief die Durchführung dieses Projekts recht reibungslos. Nach einer kurzen Überprüfung, ob alle benötigten Materialien und Werkzeuge vorhanden waren, machten wir uns daran, die Sockelleisten zu entfernen und neu zu lackieren, die Tapeten zu entfernen und die Wände zu grundieren und zu streichen. Beim Grundieren der unstrukturierten Wände stellten wir fest, dass sie in einem so guten Zustand waren, dass sie mit ein wenig Spachteln und Schleifen nicht mehr strukturiert werden mussten. Als eine Schicht Farbe nicht zufriedenstellend deckte, haben wir eine weitere Schicht aufgetragen. Als wir darüber diskutierten, ob wir unsere vorhandene, 25 Jahre alte Waschmaschine und den Trockner wieder einbauen oder neu kaufen wollten, haben wir uns vielleicht zu weit aus dem Fenster gelehnt, aber der Preis und der Rat unseres Technikers brachten uns wieder auf den rechten Weg. Wir hatten nicht geplant, den Entlüftungskanal des Trockners zu reinigen, stellten aber fest, dass sich der Aufwand und die minimalen Kosten definitiv lohnten, um die Trocknungseffizienz zu verbessern und einen möglichen Brand zu verhindern. Zu den Lektionen, die wir gelernt haben, gehört, dass wir beim nächsten Mal, wenn wir ein ähnliches Projekt planen, den Bedarf an Grundierung und Farbe erfassen und Mittel für eine Massage einplanen sollten, wenn die harte Arbeit abgeschlossen ist.

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