nld

Agile v. Waterval: 8 dingen die elke project manager moet weten

Bij de voorbereiding op de strijd heb ik altijd gevonden dat plannen nutteloos zijn, maar planning onmisbaar. -Dight D. Eisenhower.

Iedereen heeft een plan totdat ze geraakt worden; normaal gaan mensen er niet zo goed mee om. -Mike Tyson.

Of Agile of WatervalOf het nu gaat om vechten, coderen of timmeren, succesvolle projectmanagers stellen, voordat ze aan het werk gaan, acht belangrijke vragen. De antwoorden helpen bij het plannen van het project en bij het aanpassen ervan wanneer ze, zoals Mike Tyson zou kunnen zeggen, "geraakt" worden.

1. Wat wil de klant? Beatle George Harrison zei: "Als je niet weet waar je heen gaat, brengt elke weg je er." Om te weten waar ze heen gaan, beginnen effectieve projectmanagers met het formuleren van de behoefte van de klant in een Project Statement dat beknopt vastlegt: wat ze willen, wanneer ze het willen en hoeveel ze willen uitgeven.

Hoewel sommigen deze ijzeren driehoek van Tijd, Kosten en Prestatie als rigide kunnen beschouwen, moeten projectmanagers uiteindelijk, of het nu een Waterval-project is om een huis te bouwen of een Agile-project om software te ontwikkelen, de "doelen" van hun klant voor Tijd/Kosten/Prestatie begrijpen, zodat ze weten waar ze naartoe gaan.

2. Waarom wil de klant het? Als u een huis bouwt, is het dan voor uw pensioen, vakanties of het stichten van een gezin? Als je software ontwikkelt, is het dan voor het beheren van klanteninformatie, het verhandelen van financiële producten of het bijhouden van inventaris? Projectbeheer, vooral wanneer we klappen krijgen, vereist het nemen van beslissingen.

Tijd en Kosten zijn vaak betrekkelijk gemakkelijk te definiëren, maar Prestaties zijn dat wellicht minder. Maar alle drie (tijd/kosten/prestaties) moeten samen in overweging worden genomen. Wat is belangrijker: vorm of functie? Duurzaamheid of flexibiliteit? Kosten om te implementeren of kosten om te onderhouden? Effectieve projectmanagers begrijpen en gebruiken de doelstellingen van de klant om de beslissingen, zowel de grote als de kleine, die nodig zijn om het projectwerk te leiden, op elkaar af te stemmen.

3. Hoe gaan we de resultaten opleveren? Of het projectwerk nu bestaat uit grote deliverables, sub-deliverables en work packages (klassieke Waterfall terminologie), of uit epics, user stories en sprints (Agile terminologie), projectmanagers moeten de doelstellingen van de klant gebruiken om dat werk te definiëren en te organiseren. Hoe nauwkeuriger ze het werk definiëren, hoe nauwkeuriger ze in staat zullen zijn om de juiste middelen te identificeren, het budget te schatten, de tijdlijn te berekenen en de voortgang van zowel de korte als de lange termijn te bewaken.

4. Hoeveel gaat het kosten? Projecten hebben beperkte middelen, met name mensen. Organisaties kunnen voorkomen dat zij meer projecten goedkeuren dan er middelen zijn, door na te gaan welke soorten en hoeveelheden vaardigheden nodig zijn en welke extra middelen nodig zijn. Met dit inzicht kan de projectmanager de kosten van het project berekenen, rekening houdend met zowel de harde kosten in dollars als de zachte kosten in uren.

Met de antwoorden op de eerste vier vragen, kunnen projectmanagers nu de redelijkheid van de "doelstelling" van de klant voor Prestatie en Kosten beoordelen. Maar voor een nauwkeurige schatting van de Tijd is meer informatie nodig, die we hieronder zullen bespreken. Op dit punt, als het geschatte budget om de gewenste prestatie te leveren te hoog is, zijn er drie keuzes: 1) accepteer het hogere budget; 2) accepteer minder prestatie; of 3) wijs het project af. Pijnlijke keuzes nu, maar nog pijnlijker na het verbruik van tijd en middelen en minder aanpassingsvermogen.

Zodra overeenstemming is bereikt over de prestaties en de kosten en het zinvol is het project voort te zetten, geven deze vragen de richting aan:

5. Wie gaat het werk doen en hoe lang gaat het duren? Met een goed begrip van het werk en de vereiste middelen stellen effectieve projectmanagers een team samen op basis van de vaardigheden en beschikbaarheid van de mensen. De beschikbaarheid van middelen is de belangrijkste factor bij het schatten van de duur van het werk, in tegenstelling tot de tijd op een taak.

Als bijvoorbeeld 16 uur werktijd nodig is om een werkstuk te voltooien en één persoon kan vier uur per dag besteden, zal de duur vier dagen bedragen. Maar als twee mensen acht uur per dag kunnen besteden, zal de duur één dag zijn. Of het nu gaat om timmerwerk of coderen, projectmanagers moeten inschatten hoe lang het zal duren om elke taak te voltooien, rekening houdend met de beschikbaarheid van middelen.

6. In welke volgorde? Het grootste verschil tussen Agile- en Waterfall-projecten zijn de kosten van herbewerking. Zeker, beide delen verloren kansen en kosten van herbewerking, maar wanneer de output fysiek is, in plaats van virtueel, zijn ontwerpwijzigingen meestal duurder.

Bij het bouwen van een huis kan het nodig zijn de nutsvoorzieningen, het geraamte of de fundering te vervangen om het ontwerp gaandeweg te veranderen. Bij het ontwerpen van software, kan het veranderen van het ontwerp alleen het verwijderen van code betekenen. Waterval projecten hebben daarom de neiging om een specifieke volgorde te volgen, terwijl Agile projecten de volgorde kunnen aanpassen, bijvoorbeeld door het 'huis' één kamer per keer af te bouwen.

Agile vs Waterval

Maar ongeacht de uiteindelijke volgorde, moeten effectieve projectmanagers de totale tijd bepalen die nodig is om al het werk te voltooien, gegeven de beschikbaarheid van middelen.

7. Wanneer zal het werk gebeuren? Net als bij de order is het bij een project met virtuele in plaats van fysieke outputs prima om de data voor specifieke elementen aan te passen, als dat geen nadelige gevolgen heeft voor Tijd, Kosten of Prestaties. Voor een project met fysieke inputs en gecoördineerde leveringen aan de resources die ze nodig hebben, is het echter belangrijk om specifieke data te hebben. Nogmaals, of het nu Agile of Waterfall, codering of timmerwerk is, de klant heeft een streefdatum waarop hij verwacht dat alle elementen zijn voltooid. Effectieve projectmanagers moeten beoordelen of die datum realistisch is en vervolgens het werk managen om die datum te halen.

8. Wat als? Terug naar Eisenhower en Tyson. We hebben nu een plan, een budget, toegezegde middelen en een tijdschema. Hoe kunnen we voorkomen dat het plan de mist ingaat en hoe zullen we herkennen en reageren als dat toch gebeurt? Effectieve projectmanagers nemen een stap terug, onderzoeken het geheel en gaan na wat ze mogelijk over het hoofd hebben gezien, alvorens zich vast te leggen op de uitvoering. Het nemen van preventieve maatregelen, het voorbereiden van voorwaardelijke maatregelen en het instellen van triggers voor actie kan resulteren in extra werk; Kosten en Tijd hiervoor moeten worden opgenomen in het definitieve plan dat aan de klant wordt gepresenteerd.

Met de antwoorden op de laatste vier vragen kunnen wij de redelijkheid van de "doelstelling" van de klant opnieuw bekijken met betrekking tot Tijd, naast Kosten en Prestaties. Zoals wanneer het budget hoger is dan de initiële "doelstelling", zijn er, wanneer de tijdlijn langer is dan gewenst, drie keuzes: 1) accepteer de langere tijdlijn; 2) accepteer mindere prestaties; of 3) wijs het project af. Alvorens verder te gaan, vragen goede projectmanagers zich af: "Moeten/hoe moeten we doorgaan?" Zodra die vraag is beantwoord, zijn ze klaar om formeel te beginnen met de uitvoering van hun plan.

Zoals Eisenhower en Tyson impliceerden, overleeft geen enkel projectplan ongeschonden; op een gegeven moment krijgen we klappen en moeten we ons aanpassen. Effectieve projectmanagers weten dit en bereiden zich er actief op voor wanneer zij het project definiëren en plannen, terwijl er nog steeds meerdere opties zijn om de doelen te bereiken. Zodra een project van start gaat, zijn we in de ring getreden of hebben we de controle of de pijp aan Maarten gegeven. De opties worden beperkt, en de gevolgen van wijzigingen of herbewerking zijn kostbaar. Bovendien, de denkfout van verzonken kosten zal beginnen te dagen: we hebben al zoveel geïnvesteerd dat we nu niet kunnen stoppen. Om dit te minimaliseren en zich voor te bereiden voor het geval dat, kijken effectieve projectmanagers voordat ze springen - ze stellen deze acht, belangrijke vragen en gebruiken de antwoorden om de projectresultaten te verbeteren.

Over Kepner-Tregoe

Kepner-Tregoe is al meer dan 60 jaar marktleider op het gebied van probleemoplossings- en service-excellence-processen. De experts van KT hebben bedrijven geholpen hun niveau van incident- en probleemmanagement te verhogen door middel van tools, training en consulting. Dit heeft geleid tot zeer effectieve service-management teams die klaar staan om te reageren op de meest kritieke problemen van uw bedrijf.

Blog afbeelding 1
Het kiezen van een Project Manager
Blog afbeelding 1
Projectmanagement vanuit het perspectief van onze klanten
Blog afbeelding 1
Verbeteren van werken op afstand met projectmanagementvaardigheden
Blog afbeelding 1
Inside Project Management: Scope Creep of Progressive Elaboration?

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!